Sisteme Informatice de Resurse Umane - Relații în Microsoft Access

Microsoft Access este un program utilizat pentru gestionarea bazelor de date, adică a informaţiilor. O bază de date poate fi folosită pentru a ţine evidenţa unei magazii, să controleze un inventar, să ţină evidenţa personalului dintr-o întreprindere, să facă contabilitatea unei firme etc. O bază de date este o colecţie organizată de informaţii depusă în tabele pe linii şi coloane. Ea este deservită de diferite instrumente cu ajutorul cărora putem ajunge mai uşor la informaţia dorită pentru a fi văzută, modificată sau ştearsă. Instrumentul cu care căutăm o informaţie în baza de date se numeşte cerere, iar dacă vrem să tipărim pe hârtie această cerere, ea devine un raport. O bază de date poate fi constituită dintr-un tabel sau mai multe. În cazul bazelor de date constituite din mai multe tabele, între înregistrările dintr-un tabel şi altul se pot stabili relaţii de interdependenţă cu ajutorul cărora putem identifica mai uşor informaţia căutată.

Bază de date = una sau mai multe colecţii de date aflate în interdependenţă, împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor dintre ele.

Relaţiile, au rolul de a introduce a treia dimensiune în modelul relaţional, deci de a permite extragerea de informaţii din mai multe tabele în acelaşi timp (asemănător scărilor care fac legătura între nivele unei clădiri).

Aşa cum se observă şi din figura alăturată relaţiile se realizează între două câmpuri (atribute), care reprezintă acelaşi fel de informaţii şi care aparţin celor două tabele între care se stabileşte o relaţie. De altfel, datorită acestei dublări a informaţiei folosită la realizarea relaţiilor, modelul relaţional are un grad ridicat de redundanţă.

Notă: Relaţiile au, aşa cum se va vedea ulterior, o proprietate foarte importantă, care va permite ca în baza de date să se rezolve problemele de integritate referenţială, adică de a se păstra corelaţiile logice care trebuie să existe între câmpurile tabelelor cuplate prin relaţii.

Relaţiile introduse între tabele permit ca să se poată obţine informaţii complexe despre datele conţinute în tabele. Practic o relaţie introdusă permite completarea informaţiilor obţinute dintr-o tabelă, cu alte informaţii din altă tabelă, deci cu obţinerea unei noi tabele, virtuale, care are atributele (câmpurile) ambelor tabele.

Între tabelele unei baze de date se stabilesc relaţii. Acestea reprezintă practic completarea unui tabel cu câmpuri din alte tabele.

Pentru a se putea realiza acest lucru este obligatorie existenţa unor câmpuri comune (câmpuri care să conţină acelaşi fel de date) în cele două tabele care intră în legătură, ceea ce duce totuşi la un aspect negativ, şi anume la creşterea redundantei şi la "împrăştierea" datelor.

Între tabelele unei baze de date se pot stabili patru tipuri de relaţii, si anume:

1. Relaţiile unu la unu (one to one)

Între entităţile celor doua tabele există o corespondenţă biunivocă (unu la unu). O asemenea relaţie este folosită pentru a diviza tabelele cu multe câmpuri în tabele mai 'înguste' în scopul creşterii lizibilităţii lor si a creşterii vitezei de prelucrare a acestor tabele.

Pentru ca o relaţie să fie one to one, este necesar ca în ambele tabele, câmpul de legătură să aibă caracter de unicitate pentru toate înregistrările tabelei respective.

2. Relaţiile unul la mai mulţi (one to many)

O entitate din tabela părinte este legată de nici una, una, două sau mai multe entităţi din tabela copil. O asemenea relaţie se realizează în general între cheia principala a tabelei părinte si cheia externă a tabelei copil. Este cel mai răspândit tip de relaţie.

Pentru ca o relaţie să fie one to many, este necesar ca în tabela părinte câmpul de legătură să aibă caracter de unicitate pentru toate înregistrările acesteia, pe când în tabela copil, câmpul de legătură poate să ia în mai multe înregistrări aceiaşi valoare.