Analiza Sistemului Informațional

1. Instituţia studiată şi identificarea principalelor sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice ce sprijină prelucrarea datelor

Unitatea care face obiectul prezentei analize poarta denumirea de Ocolul Silvic Podu Iloaiei, este o subunitate a Directiei Silvice Iasi, din cadrul Regiei Nationala a Padurilor.Aceasta este situata pe strada Uzinei nr.3, Podu Iloaiei, judetul Iasi, avand codul de inregistrare fiscala:13905435, inregistrat din data de 23 mai 2001.

1.1 Descrierea organizaţiei

Vor descrise pe scurt elementele de bază ce caracterizează activitatea organizației, pentru a se crea contextul general necesar identificării sistemelor informaționale. Se vor avea în vedere, în special, organizarea firmei, departamentele/birourile și activitățile pe care le desfășoară.

Nr. crt. Caracteristica Descriere

1. Obiect de activitate, forma de organizare juridică, tipul proprietății Obiectul de activitate al unitatii este gospodarirea fondului forestier pe o anumita suprafata. Principalele directii de actiune in cadrul ocolului sunt cele privind cultura, refacerea, protectia si paza padurilor, ocrotirea si valorificarea vanatului, precum si a altor produse ale padurii(fructe, ciuperci), amplasarea si punerea in valoare a masei lemnoase, diverse prelucrari ale lemnului in produse semifinite si finite, comercializarea acestora, activitate derulata direct de ocol sau prin subunitati distincte.

In structura Regiei Nationale a Padurilor-Romsilva functioneaza unitati teritoriale fara personalitate juridica-directii silvice, iar in cadrul acestora ocoalele silvice.

Conform cu prevederile amenajamentelor silvice si ale normelor de regim silvic, unitatea are ca scop gospodarirea unitara a fondului forestier, proprietatea publica a statului. Ea poate gospodari si suprafete de fond forestier proprietate privata, pe baza de contract.

2. Piaţa în amonte şi aval Principalii furnizori ai unitatii sunt reprezentati de firmele care asigura: aprovizionarea cu materiale consumabile a birourilor, combustibilul necesar utilajelor, piese de schimb, utilitatile(energie electrica, apa, gaze, etc.).

Clientii interni sunt reprezentati de personalul unitatii, persoane fizice si juridice din afara acesteia care achizitioneaza produse lemnoase, dar si nelemnoase (fructe de padure, ciuperci, vanat, plante medicinale si aromatic, seminte forestiere),dar si de persoanele care doresc sa le fie administrate fondurile forestiere private in baza unor contracte.

Clientii externi sunt reprezentati de firme farmaceutice, unitati de prelucrare a lemnului, firme de decoratiuni exterioare.

Referitor la politica comerciala unitatea acorda discounturi personalului in limitele unui plafon stabilit, iar celorlalti clienti in functie de cantitatea cumparata si a gradului de fidelitate.

Comercializarea materialelor lemnoase si nelemnoase se face in baza unor comenzi prelabile si a unor contracte.

In zona de activitate a Ocolului Silvic nu exista si alte unitati cu acelasi obiect de activitate.

Intrucat este o institutie publica posibilitatea de extindere este limitata de Legea nr.46/2008.

Puncte tari: lipsa concurentei, diversitatea produselor si serviciilor oferite, gradul de calificare a personalului, garantia calitatii produselor.

Puncte slabe: lipsa unitatilor de desfacere proprii cat si a celor de prelucrare a produselor proprii, lipsa actiunilor de promovare, limitarea posibilitatilor de extindere conform legislatiei.

3. Organizarea firmei şi principalele activităţi economice Conform organizarii structurale, conducerea unitatii este asigurata de un inginer silvic sef de ocol (manager liniar) care coordoneaza o echipa formata din:

• personal cu studii superioare, tehnice si medii in specialitatea silvica;

• personal economic.

Principalele activitati desfasurate de Ocolul Silvic Podu-Iloaiei sunt:

- activitatea de productie si mecanizare : este organizata de biroul productie si mecanizare si raspunde de realizarea productiei fizice pe sortimente la toate produsele padurii la intern si export, identifica si valorifica intreaga gama de produse din fondul forestier, intocmeste documentatia ce insoteste marfa catre beneficiarii interni si externi, urmareste realizarea programului de reparatii curente la utilajele din dotare, stabileste consumurile tehnologice si incadrarea acestora in normele legale, executa documentatia lunara privind consumurile de combustibili si lubrefianti cu incadrarea stricta in cotele alocate.

- activitatea de planificare si normare a muncii: este organizata de biroul normare si raspunde de defalcarea programelor stabilite pe districte si cantoane silvice, trimestrial si lunar si urmareste modul de realizare al acestora, raspunde de utilizarea economica a fondului de salari, raspunde si verifica documentele primare pe baza carora se stabilesc drepturi salariale, raspunde de aplicarea corecta a normelor si tarifelor, raspunde de programarea concediilor de odihna.

- activitatea financiar contabila: este organizata de biroul contabilitate si presupune intocmirea proiectului bugetului de venituri si cheltuieli pentru toate activitatile, raspunde de realizarea indicatorilor economico financiari primiti ca sarcini de plan, intocmirea balantelor de verificare, executarea controlului preventiv asupra documentelor privind folosirea fondurilor materiale si banesti, tinerea evidentei conturilor analitice si a masei lemnoase ce se exploateaza pe partizi si gestionari, raspunde de organizarea si inventarierea anuala a patrimoniului, efectuarea de inregistrari contabile pe baza documentelor primare si intocmirea documentelor justificative in acest sens, presupune calcularea corecta si virarea la termen a obligatiilor financiare ale unitatii fata de bugetul de stat, al asigurarilor sociale , impozite locale , alte impozite si taxe prevazute de legislatia in vigoare.

1.2 Prezentarea arhitecturii sistemului informaţional al organizaţiei

In cadrul Ocolului Silvic Podu-Iloaiei, majoritatea componentelor sistemului informational sunt realizate astfel incat, prin activitatea desfasurata sa se asigure atingerea obiectivelor propuse . In cadrul acestei unitati fiecare compartiment are un sistem informatic corespunzator.