Managementul Proiectelor

1. INTRODUCERE

1.1 PROIECTE - DEFINIÞII

În general, orice activitate dintr-o instituþie sau companie poate fi numitã proiect dacã

are caracteristici unice nerepetitive (diferite faþã de activitãþile curente) ºi nivele de importanþã

în organizaþia unde are loc. Orice activitate de tip proiectare are un punct de start, un punct de

final ºi o persoanã definitã ca responsabil al realizãrii acestei activitãþi ºi se desfãºoarã în

condiþii de restricþii de costuri, facilitãþi, personal ºi bineînþeles de timp.

ISTORIC

Managementul proiectelor ca disciplinã a început în 1930 (Paris) ca urmare a

colaborãrii dintre US AirCorps ºi Exxon’s Project Enginnering, dar forma modernã a fost

aplicatã începând cu anii 1953-1954 în urma colaborãrii dintre US AirForce Joint Project

Offices ºi Weapons System Project Offices ºi continuatã apoi în diverse companii militare de

construcþii, agenþii spaþiale (NASA a fost înfiinþatã în 1958) urmãrindu-se dezvoltarea celor

mai importante mecanisme organizaþionale pentru atingerea integrãrii. Integrarea unui proiect

în cadrul unei companii presupune punerea în practicã a sistemelor de management ce

presupun:

• Planificarea atentã a activitãþilor pentru a preveni schimbãri viitoare pe parcursul

derulãrii proiectului;

• Gãsirea unui prim contractor care sã fie responsabil pentru dezvoltarea, elaborarea ºi

desfacerea rezultatului proiectului;

• Cerinþe de performanþe specifice ce trebuie atinse ca urmare a implementãrii

proiectului.

În 1969 se înfiinþeazã în USA Project Management Institut (PMI) ºi apoi International

Project Management Association (IPMA) care coordona în 1997 36 de colegii ºi universitãþi

din USA cu specializãri în Project Management. PMI publicã în 1997 lucrarea „Project

Management Body of Knowledge” (PMBOK) în vederea unificãrii metodelor, cunoºtinþelor ºi

definiþiilor legate de organizarea activitãþilor sub formã de proiecte ºi managementul

proiectelor. În literatura de specialitate s-au publicat o serie de articole în special în Project

Management Journal editat de IPMA ºi o serie de cãrþi sub egidã PMI în care se prezintã

definiþii corespunzãtoare noþiunii de „proiect”.

a) Definiþia proiectului

Conform acestor materiale bibliografice, PMBOK defineºte ca proiect o activitate

dintr-o organizaþie ce îndeplineºte urmãtoarele caracteristici:

1°. Creeazã o schimbare în organizaþie

2°. Implementeazã planuri strategice (de perspectivã)

3°. Se dezvoltã pe baze de acorduri contractuale

4°. Rezolvã anumite probleme specifice acestei activitãþi

Exemplele de activitãþi de tip proiect includ:

• Dezvoltarea de noi produse sau servicii;

• Efectuarea unei schimbãri în structura, conducerea sau stilul unei companii;

• Proiectarea unor noi vehicole de transport;

• Construcþia de clãdiri sau facilitãþi;

• Construirea unor sisteme de alimentare cu apã ºi canalizare pentru o localitate

• Dezvoltarea unei campanii pentru un partid politic

• Implementarea de noi proceduri de afaceri sau procese.

Se vor dezvolta aceste caracteristici ale proiectului pentru a înþelege noþiunea de proiect.

1°. Crearea schimbãrilor în organizaþie pot fi realizate prin extinderea facilitãþilor de

producþie, modificarea facilitãþilor existente sau prin crearea de noi filiale ale companiei

sau instituþiei, toate acestea în scopul adaptãrii la cerinþele de piaþã sau de mediu economic

local, regional sau statal.

2°. Implementarea unor planuri strategice poate fi dezvoltatã ca proiet pentru punerea în

practica a strategiei pe termen lung a firmei cum ar fi: studii de fezabilitate pentru un nou

produs, iniþierea unor cercetãri pentru realizarea de noi produse sau noi tehnologii de

fabricaþie. Fiecare din aceste activitãþi pot avea o duratã de câþiva ani ºi implicã un numãr

de persoane cu diverse specialitãþi de pregãtire de bazã.

3°. Activitãþile unui proiect, se realizeazã pe baza unor aranjamente contractuale ºi acest lucru

este specific firmelor de arhitecturã, construcþii, inginerie sau consultanþã. Atunci când o

firmã de construcþii se angajeazã sã construiascã noi facilitãþi de producþie sau o firmã de

contabilitate realizeazã un audit anual pentru un client sau o firmã de inginerie-proiectare,

se angajeazã sã cerceteze dezvoltarea unor tehnologii de producþie, una din cãile cele mai

eficace de management al efortului depus este de a stabili contractul cu beneficiarul sub

formã de proiect, desemnând un manager de proiect ºi atribuindu-i responsabilitãþi pentru

ducerea la bun sfârºit a proiectului.

4°. Managerul de proiect împreunã cu echipa de coordonare, în funcþie de schimbãrile

continue ale pieþei ºi a cerinþelor sociale, trebuia sã aibã pregãtite soluþii alternative ºi sã

aleagaã soluþia adecvatã pentru continuarea ºi finalizarea proiectului.

În acest scop toate proiectele rezolvã anumite tipuri de probleme corespunzând unor

soluþii specifice pentru rezolvarea acestora. Poate apare ºi situaþia în care un proiect este

stabilit tocmai pentru determinarea ºi definirea unor soluþii alternative fezabile ale unor

probleme ce apar în derularea activitãþilor normale din firmã sau în proiecte viitoare ce

vor fi puse în practicã, cum ar fi:

- determinarea diferitelor strategii de taxe ale companiei;

- stabilirea fezabilitãþii noilor tehnologiisau produse;

- evaluarea diferitelor posibilitãþi de piaþã, etc.

b) Caracteristicile proiectului

Orice proiect are un caracter temporal, este unic în felul sãu (unicitatea produsului

serviciilor sau rezultatelor) datoritã obiectivelor specifice, prioritãþilor care apar ºi restricþiilor

de timp, cost ºi resurse. De asemenea proiectul se elaboreazã progresiv ca urmare a integrãrii

conceptelor temporale ºi unice.

Caracterul temporal înseamnã cã fiecare proiect are un început ºi un sfârºit bine

definit. Timpul de sfârºit este atins atunci când obiectivele proiectului au fost îndeplinite, sau

atunci când devine foarte clar cã obiectivele impuse proiectului nu pot fi realizate. Temporal

nu trebuie înþeles în sensul de termen scurt (temporar) deoarece proiectele se pot desfãºura pe

perioade lungi sau foarte lungi (câþiva ani). Dar în toate situaþiile durata unui proiect este

finitã ºi este stabilitã prin contractul semnat între executant ºi beneficiar.

În completare, termenul de „temporal” nu se aplicã produselor sau serviciilor create

prin proiect, rezultate cu impact asupra mediului social, economic sau asupra mediului

înconjurãtor.

Natura temporalã a proiectului trebuie privitã ºi prin urmãtoarele aspecte:

• Sfera oportunitãþilor sau a pieþei ce solicitã dezvoltarea unor activitãþi de tip proiect

este uzual temporarã ºi deci proiectul are o fereastrã de timp limitatã în care poate

realiza produsele sau serviciile sale;

• Echipa de proiect, formatã cu ocazia demarãrii proiectului în scopul realizãrii

activitãþilor acestuia are durata de lucru limitatã ºi se destramã la terminarea

proiectului.