Analiza și Proiectare Obiect

1. Descrierea cerinţelor sistemului

În cadrul aplicaţiei, managerii şi ceilalţi angajaţi vor putea urmări evoluţia proiectelor şi a sarcinilor aferente şi a angajaţilor. Astfel, în aplicaţie vor fi patru module: proiecte, sarcini, angajaţi şi resurse materiale. Aplicaţia va dispune de o interfaţă Web.

1) Modulul Proiecte

În cadrul acestui modul, managerii vor putea să adauge proiecte noi, să le urmărească pe cele în desfăşurare şi să le analizeze pe cele finalizate deja. Un proiect are mai multe faze, este realizat la comanda fermă a unui client si este coordonat de un manager de proiect (PM). Există mai multe tipuri posibile de proiecte. Pana in acest moment au fost realizate proiecte de tipografie (carti) si proiecte de constructii, dar lista este deschisă.

• Adaugă proiect nou - la definirea unui nou proiect, managerii vor trebui să completeze câmpurile: codul şi nume proiectului, tipul proiectului, datele de identificare ale clientului (cod, nume, adresa), data de început, data de sfârşit, fazele proiectului, managerul de proiect, observaţii şi starea proiectului. Un proiect se poate afla în una din stările “iniţial”, “în execuţie”, “abandonat” şi “finalizat”. La crearea sa, proiectul va trece în starea „iniţial”; el va trece automat în starea „în execuţie” când cel puţin o sarcină va trece în starea „în execuţie”; proiectul poate trece în starea „finalizat” numai dacă toate sarcinile alocate sunt în starea „finalizată”; un proiect poate fi anulat numai dacă se află în una din stările „iniţial” sau „în execuţie”, caz în care vor fi anulate toate sarcinile aflate „în execuţie”. După salvarea proiectului, utilizatorul ar putea continua imediat cu crearea de sarcini.

• Modifică proiect - pe parcursul ciclului de viaţă a proiectului, managerul poate să modifice datele, inclusiv să schimbe starea acestuia. La finalizarea proiectului, managerul trebuie să completeze numărul de ore-om efectiv de realizare a proiectului, pentru a-l folosi ca referinţă în estimările viitoare.

• Anulează proiect – permite abandonarea unui proiect din varii motive. Proiectul va trece în starea „abandonat”, iar toate sarcinile nefinalizate vor fi anulate (trecute în satrea „abandonată”).

• Vizualizează proiecte – se afişează date generale pentru fiecare proiect aflat „în execuţie” (nume proiect, nume client, datele de început şi final, starea proiectului etc. De asemenea, la cererea utilizatorului, vor fi afişate şi detaliile în legătură cu un proiect: fazele, sarcinile alocate, responsabilul pentru fiecare sarcină etc. La vizualizarea proiectelor se vor calcula si afisa totaluri privind orele-om planificate, realizate, ramase si extra la nivelul unei sarcini.

2) Modulul Sarcini

În acest modul se gestionează sarcinile aferente proiectelor create în sistem. Aceste operaţiuni pot fi realizate doar de către managerul proiectului.

• Creează sarcină – crearea unei sarcini noi poate fi realizată la momentul definirii unui proiect nou (vezi funcţionalitatea „Adaugă proiect nou”), dar şi pe parcursul realizării proiectului, atât timp cât el se află „în execuţie”. La crearea unei sarcini trebuie introduse codul şi denumirea sarcinii, datele de început şi finalizare, codul şi numele proiectului, faza în care va fi realizată, angajatul care va fi responsabil cu realizarea ei, descrierea sarcinii, observaţii şi numarul orelor-om estimate pentru realizarea ei, numele sarcinilor de care depinde sarcina curentă şi numele sarcinilor care depind de cea curentă. De asemenea, o sarcină va fi asociată cu una dintre fazele proiectului. La momentul creării ei, sarcina va intra în starea „propusă”.

• Repartizează sarcină - O sarcină este repartizată unui angajat care va avea responsabilitatea pentru realizarea ei. Această operaţiune este realizată dacă nu se cunoştea responsabilul în momentul creării sarcinii. O sarcină este propusa de PM apoi este asumată de către responsabil. La repartizarea unei sarcini, angajatul responsabil va fi înştiinţat prin email.

• Asumare sarcină – Odată ce a primit notificarea prin email privind numirea ca responsabil pentru o sarcină de lucru, angajatul va trebui să accepte sau să refuze în termen de 3 zile. După 3 zile se trimite o nouă notificare angajatului, care trebuie să răspundă în termen de 2 zile. Dacă nici în acest interval sarcina nu este asumată, atunci se va trimite o notificare managerului de proiect. Dacă angajatul nu-şi poate asuma sarcina alocată, el va anunţa managerul de proiect.

• Modifică sarcină – se pot modifica datele privind sarcinile create, cu excepţia stării lor. Numărul orelor-om estimat nu mai poate fi modificat dacă s-a început realizarea sarcinii. Dacă se schimbă persoana responsabilă, atunci aceasta trebuie anunţată prin email.

• Actualizare stare sarcini – Starile unei sarcini sunt: „propusă”, „asumată”, „în execuţie”, „în curs de testare”, „finalizată”, „în curs de acceptare”, „acceptată”, „abandonată (anulată)”. După realizarea ei, sarcina trebuie verficată intern. Daca testele evidentiază nereguli in rezultate, sarcina va fi preluată din nou de responsabil. O sarcină verificată este apoi supusă unui process de acceptare de către client care poate valida rezultatele sau le poate refuza. Persoana asociată la un moment dat cu o sarcină are responsabilitatea tranzitiei către următoarea stare. Managerul de proiect alocă sarcini diferitelor persoane in functie de starea curentă a respectivei sarcini. La fiecare modificare a stării unei sarcini va fi trimis un e-mail persoanei responsabile pentru trecerea la următoarea stare. Managerul proiectului poate interveni asupra stării sarcinilor, iar în momentul în care un task este finalizat, acesta trebuie să completeze numărul de ore real, în vederea evaluării angajaţilor şi a cursului proiectului.

• Vizualizează sarcini - Ordonarea sarcinilor la afişarea paginii se face după data de finalizare (vor apărea primele, sarcinile care au data de finalizare cea mai apropiată). Se pot vedea următoarele sarcini care depind de finalizarea celei curente şi persoanele care lucrează la realizarea acesteia. Toate sarcinile active vor putea fi vizualizate de către managerul de proiect, iar fiecare membru al echipei isi poate vizualiza toate sarcinile alocate la un moment dat, pentru toate proiectele in care este implicat. La vizualizarea sarcinilor se va realiza o formatare conditionată care sa evidentieze sarcinile “in executie” cu termenul depasit, precum si diferentierea celor “in curs de executie” fata de cele finalizate.