Birotică și secretariat - organizarea muncii de secretariat

INTRODUCERE

Lucrarea de față îşi propune să prezinte principalele aspecte introductive privind activitatea de secretariat. Într-o simplă enumerare acestea sunt :birotica şi componentele sistemului birotic,rolul acestuia în cadrul firmei,clasificarea funcțiilor de secretariat, atribuții, sarcini, calități şi aptitudini ale personalului de secretariat.Conținutul lucrării prezintă munca de secretariat în administrația publică, care prin natura sa prezintă unele calități față de secretariatul din sectorul privat ,rezultat a faptului ca însuşi managementul instituțiilor publice şi structura organizațională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor private. Totodata termenul de secretară a fost suplinit cu cel de asistent manager.Secretariatul se află pe plan secundar, direct şi indispensabil în conducere ,având ca sarcină degrevarea acesteia de unele atribuții,creându-i astfel condițiile necesare realizării principalelor sale funcții : prevedere- organizare- comandă- coordonare-control. Secretara trebuie să creeze condiții optime pentru luarea deciziilor care reprezintă dovada esențială a conducerii.

În capitolul al-II-lea sunt analizate pe larg organizarea muncii de secretariat, ,începând cu deontologia secretarului şi continuând cu activitățile pe care acesta le practică pentru indeplinirea rolului sau. În literatura de specialitate secretariatele au fost denumite ca fiind “un nucleu funcțional, un grup de oameni specializați reuniți sub o autoritate ierarhică ,subordonată la rîndul ei conducerii unității şi care are prevăzute atribuții cu carcater permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat”.

În funcţie de specificul şi mărimea organizaţiei secretariatul poate fi un grup de încăperi,o încăpere mare în care lucrează mai multe persoane, cu atribuţii diferite sau cu superiori diferiţi, sau o încăpere în care lucrează o singură secretară, pentru unul sau mai mulţi şefi.

În capitolul 3 este prezentat Studiu de caz Modul de organizare al activității de secretariat intr-o instituție publică şi impletirea acesteia cu activitatea de birotică.

Principalul obiectiv al prezenței lucrări este acela de a trata din punct de vedere teoretic şi practic birotica şi organizarea muncii de secretariat.

Lucrarea se incheie cu principalele concluzii asupra temei abordate ,reconstituind principalele noțiuni teoretice prezentate ,cele mai importante ale cercetării,precum şi câteva îmbunătățiri ce ar putea fi aduse activității de secretariat.

CAPITOLUL 1. ASPECTE INTRODUCTIVE PRIVIND ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

1.1.Conceptul de birotică

În contextul actualei revoluţii tehnico-ştiinţifice, în care informatica şi telecomunicaţiile, producerea şi comunicarea informaţiei sunt priorităţi incontestabile, cu largi aplicaţii în întreaga viaţă economică, ştiinţifică şi socială, definirea biroticii este o problemă necesară dar dificilă.

Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou, cu toate acestea, obiectul ei depăşeşte cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaţii, cu noile mijloace de stocare şi de transmitere a informaţiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică şi electronică şi în special cu noile realizări în materie de echipamente şi de programe informatice, birotica oferă noilor tehnici de procesare a informaţiei valenţe profesionale şi economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă odată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus şi prin accesibilitatea utilizării lor, au pătruns în orice birou sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative.