Tipuri de comunicare în sistemul unei organizații

Comunicarea -Noțiuni generale

Este dificil de a da o definiție pentru un lucru atât de simplu despre care toți „știm” atât de multe lucruri. Sunt foarte multe definiții date de experții în domeniu, dar nici una nu este unanim acceptată. Câteva exemple:

„Comunicarea este procesul prin care o parte (numită emițător) transmite informații (un mesaj) unei alte parți (numită receptor)” Baron, 1983

„Comunicarea se referă la acțiunea, cu una sau mai multe persoane, de transmitere și receptare a unor mesaje care pot fi deformate de zgomote, are loc într-un context, presupune anumite efecte și furnizează oportunități de feedback” DeVito, 1988

Astfel în viziunea specialiștilor comunicarea poate fi înțeleasă ca o interacțiune socială prin intermediul mesajelor, un proces prin care se realizează transmiterea informațiilor, ideilor și sentimentelor.

Componentele fundamentale ale comunicării:

În esență comunicarea (fig.1) este un proces complex, circular, care dispune de cinci componente fundamentale: emițătorul, canalul, informația, receptorul și feedback-ul.

- Emițătorul - reprezintă un individ, un grup sau o instituție care inițiază procesul de comunicare prin stabilirea primului transfer de informații. Emițătorul transformă (codifică) mesajul în semnale specifice pentru a putea fi transferat.

- Canalul - reprezintă calea care permite difuzarea mesajului, o extensie a canalului de comunicare în direcția structurării și este reprezentant de conceptul de rețea de comunicare.

- Informația- este elementul-cheie al comunicării ce poate fi un mesaj, o știre, o emoție, un sentiment. Mesajul presupune un mozaic de informații obiective cât și judecăți de valoare care privesc informațiile subiectiv sau judecăți de valoare și trăiri personale în afara acestor informații. O clasificare evolutivă a acestor mesaje includ: mesajul care se află în mintea emițătorului, mesajul transmis propriu-zis, mesajul interpretat și mesajul reamintit de către receptor.

- Receptorul - este un individ, un grup sau o instituție căreia îi este adresat mesajul sau care intră în posesia lui în mod întâmplător. Cel care primește mesajul îl decodifică și îl interpretează conform percepțiilor proprii, astfel mesajul este puternic influențat de modalitatea de interpretare. Receptorul închide bucla procesului de comunicare (trimite feedback) prin transmiterea rezultatului procesului de interpretare, devenind emițător

Sursa:

- Feedback-ul - este informația ce revine la emițător în urma ciclului de comunicare. Acesta este necesar pentru a determina măsura în care mesajul a fost înțeles, crezut și acceptat. Feedback-ul poate include toate mesajele verbale și nonverbale pe care o persoană le transmite în mod conștient sau inconștient ca răspuns la comunicarea altei persoane. Generic, putem distinge între feedback-ul evaluativ și feedback-ul non-evaluativ (care menține și optimizează procesul comunicațional).

Tipuri de comunicarea în sistemul unei organizații

În condițiile în care organizarea structurală cuprinde numeroase componente și niveluri ierarhice și desfășoară activități multiple (operaționale, funcționale, sociale), având de rezolvat problemele pe care acestea le generează, astfel încât să se realizeze obiectivele pe care și le-a fixat, se poate intui necesitatea unei comunicări ample, în sensuri diferite și efectuate în diverse modalități. Ca urmare, marea diversitate a formelor de comunicare derulate în cadrul organizațiilor solicită utilizarea diferitelor metode de comunicare. Diverși specialiști în decursul studiilor efectuate au încadrat aceste modalități de comunicare astfel:

ÎN FUNCȚIE DE SCOPUL URMĂRIT ÎN ATINGEREA OBIECTIVELOR:

Un prim criteriu îl constituie scopurile urmărite a fi atinse prin comunicare, față de care aceasta poate fi:

- Comunicarea operațională internă,

- Comunicarea operațională externă,

- Comunicarea interpersonală.

Comunicarea operațională internă într-o organizație este liantul care leagă departamentele acesteia și duce la buna desfășurare a activității și realizarea unei bune imagini a organizației. Cu alte cuvinte comunicarea operațională internă cuprinde totalitatea mesajelor care circulă în organizație și se adresează componenților ei. Prin aceste mesaje se urmărește, în principal, realizarea activităților, potrivit programului său anual, care cuprinde obiective de producție, economico-financiare, etc.

Mesajele se transmit sub forma: ordinelor, a dispozițiilor, a reglementărilor, a îndrumărilor etc. Prin acest tip de comunicare are loc, de asemenea, dialogul între participanții la diferite procese de muncă. Totodată, mesajele îmbracă și forma unor rapoarte (situații) din domeniul operațional, dar și funcțional, privind gradul de realizare a obiectivelor, fie că este vorba de producție, fie de relații cu beneficiarii (vânzări) sau de activitatea financiară etc.

Existența unei comunicări operaționale interne eficace, în care predomină înțelegerea și colaborarea va conduce organizația spre succes, deoarece de regulă acea organizație își va focaliza eforturile spre atingerea obiectivelor și, implicit, a propriilor interese.