Corespondență și Secretariat

CAP. I

ROLUL SECRETARIATULUI ÎNTR-O ORGANIZAŢIE

1.1. Organizaţia şi structura ei organizatorică.

Fiecare dintre noi suntem integraţi, într-un fel sau altul, în diferite tipuri de organizaţii. Organizaţiile fac parte integrantă din mediul în care trăim, muncim, învăţăm şi ne relaxăm. Organizaţia este o formă concretă de desfăşurare a activităţii umane în diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Ea are o structură proprie, determinată de sclopul pentru care a fost creată. Orice tip de activitate trebuie administrată. De aceea, o organizaţie funcţionează ca un sistem ale cărui componente sunt în strânsă legătură între ele, pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun, spre a răspunde unei nevoi. Organizaţia poate fi considerată şi ca o colectivitate ierarhizată de oameni şi obiective, ca un ansamblu de mijloace de producţie şi de informare, o împletire de interese generale şi individuale. Chris Argyris defineşte organizaţia ca ,,interacţiunea dintre oameni în vederea atingerii unor obiective".

Orice organizaţie are o structură proprie, determinată de scopul pentru care a fost creată. In vederea obţinerii obiectivelor social-economice, ea îndeplineşte mai multe funcţii:

- funcţia de cercetare-dezvoltare;

- funcţia comercială şi de marketing;

- funcţia de producţie;

- funcţia financiar-contabilă ;

- funcţia de personal.

Funcţia de cercetare-dezvoltare – cuprinde totalitatea activităţilor prin care se studiază, concepe, elaborează şi se realizează viitorul cadru tehnic, tehnologic, organizatoric. Această funcţie urmăreşte transformarea ştiinţei în producţie.

Funcţia comercială şi de marketing – cuprinde activitatea ce asigură conectarea activităţii cu planul resurselor materiale (prin aprovizionarea tehnico-materială, produse finite, servicii prestate etc.) dar şi activitatea de marketing, servicii postcomerciale, reclamă etc.

Funcţia comercială este amplificată în economia de piaţă prin faptul că orice producere de bunuri sau servicii începe după un studiu temeinic al pieţei cu privire la nevoile de consum, durata şi mărimea cererii.

Funcţia de producţie – încorporează toate activităţile şi procesele prin care se transformă obiectul muncii în produse destinate consumatorilor şi prin care se asigură condiţiile tehnico-materiale necesare. Funcţia de producţie cuprinde:

1) fabricaţia (programarea, lansarea şi urmărirea procesului de producţie);

2) controlul tehnic de calitate (CTC);

3) întreţinerea utilajelor;

Funcţia financiar-contabilă – cuprinde activităţile legate de stabilirea cheltuielilor, determinarea rezultatelor financiare finale, modul în care se utilizează resursele financiare la nivelul organizaţiei, raportul sub aspect financiar dintre organizaţii, organizaţii şi bănci, organizaţii şi stat.

Funcţia de personal – urmăreşte să asigure organizaţia cu forţă de muncă, realizând reciclarea, perfecţionarea personalului existent, în raport cu necesităţile tehnice, tehnologice, ştiinţifice ce au apărut în domeniu.

Toate aceste funcţii se regăsesc transpuse în structura organizatorică a institutuţiei economico-sociale.

Structura organizatorică a unei organizaţii reprezintă ansamblul persoanelor şi compartimentelor de muncă (tehnico-productive, economice, adminstrative), modul în care sunt constituite şi grupate, precum şi legăturile care se stabilesc între ele. O structură organizataorică raţională este condiţia esenţială pentru : asigurarea funcţionării normale a compartimentelor de muncă, repartizarea precisă a responsabilităţilor, stabilirea riguroasă de dependenţelor ierarhice, a unităţii între responsabilităţile unei funcţii şi puterea de decizie. Reprezentarea grafică a structurii unei organizaţii poartă numele de organigramă.

Indiferent de ramura economică sau activitatea socială desfăşurată, structura organizatorică este alcătuită din următoarele elemente : funcţia (de execuţie şi de conducere), postul, ponderea ierarhică, compartimentele (funcţionale şi operaţionale), nivelul ierarhic, relaţiile organizatorice.

La baza înfiinţării unei organizaţii stă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenţelor unei instituţii. Mai există şi Regulamentul de Ordine Interioară (ROI) care reglementează regulile de conduită cerute angajaţilor în relaţiile de serviciu, programul de lucru, circulaţia documentelor şi este adoptat pe cale de dispoziţie de către conducătorul organizaţiei. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Dacă R.O.F. se referă la conţinutul muncii, R.O.I. se referă la atitudinea faţă de muncă şi faţă de colegii de muncă.

Pe baza actelor normative de înfiinţare şi care le reglementează funcţionarea, organizaţiile îşi elaborează propriile regulamente de organizare şi funcţionare, adaptate la structura organizatorică, aprobate şi completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activităţilor, atribuţiilor şi sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în R.O.F. al secretariatelor, care face parte din R.O.F. al organizaţiei respective.

1.2. Activitatea de secretariat

Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economico-sociale se numără şi activitatea de secretariat. Organizaţiile sunt ca automobilele. Nu merg singure decât la vale - spunea un teoretician al lumii corporatiste. Prin locul şi rolul ei în raport cu managementul companiei, asistenta devine un important factor de succes al unei organizaţii, tocmai pentru că ea se află în centrul fluxurilor de comunicare de care depinde existenţa acesteia.

Activitatea de secretariat este structurată pe compartimente specializate şi are o amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor cu profiluri diferite (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite de la o organizaţie la alta.

Munca de secretariat în administraţia publică prezintă unele particularităţi faţa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului că insuşi managementul instituţiilor publice şi structura organizaţională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor private. Aici termentul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfaţă între şeful unei instituţii, personalul angajat şi cu persoanele din afara instituţiei. De asemenea, secretariatul reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice Astfel, secretara preia o serie de atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul