Sistemul Financiar Contabil

Sistemul financiar-contabil. Decizii bazate pe costuri

Sistemul financiar-contabil este constituit din elemente şi procese prin intermediul cărora

se realizează o funcţie specializată a administrării afacerilor foarte complexă, care este

responsabilă pentru:

- colectarea, înregistrarea şi analiza datelor referitoare la tranzacţiile economice şi a altor

evenimente cu efect asupra situaţiei şi performanţelor economice şi financiare ale firmei;

- prezentarea informaţiilor şi documentelor financiar-contabile tuturor tipurilor de factori

de interes, manageri şi alte persoane din organizaţie, persoane şi entităţi din afara

organizaţiei, în scopul adoptării unor decizii;

- gestionarea fondurilor financiare şi adoptarea unor decizii referitoare la finanţarea

activităţilor firmei, efectuarea unor investiţii şi gestionarea capitalului său de lucru.

8.1 Obiective ale sistemului financiar-contabil: planificarea şi controlul

Un obiectiv fundamental al sistemului financiar-contabil este suportul acordat

activităţilor manageriale de planificare şi de control, unde un instrument esenţial este bugetul.

- Bugetarea reprezintă activitatea de elaborare a unor planuri exprimate în termeni

monetari care indică veniturile generate şi/sau costurile ocazionate de activităţile

desfăşurate de întreprindere în scopul îndeplinirii unor obiective date într-o perioadă de

timp (de exemplu, un an).

- În continuare, controlul bugetar implică monitorizată cu ajutorul bugetelor a executării

activităţilor planificate, punându-se în evidenţă diferenţe între rezultatele efective şi plan,

în funcţie de care sunt întreprinse acţiuni corective.

8.1.1 Organizarea elaborării bugetelor

Pentru organizarea şi administrarea sistemului de bugete pot fi utilizate elemente şi

abordări cum sunt:

- Centre de pregătire a bugetelor: unităţi responsabile pentru pregătirea bugetelor. Cel mai

adesea, acestea sunt sectoare de activitate din cadrul unei întreprinderi unde se pot determina

în mod distinct veniturile şi costurile aferente acestora, numite centre de profit (de exemplu,

în cadrul unui complex comercial: restaurant, bar, magazin). Alte unităţi pot fi doar centre

de costuri (sub-sector unde intrările pot fi exprimate în unităţi monetare, nu însă şi

rezultatele; exemplu: bugetul de promovare) sau centre de venituri (atunci când pot fi

exprimate în unităţi monetare rezultatele activităţii, dar nu şi intrările de resurse). Bugetele

întocmite la un anumit nivel sunt apoi regrupate la un nivel superior, până la nivel de

companie.

- Comitet de pregătire a bugetului: comitet format din reprezentanţi ai fiecărei părţi a

organizaţiei (producţie, vânzări, marketing etc.). De regulă, membrii sunt cadrele de

conducere iar preşedintele este directorul general. Funcţiile comitetului sunt:

- coordonarea pregătirii bugetelor,

- elaborarea graficul de activitate,

- transmiterea informaţiilor necesare,

- evaluarea varianatelor.

- Administrator bugetar: persoană care administrează activităţile legate de relizarea bugetului.

Postul include sarcinile următoare:

- asigurarea legăturii dintre comitetul de pregătire a bugetului şi manageri,

- tratarea problemelor privind controlul bugetar,

- asigurarea respectării termenelor,

- instruirea oamenilor în legătură cu controlul bugetar.

- Manualul de bugetare: document care cuprinde, de regulă:

- Organigrama;

- Detalii ale procedurilor de pregătire şi elaborare a bugetelor;

- Coduri ale articolelor de venituri şi cheltuieli utilizate în bugete

- Grafice de lucru pentru elaborarea bugetelor

- Responsabilităţi clare ale persoanelor implicate în activitatea de elaborare şi

administare a bugetelor

8.1.2 Etapele elaborării bugetelor

Procesul întocmirii bugetelor diferă de la o întreprindere la alta. În mod tipic, etapele sunt

următoarele: