Controlul Financiar Preventiv

1.1. CONTROLUL OPERATIV CURENT ÎN ÎNTREPRINDERI ŞI INSTITUŢII

La nivelul entităţilor economice, indiferent de forma de organizare şi proprietate, precum şi la instituţiile publice se poate organiza şi această variantă a controlului financiar, manifestându-se mai degrabă ca un autocontrol. Această îndatorire poate fi prevăzută între sarcinile concrete ale şefilor de servicii în care se execută diferite grupe de operaţiuni, precum şi în îndatoririle fiecărui post de execuţie. La nivelul Ministerului Finanţelor Publice sau altor ordonatori de credite (principali, secundari, terţiari) nu există în prezent vreo prevedere legală care să reglementeze metodologic această activitate. Acelaşi lucru este valabil şi pentru activităţile economice, rămânând la latitudinea fiecărei entităţi economice, publice sau private, de a-şi organiza activitatea de control financiar operativ curent.

1.2. CONTROLUL OPERATIV CURENT ÎN BĂNCI

Controlul bancar operativ curent este perceput ca o activitate de autocontrol asupra operaţiunilor bancare, efectuat de fiecare lucrător bancar sub stricta supraveghere a şefilor de birouri şi compartimente. Astfel, în timpul programului, şefii de birouri şi compartimente au obligaţia de a verifica, prin sondaj, modul cum se exercită controlul bancar de către lucrătorii grupelor operative asupra documentelor primite.

Şeful serviciului de contabilitate, şefii de compartimente şi şefii de birouri examinează documentele de casă şi de decontare, iar după ce le vizează, le remit pentru înregistrare în conturi. Deficienţele minore semnalate se remediază imediat, făcându-se cu această ocazie şi o îndrumare operativă a personalului, iar pentru cele majore, documentele se returnează pentru refacere sau se anulează (în cazul constatării unor contravenţii). Controlul bancar operativ curent se exercită asupra operaţiunilor efectuate de bancă în relaţiile cu clienţii şi se organizează în unităţile operaţionale şi la Centrală în compartimente în care se efectuează asemenea operaţiuni. Controlul bancar operativ curent se exercită asupra documentelor care se referă la:

• operaţiuni dispuse de clienţii în relaţiile cu persoane juridice sau fizice care au conturi deschise la unităţi ale Băncii;

• operaţiuni care intervin între clienţi şi Bancă, privind acordarea de credite, alte facilităţi şi alte genuri de operaţiuni.

Organizarea şi regulile după care se exercită controlul bancar operativ curent se stabilesc prin normele aprobate de Consiliu de Administraţie. Prin norme se stabilesc şi funcţiile în a căror atribuţii intră exercitarea controlului operativ curent, precum şi răspunderile persoanelor care îl efectuează. Organizarea controlului bancar operativ curent se face la unităţile operaţionale prin decizie a directorilor, iar la Centrală prin ordin al Preşedintelui, prin care se vor stabili persoanele care exercită controlul bancar operativ curent. Conducerile unităţilor operaţionale împreună cu şefii compartimentelor în care se primesc documente de la clienţi privind operaţiuni care trebuie executate şi cu şefii compartimentelor în care se întocmesc documente care privesc relaţii între bancă şi clienţi, răspund de organizarea şi exercitarea controlului bancar operativ curent. Acest tip de control se organizează şi se exercită în cadrul unităţilor teritoriale şi centrala băncii în momentul efectuării operaţiunilor bancare pentru clienţii băncii cu respectarea strictă a normelor aprobate pentru fiecare sector de activitate.

1.2.1. Organizarea şi executarea controlului operativ curent în bănci

Controlul bancar operativ curent se exercită de referenţii de ghişeu, administratorii de conturi, ofiţerii de credite, concomitent cu primirea documentelor de la personalul aparţinând grupelor operative, urmărindu-se respectarea prevederilor legale cu privire la corecta întocmire a documentelor, cât şi asupra conţinutului economico-financiar al operaţiunilor consemnate.

Referenţii de ghişeu, administratorii de conturi, ofiţerii de credite precum şi personalul aparţinând grupelor operative îşi vor exercita atribuţiunile, pe linia controlului operativ curent-documentar, în vederea preluării corecte a datelor din documente, respectării circuitului interbancar (atât între compartimentele sucursalei, cât şi în relaţia cu Centrala) şi extern (intrabancar, cu alte instituţii financiare şi cu agenţii economici) a documentelor, încadrarea lor în termenele stabilite legal sau prin regulamentele de ordine interioară, precum şi existenţa, pe acestea, a semnăturilor persoanelor autorizate să dispună executarea operaţiilor ce urmează să fie efectuate. În ceea ce priveşte conţinutul economico-financiar al operaţiunilor consemnate de documentele primite de la clienţi şi a celor generate interior de acestea, personalul băncii va urmări respectarea cu stricteţe a normelor juridice în vigoare, precum şi a regulamentelor şi dispoziţiilor emise de Centrala societăţii bancare respective pentru a preveni erorile şi abuzurile. Personalul băncii are obligaţia de a da viza de control, sub semnătură, pe toate documentele preluate sau generate, pentru a se stabili dacă acestea au respectat circuitul specific fiecărui tip de operaţiune şi de a se stabili, ulterior, gradul de culpabilitate atribuit fiecăruia (din circuit). Astfel, atunci când sunt descoperite erori de formă sau de conţinut, documentele sunt returnate pentru refacere sau anulate, şi chiar anunţarea serviciilor superioare, atunci când se constată încălcări ale normelor juridice în vigoare, luându-se toate măsurile de recuperare a prejudiciilor provocate de acestea. Periodic şi ori de câte ori se impune, conducerea băncii organizează pregătirea personalului, prin cursuri şi şedinţe operative, prelucrându-se legile, hotărârile de guvern, ordonanţele de urgenţă, ordinele Ministrului Finanţelor Publice şi dispoziţiile guvernatorului Băncii Naţionale a României, precum şi regulamentele, normele tehnice, dispoziţiile şi circularele generate de acestea, adaptate la specificul băncii, astfel încât să i se asigure atât o bună pregătire, precum şi prevenirea erorilor, omisiunilor şi a altor nereguli.

1. Controlul operativ curent exercitat la grupele operative. În vederea exercitării atribuţiunilor pe linia controlului operativ curent, personalul băncii de la ghişee sau de la grupele operative are obligaţia de a efectua o serie de operaţiuni şi de a verifica următoarele aspecte cu privire la documentele ce sunt primite de la clienţi, între care:

• identificarea documentelor şi stabilirea concretă a rolului şi a obiectivelor ce se urmăresc prin conceperea şi introducerea lor în circuitul economico-bancar;

• corecta întocmire a documentelor şi prezentarea acestora, la bancă, în termenele stabilite de normele şi ordinele interne ale băncii;

• identificarea titularului de cont prin denumirea corectă şi completă înscrisă pe document;

• identificarea unităţii bancare şi a codificării contului titularului, prin înscrierea corectă şi completă a acestora pe document;

• stabilirea concordanţei dintre semnăturile şi ştampilele de pe documentele prezentate de titularii de cont cu cele din fişele cu specimene de semnături depuse anterior la bancă;

• existenţa semnăturilor lucrătorilor şi a ştampilelor cu denumirea unităţii băncii, pe documentele primite de la alte grupe, de la Centrală sau alte unităţi ale băncii;

• corelarea şi exactitatea codurilor planului de casă, înscrise pe documentele de încasări şi plăţi;

• calcularea corectă a totalului de pe documentele cumulative, corelarea sumelor înscrise pe acestea cu cele din documente.