Furnizarea de Feedback Negativ

1.Feedbackul in comunicare

Feedbackul ca formă de comunicare are numeroase funcţiuni : clarificarea expectaţiilor , ajustarea dificultăţii obiectivelor la abilităţile subordonaţilor , evaluarea şi comunicarea performanţei şi recunoaşterea valorii muncii şi a individului , obţinerea satisfacţiei din munca bine făcută. Feedbackul este mesajul care se transmite in legătură cu interacţiunea dintre comunicatori . A răspunde cuiva cât este ceasul nu este feedback este un proces activ care indeplineşte numeroase roluri şi se practică in diferite scopuri .

Pentru a fi eficace , feedbackul trebuie nu doar să realizeze scopul propus , ci el trebuie să păstreze relaţia cu interlocutorul intactă , deschisă , nedefensivă. De aceea feedbackul nu trebuie folosit pentru „ descărcarea nervilor”. Conştientizând importanţa feedbackului pentru manageri , numeroasse organizaţii au pus la punct sisteme formale de solicitare a feedbackului.

Putem să ascultăm interlocutorul nostru cu toată atenţie şi intr-o formă activă ,dar, dacă nu-i trasmitem că am auzit mesajul şi că l-am inţeles , şi-i urmăm raţionamentul , putem să riscăm ca el să creadă că vorbeşte la pereţi. Feedbackul e in acelaşi timp, procesul care asigură că ceea ce s-a spus a fost in mod corect perceput de către interlocutor , iniţiindu-se intrebări şi cerându-se clarificări .

Intrebările adecvate sunt , deci , o formă de a obţine feedbackul ; ele ajută la clarificarea a ceea ce e neclarificat , la obţinerea informaţiilor complementare mesajului transmis şi permit o inţelegere mai profundă.

Se pot adresa 2 tipuri de intrebări :

• Intrebări deschise care incep cu : ce , când , cum , care , unde , de ce , cine şi care vizează răspunsuri ample ( explicaţii , descrieri ), atât cât doreşte interlocutorul nostru ( „eu cred că .” , „ după cum inţeleg” ). Cu astfel de răspunsuri se obţine o cunoaştere mai profundă a emiţătorului.

• Intrebări inchise care presupun . mai degrabă , răspunsuri ca: „da” , „ nu” , „ poate” şi care vizează , in mod normal , clarificarea unor puncte precise , a unor fapte , detalii sau opinii.

1.2.Furnizarea de feedback negativ

Critica poate constitui o informaţie extrem de utilă pe care o primim in mod gratuit. „Pentru a spori receptivitatea la feedbackul negativ adoptaţi , de exemplu , următoarea tactică : aşteptaţi timpul necesar pentru a calma starea emoţională şi pentru a obţine detaşarea atât de necesară obiectivităţii. Reveniţi la cel care v-a criticat , recunoscand că mesajul său conţine informaţie care poate fi utilă , dar că aveţi unele probleme cu interpretarea ei datorită modului in care a fost formulat sau redat mesajul. Este bine să fiţi cât se poate de specific referitor la sentimentele pe care le aveţi in legătură cu mesajul.”

Furnizarea de feedback negativ are ca scop ajutarea persoanei criticate să-şi dea seama de efectele negative ale comportamentului său şi schimbarea acestuia prin crearea sentimentului de vinovăţie. Atunci când criticăm , trebuie să adoptăm următoarea secvenţă:

-Descrieţi comportarea specifică pe care aţi observat-o şi care este neacceptabilă

-Descrieţi impactul negativ al acestei comportări asupra celorlalţi.

-Impărtăşiţi celui criticat sentimentele personale in legătură cu situaţia generală.

-Descrieţi consecinţele comportamentului asupra celor din jur şi chiar asupra celui criticat.

-Stabiliţi de comun acord alternativele de schimbare a comportării.

Oamenii sunt in general destul de puţin sensibili la feedbackul negativ , in sensul că dacă , de exemplu , in timpul unui interviu de evaluare a performanţei , toate observaţiile care se fac sunt negative , subordonatul le va recepţiona sau accepta doar pe primele două sau trei .