Comunicarea cu Mass-Media

Agentul de relaţii publice are sarcina de a identifica cele mai performante canale de transmisie şi de a urmări realizarea, după un calendar stabilit, a activităţilor hotărate. Mai exact, el derulează activităţile după calendar şi ia toate măsurile ca să recepteze ecoul acestora, pentru a putea face o evaluare corectă a programului. Toate aceste activităţi specifice se derulează pe baza strategiei dinainte stabilite.

Activităţile pot fi denumite generic „tehnici şi metode de relaţii publice” şi fac parte din categoria generală de tehnici şi metode de comunicare, avand însă un anumit specific şi fiind adaptate activităţii de relaţii publice.

Majoritatea specialiştilor sunt de acord că aceste tehnici şi metode de PR pot fi:

- generale

- audio-vizuale.

Tehnici şi metode cu caracter general. Prima dintre acestea este tehnica negocierii . În cazul activităţilor de relaţii publice, negocierea este o tehnică des folosită, prezentand unele particularităţi.

Regula generală spune că orice negociere este urmată de o înţelegere care poate fi favorabilă sau mai puţin favorabilă persoanei care a demarat-o. Se urmăreşte armonizarea intereselor pană se ajunge la un compromis.

În cazul negocierilor de PR, ideea principală este realizarea consensului; mai exact, toate persoanele care participă la negociere trebuie să aibă de caştigat. Această particularitate este importantă deoarece, în implementarea programului de relaţii publice, nerealizarea unei sarcini poate duce la eşecul întregii operaţiuni. De aceea, atunci cand se negociază condiţiile de derulare a programului, în cazul obţinerii consensului, toate părţile sunt interesate de realizarea lui.

Tehnica interviului. În practica PR atat managerul instituţiei, cat şi agentul de relaţii publice, trebuie să culeagă date despre problematica avută în vedere de la diferite persoane. În acest sens sunt folosite interviurile.

Interviul trebuie privit în ipostaza sa sociologică, de instrument de culegere de date şi informaţii, şi presupune ca cel care îl utilizează să se bazeze pe anumite abilităţi cu ajutorul cărora să reuşească.

Interviul are trei mari faze. Prima presupune pregătirea interviului şi constă în adunarea de date şi informaţii despre persoana cu care se va intra în contact. Aceste date ajută să ne definitivăm o strategie de intrare în relaţie cu persoana respectivă. A doua fază presupune stabilirea obiectivelor interviului, mai exact, identificarea acelor aspecte ce trebuie lămurite folosind ca sursă de informare persoana intervievată. A treia fază este realizarea interviului. Persoana va fi invitată la sediul nostru sau noi ne vom deplasa la aceasta ( prima variantă este de preferat), după care se vor folosi cateva formule de politeţe şi se va intra în subiect. Persoana invitată poate fi crispată sau neîncrezătoare. De aceea, este bine ca cel care ia interviul să spargă tiparele unui convorbiri oficiale şi să realizeze o discuţie cat se poate de liberă. Este bine ca gazda să nu ia notiţe în timpul discuţiei, deoarece gestul său poate duce la apariţia unor temeri privind consecinţele afirmaţiilor făcute de intervievat. La sfarşitul inetrviului, parsoana invitată trebuie să fie convinsă că, datorită sprijinului pe care ea l-a acordat, activitatea în domeniul respectiv cunoaşte un reviriment.

Interviul se poate prezenta şi sub forma unui chestionar nominalizat sau nu. Această formă de culegere de date este des folosită mai ales în etapa cercetării de teren, premergătoare stabilirii strategiei de relaţii publice. În general, chestionarele aplicate unor categorii sicio-umane diferite au rolul de a investiga anumite laturi ale fenomenului, atat sub aspectul tehnicilor ce trebuie folosite pentru formarea sau reformarea imaginii publice, cat şi al cuantificării rezultatelor procesului de relaţii publice.

Legătura permanentă cu mass-media. Spre deosebire de alte activităţi umane, unde comunicarea este larg utilizată, activitatea de PR presupune realizarea unei legături stabile permanente şi foarte deschise cu toate mass-media.

Putem spune că cea mai mare parte a activităţilor de comunicare din domeniul PR se realizează prin mas-media şi cu ajutorul acestora. Este nevoie să se respecte cateva reguli:

- alegerea canalelor de mediere este obligaţia agentului de relaţii publice, ajutat fiind de managerul instituţiei. Mass-media care ne vor sptijini trebuie să fie oneste şi să aibă audienţa la public scontată; trebuie să avem convingerea că media nu-şi va schimba în viitorul apropiat convingerile, orientarea, astfel ca procesul de PR început să poată fi definitivat; angajaţii mediei trebuie să dea dovadă de profesionalism şi fair play în relaţiile cu noi

- elaborarea comunicatelor de presă este des întalnită în practica de PR. Comunicatul de presă pentru activitatea de PR urmăreşte informarea publicului numai pentru anumite evenimente, în vederea caştigării încrederii pentru o anumită instituţie şi face parte dintr-o strategie minuţios elaborată şi pusă în practică; în funcţie de interesul pe care îl avem, anumite aspecte vor fi redate cu mai multe amănunte şi invers, cu mai puţine. În elaborarea unui comunicat de presă se va ţine seama de interesul general al caştigării încrederii, şi nu de cel particular legat de atitudinea faţă de o instituţie sau persoană; sub aspectul formei, comunicatul trebuie să fie bogat în informaţie, clar în exprimare şi cu o adresă precisă

- buletinul de presă este o formă a comunicatului de presă; el are rolul de a menţine viu interesul presei pentru subiectul propus în strategia de PR; această formă presupune difuzarea la intervale regulate a informaţiilor dar nu sub imperiul urgenţei

- dosarul de presă cuprinde toate documentele ce vor fi puse la dispoziţia presei, periodic sau cu ocazia conferinţelor de presă, cu scopul de a readuce în atenţia publicului ţintă elemente ale strategiei de PR avute în vedere.

Tehnici audio-vizuale

Conferinţa de presă este o manifestare special rezervată reporterilor care au ocazia să primească de la o persoană avizată informaţii, de regulă, noutăţi.

Conferinţa de presă se organizează periodic, nici prea des, nici prea rar. Pregătirea conferinţei de presă cade în sarcina purtătorului de cuvant. Acesta are sarcina să:

- întocmească declaraţia de presă

- anticipeze eventualele întrebări şi răspunsurile adecvate

- organizeze logistic evenimentul ( legitimaţii de acces, convocarea ataşaţilor de presă, spaţii de parcare, microfoane pentru amplificare, materiale tipărite de propagandă sau promoţionale)

- ia măsuri de înregistrare fonică a evenimentului, pentru a nu exista dubii în privinţa exactităţii informaţiilor.

Purtătorul de cuvant este o persoană foarte importantă în realizarea comunicării cu instituţiile specializate în difuzarea informaţiei. El îl reprezintă pe conducătorul organizaţiei în relaţiile cu mass-media. În acest sens, mandatul pe care îl primeşte din partea conducătorului îi dă dreptul la un anumit grad de autonomie. Ceea ce îi dă posibilitatea să-şi organizeze intervenţiile după cum consideră necesar şi să menţină o punte de legătură cu mass-media. Calităţile necesare purtătorului de cuvant sunt:

- mobilitate în gandire şi acţiune

- capacitate de a intra în relaţii cu ceilalţi

- capacitate de analiză şi sinteză a evenimentelor

- stăpanire de sine

- vocabular elevat şi o dicţie perfectă.

Discursurile oficiale au rolul de a mări doza de credibilitate în instituţie şi în managerii ei şi trebuie pregătite minuţios.

Tot în categoria tehnicilor audio-vizuale pot fi amintite simpozioanele de orice natură, mesele rotunde, prezentările, comunicatele înregistrate pe suport video, fotografiile, filmul de prezentare, filmul documentar.