Comunicare Internă

Comunicarea internă

În cele ce urmează, ne propunem să punem în evidenţă rolul structurii de relaţii publice în constituirea cadrelor comunicării interne a unei organizaţii şi în optimizarea acestui gen de comunicare.

Demersul nostru este în corelaţie cu descrierile pe care le-am făcut cu privire la locul, rolul şi funcţionarea structurii de relaţii publice . Amintim că, în viziunea pe care o susţinem, specialiştii de relaţii publice nu sînt persoane de decizie. Ei îi consiliază pe manageri, se implică în construirea mentalităţii personalului organizaţiei, dar nu sînt factori cu putere de decizie.

În ceea ce priveşte comunicarea internă, structura de relaţii publice va studia modalităţile si tehnicile de organizare a fluxurilor de comunicare (de toate tipurile) din interiorul organizaţiei şi-şi va face o preocupare permanenta din optimizarea acestora. Plecînd de la principiul că „schimbarea e ceva sigur, progresul nu”, se va avea în vedere adecvarea modalităţilor, tehnicilor şi canalelor de comunicare internă la specificul organizaţiei şi la strategia generală a acesteia.

Comunicarea internă trebuie să fie domeniu distinct de studiu în cadrul comunicării organizaţionale, dată fiind specificitatea ei şi, mai ales, dată fiind importanţa rolului ei. Prin comunicare internă, se realizează fundamentele bunei funcţionări a întregii organizaţii, adică acele elemente fără de care organizaţia nu poate fi ceea ce este şi nici nu poate progresa: construirea şi promovarea identităţii organizaţiei, a culturii organizaţionale (adică valori, tradiţii, moduri de viaţă). Pe de altă parte, comunicarea internă este şi mod de implementare a strategiei manageriale, mod de rezolvare a nevoii de apartenenţă a membrilor organizaţiei şi cheie a traversării fără pierderi majore a momentelor dificile din viaţa organizaţiei. La fel ca şi la alte niveluri, comunicarea la nivelul organizaţiei (comunicarea internă) are ca rol primordial pe acela de liant social. Triada „comunicare-comuniune-comunitate” nu este doar o structură omofonă. Legătura semantică dintre cele trei elemente ale triadei dezvăluie şi modul nostru de existenţă ca fiinţe sociale: prin comunicare, se negociază o viziune comună asupra lumii şi un fel asemănător de a percepe viaţa, atingîndu-se starea de comuniune; această stare este baza alcătuirii comunităţii, adică a vieţii în comun într-un spaţiu partajat şi conduşi de aceleaşi aprehensiuni asupra vieţii şi asupra universului. Fără negocire, comuniunea n-ar putea fi atinsă şi, deci, nici comunitatea nu s-ar realiza. Or, negocierea este posibilă doar prin comunicare. Deşi aceste lucruri par a fi prea generale, ele îşi păstrează valabilitatea şi în ceea ce priveşte comunicarea internă: sentimentul apartenenţei la organizaţie (comuniunea) îi conferă fiecărui membru al personalului organizaţiei capacitatea de a-şi juca bine rolul în protejarea, dezvoltarea şi promovarea organizaţiei (văzută ca o comunitate) şi, toate acestea, prin comunicare (care, în acest caz, va fi comunicare internă). O metaforă, lansată de cunoscutul G. Hofstede, merită să fie amintită: comunicarea internă văzută ca software organizaţional. Spune multe!...

Clasificări ale comunicării interne

Recurgem la clasificări, în acest caz, mai mult pentru a sistematiza prezentarea atributelor mai importante ale comunicării interne. Criteriile pe care le vom alege în clasificare vor pune în evidenţă planurile pe care se poate angaja discuţia pe tema dată (comunicare internă) şi vor constitui şi clase de caracteristici pentru fenomenul de care ne ocupăm.

Plecăm de la criteriul formal / informal, pentru a vorbi despre preexistenţa cadrelor comunicării sau despre instalarea comunicării într-o manieră ad-hoc, în mod natural. Vom regăsi un fel de comunicare prevăzut în normele de funcţionare ale organizaţiei şi care se desfăşoară urmînd trasee care ţin de organigramă, cu precizări privind direcţia şi sensul de cirsulare a mesajelor, momentul cînd se iniţiază comunicarea şi problematica cuprinsă în fiecare tip de comunicare de acest fel.

Vom regăsi, de asemenea, un fel de comunicare care se naşte spontan şi care nu ţine cont de structura internă a organizaţiei sau de regulile de funcţionare a acesteia. Este comunicarea informală, care se instituie în pauze, la o ţigară, la o cafea sau în timpul unor activităţi care nu ţin de cea specifică organizaţiei. Acest tip de comunicare internă poate fi stimulat prin crearea de cadre şi condiţii propice, asta neînsemnînd că se tinde către formalizarea comunicării. Organizaţia poate pune la dispoziţia doritorilor spaţii cu destinaţii diverse (cluburi: de lectură, de şah, de biliard etc., piscină, teren de sport), pentru a facilita instalarea comunicării informale. Este vorba doar despre oferte de posibilităţi de interacţiune şi nu despre vreun control prevăzut pentru ce şi cum se comunică în acele spaţii.

Un important mod şi mijloc de stimulare a comunicării interne informale este organizarea de team-building-uri. Acestea nu trebuie văzute doar ca posibilităţi de a ieşi din spaţiul activităţii zilnice pentru a mînca, a bea şi a se tutui cu colegii şi mai ales cu şefii. Jocul inteligent al schimbării rolurilor în cadrul relaţiei de autoritate poate avea urmări deosebit de profitabile. Amintim că, în logica relaţiilor, autoritatea este descrisă ca o relaţie dintre un purtător al autorităţii, un destinatar al autorităţii şi un domeniu al autorităţii. Mai ştim că nici un om nu este autoritate în toate domeniile, adică autoritate supremă. Or, acest lucru ne lasă să vedem că, schimbînd domeniul de autoritate, se pot inversa rolurile: purtătorul autorităţii dintr-un domeniu poate deveni destinatar al autorităţii, dacă se schimbă domeniul. Team-building-ul, ca plasare a echipei într-un context în care sînt abolite organigrama şi alte constrîngeri cotidiene, poate lăsa pe fiecare participant să „guste” din plăcerile traiului celuilalt: şeful să afle cum e atunci cînd altul îţi comandă (pentru că e mai priceput decît tine), iar subalternul, salariatul plasat pe niveluri inferioare ale structurii, să afle cum te simţi cînd, printr-o comandă dată cuiva, îţi asumi răspunderea privind modul de îndeplinire a unei sarcini. Din acest exerciţiu, toată lumea se întoarce în existenţa cotidiană cu o încărcătură cognitivă dar şi morală deosebită, iar spiritul de echipă se regăseşte întărit de experienţa trăită prin comunicare informală.