Comunicația - birotică

Comunicaţia reflectă realitatea tehnică aflată în serviciul comunicării, realizată prin instrumente şi tehnologii ce înlesnesc şi amplifică procesul de comunicare între indivizi sau organizaţii.

Comunicaţia birotică este partea de comunicare a birourilor în interiorul organizaţiilor şi cu mediul extern realizată prin tehnologii moderne.

Din punct de vedere al echipamentelor, pentru realizarea aplicaţiilor de comunicaţie birotică pot fi luate în considerare diferite posibilităţi de soluţionare.

Pot fi induse aici o serie de aparate clasice: copiatoare, faxuri, telexuri, telefoane şi altele.

În prezent, în centrul atenţiei se află însă folosirea tehnicii computerelor.

Comunicaţia birotică sub această formă a cunoscut o ascensiune rapidă în viaţa organizaţiilor prin apariţia de noi medii. Odată cu evoluţia spre computerele multi-media, conectarea acestora în reţelele locale şi publice, ca şi prin intermediul Internetului s-a creat posibilitatea ca tehnologii odinioară separate (ca: telefonia, tehnologia informatică, cea a comunicaţiilor, prelucrarea imaginilor etc.) să fie interconectate şi să deschidă noi domenii, complet noi, de aplicaţii care au o însemnătate deosebită şi în birouri.

Lucrarea “Comunicaţia birotică” abordează aceste tendinţe ale comunicaţiei organizaţionale, analizând activităţile specifice birourilor şi posibilităţile de aplicaţie ale tehnologiei informaţionale şi comunicaţionale.

Aplicaţiile practice vizează în cadrul lucrării, în special, activităţile specifice birourilor de secretariat.

Pentru evidenţierea aspectelor specifice acestei firme de comunicaţie modernă, lucrarea a fost structurată în şapte capitole în care ideile se conturează pornind de la cadrul general al desfăşurării comunicaţiei birotice şi continuând cu aspecte de particularitate în aplicaţie.

Astfel, Capitolul 1 abordează cadrul general al domeniului Birotică, fiind subliniate conceptele de “birou” şi “birotică”.

Capitolul 2 prezintă idei privind procesul comunicaţiei cu eficacitatea sa, principalele tipuri de comunicaţii şi comunicaţia la nivelul organizaţiilor prin diferite mijloace.

Telecomunicaţiile fac obiectul capitolului 3. Aici sunt prezentate atât echipamentele şi instalaţiile telefonice cât şi echipamentele de transmisie folosite în comunicarea scrisă.

Capitolul 4 are ca subiect de prezentare tratarea automatizată a informaţiilor în sistemul informaţional. Conceptul de sistem informaţional al organizaţiei este definit prin procesarea şi prelucrarea ansamblului de date, informaţii şi fluxuri informaţionale. Capitolul se încheie cu un studiu de teren privind programele utilizate în administraţia locală.

În continuare capitolul 5 abordează problema legată de tehnicile pentru realizarea comunicaţiilor birotice, una dintre ele fiind aplicaţia pachetului “Office 2000” care îşi dezvoltă activitatea într-o manieră mai eficientă împreună cu Internet-ul, abordare susţinută în capitolul 6.

Integrarea sistemelor de comunicaţie birotică cu Internet-ul s-a realizat în cadrul multor sisteme informatice ţi câştigă din ce în ce mai mult teren.

Din această cauză studiul muncii face apel la ergonomie, subiect abordat în capitolul 7, o ştiinţă relativ tânără, al cărei scop este creşterea productivităţii muncii în condiţiile reducerii oboselii şi a stresului.

CAPITOLUL 1

BIROTICA ÎN SOCIETATEA CONTEMPORANĂ

1.1 Conceptul de birotică

Birotica este un mod de utilizare a calculatoarelor şi a devenit posibilă odată cu apariţia şi răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus şi accesibilitatea utilizărilor, au putut ajunge în orice birou, sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative.

Dacă am da o definiţie biroticii aceasta s-ar enunţa ca un ansamblu de mijloace şi tehnici tinzând spre automatizarea activităţilor de birou şi, în principal, a prelucrării şi comunicării cuvântului, textului şi imaginii.