Ergonomie informațională

1. Informaţia şi managementul datelor

1.1 Informaţia şi datele

Din punct de vedere informatic, prin dată se înţelege un model de reprezentare a informaţiei accesibile unui anumit procesor (om, unitate centrală, aplicaţie de calcul etc.), model cu care se poate opera pentru a obţine noi informaţii despre fenomenele, procesele şi obiectele lumii reale sau mai nou a lumii virtuale. O dată care este o entitate indivizibilă în raport cu informaţia pe care o poartă sau cu procesul la care participă este o dată scalară sau elementară. O dată scalară, din punct de vedere a reprezentării informaţiei, poate fi privită logic la nivel de procesor uman şi fizic la nivelul calculatorului sau procesorului fizic.

O dată scalară se defineşte, din punct de vedere logic prin trei elemente: identificator, atribute şi valori, iar din punct de vedere fizic corespunde unei anumite zone de memorie de o anumită valoare. Identificatorul este un simbol sau nume care se asociază datei, pentru a o distinge de alte date sau tip de dată. Valoarea datei se defineşte printr-o proprietate care poate fi de tip întreg, real, boolean, text etc. Atributele precizează proprietăţi ale datei şi ele determină modul în care aceasta va fi tratată în procesul de prelucrare.

În urma prelucrării datelor se obţin informaţiile. Cu alte cuvinte, datele sunt purtătoare de informaţii.

Informaţia este o noţiune cu grad mare de generalizare, care se întâlneşte în toate domeniile activităţii umane, fără de care nu este posibil nici un sistem natural sau social. Informaţiile circulă atât între componentele fiecărui sistem în parte, cât şi între sistemul respectiv (interior) şi alte sisteme din exterior.

Informaţia este „un mesaj cu caracter de noutate despre evenimentele care au avut, au sau vor avea loc în interiorul sau exteriorul sistemului” .

Afirmarea informaţiei, drept resursă strategică a firmei, se relevă în organizaţiile contemporane atât în plan economic, cât şi în plan managerial. În primul caz, informaţia este abordată ca o sursă de avantaje concurenţiale, în timp ce, în al doilea caz, se are în vedere rolul ei de element structurator, integrator şi antientropic, în cadrul sistemului organizaţional.

Ambele ipostaze ale informaţiei menţionate mai sus se manifestă relativ independent de tehnologia informaţională folosită, dar capătă o relevanţă majoră în condiţiile în care firmele beneficiază în mod sistematic de asistarea pe calculator a activităţii lor.

Succesul pe termen lung al unei afaceri poate fi asigurat dacă managerii au capacitatea necesară şi pot să identifice soluţiile corespunzătoare la două probleme esenţiale:

1) susţinerea sau menţinerea avantajelor competiţionale existente;

2) reducerea sau eliminarea barierelor organizaţionale în cazul producerii unor schim¬bări majore în mediul de afaceri.

Menţinerea avantajelor competiţionale se realizează cu mare dificultate, datorită schimbărilor care apar în cadrul pieţelor şi a reacţiei în timp a competitorilor. Impactul strategic al utilizării tehnologiei informaţiilor asupra evoluţiei viitoare a organizaţiei poate fi sistematizat ca în figura 1.

Figura 1. Impactul strategic al utilizării tehnologiei informaţiei

Implementarea unor strategii noi necesită schimbări organizaţionale profunde. Aceste schimbări strategice reprezintă o bază de susţinere solidă pentru menţinerea avantajelor competiţionale pe termen lung. Ele nu sunt uşor de realizat, deoarece organizaţia manifestă o anumită rezistenţă la schimbări, prin intermediul managerilor de la nivelul mediu sau chiar al celor de la nivelul strategic. Rezistenţa la schimbări reprezintă cel mai mare obstacol pentru modificările strategice, în cazul sistemelor informatice interorganizaţionale, se poate identifica o rezistenţă la schimbări când o organizaţie percepe că va pierde dacă acceptă o coordonare foarte strânsă din partea alteia.

În trecut, informaţiile erau considerate ca un rău necesar, asociate fiind birocraţiei din domeniul proiectării, producţiei sau distribuţiei de produse sau servicii. În anii '50 ai secolului 20, prin utilizarea sistemelor informatice s-a urmărit reducerea costului de procesare a datelor, datorat consumului mare de hârtie şi manoperă, mai ales în domeniul financiar-contabil. Pe la mijlocul anilor '80, informaţiile au început să fie percepute ca un activ strategic sau ca o resursă pe care organizaţiile o pot utiliza pentru a face faţă concurenţei. Aceste schimbări conceptuale asupra informaţiilor reflectă progresul realizat în teoria şi planificarea strategică.

Astăzi, organizaţiile consideră informaţiile ca fiind o resursă strategică asemenea capitalului şi factorului muncă.

Toate tipurile de sisteme informatice sunt valoroase, pentru că sprijină organizaţiile să-şi rezolve o multitudine de probleme foarte importante. Aceste sisteme sunt instrumente puternice, care permit organizaţiilor să rămână în com¬petiţie; ele se mai numesc sisteme informatice strategice.

Importanţa lor rezidă din faptul că pot opera la orice nivel al unei organizaţii. Ele pot conduce la schimbarea obiectivelor, a proceselor, produselor, serviciilor sau a relaţiilor cu mediul de afaceri al organizaţiilor. În plus, ajută organizaţiile să obţină avantaje competiţionale faţă de concurenţă, în anumite cazuri, aceste sisteme au produs schimbări chiar la nivelul portofoliului de afaceri al organizaţiei, determinând organizaţia să asimileze un nou model comportamental, în anumite situaţii, organi¬zaţia este nevoită să-şi schimbe modul în care realizează operaţiile interne pentru a obţine avantajele furnizate de noile tehnologii, specifice sistemelor informatice strategice. Aceste schimbări pot conduce la căutarea unor manageri care să facă faţă noilor cerinţe, utilizarea unor categorii noi de personal şi configurarea unor relaţii mai strânse cu clienţii si furnizorii.