Controlul Documentar

1.Conceptul de control documentar

Controlului documentar este procedeul de stabilire a realităţii, legalităţii şi eficienţei operaţiunilor economice şi financiare prin verificarea documentelor primare şi centralizatoare, a înregistrărilor în evidenţa tehnic-operativă şi în cea contabilă.

Această formă de control este cea mai folosită în practica economică şi financiară şi se realizează pe baza unor documente justificative. Controlul documentar poate fi preventiv sau ulterior şi procedeul stabileşte realitatea, legalitatea şi eficienţa activităţilor economico-financiare. În cadrul acestui tip de control sunt examinate documentele primare şi centralizatoare, înregistrările în evidenţa tehnico-operativă şi situaţiile financiare şi bilanţurile.

În activitatea de control financiar, documentele şi evidenţele contabile, trebuie privite sub triplu aspect:

- înscris constatator al unei operaţiuni financiare;

- act (juridic) financiar;

- mijloc (dovadă) evidenţa scrisă.

Analiza financiar-contabilă, presupune existenţa unor documente secundare şi terţiare, precum registrul jurnal, registrul inventar, soluţiile financiare etc., pe lângă documentele primare(chitanţă, factură, dispoziţie de plată).

Documentele sau evidenţele financiar-contabile trebuie analizate ca:

- informaţii – elemente de cunoaştere;

- date – expresia simbolică a informaţiilor;

- documente – suport de hartie.

Controlul financiar documentar poate fi clasificat atât din punct de vedere al formei, cât şi din punct de vedere al conţinutului.

1.Din punct de vedere al formei, controlul ţine cont de autenticitatea, exactitatea întocmirii, valabilitatea şi efectuarea corectă a calculelor.

Autenticitatea documentelor prin control urmăreşte:

• modul de utilizare a documentelor tipizate;

• completarea cu toate datele necesare solicitate de imprimat;

• completarea justă a datelor şi existenţa eventualelor corecturi nesemnate, falsificări, ştersături;

• existenţa semnăturilor originale ale persoanelor în drept să dispună şi să controleze operaţiunile respective, precum şi semnăturile persoanelor care eliberează şi primesc valori;

• echivalenţa dintre documentele şi justificările anexate.

Dacă documentele nu îndeplinesc unele din cerinţele de mai sus, atunci ele îşi pierd caracteristica de autenticitate.

Controlul exactităţii întocmirii şi valabilităţii documentelor se efectuează în legătură cu momentul şi condiţiile producerii operaţiunilor economice şi financiare pe care le înregistrează. Unele unităţi parimoniale îşi înregistreză operaţiunile în documente la termene stabilite anticipat, situaţie care poate determina apariţia unor erori şi astfel apariţia unor îndoilei referitoare la autenticitatea, exactitatea şi valabilitatea datelor.

Controlul efectuării corecte a calculelor înseamnă verificarea din punct de vedere matematic a datelor înregistrate în documente. Rolul acestui tip de control este acela de a elimina eventualele erori de calcul, deoarece există situaţii în care acestea ascund nereguli, fraude, sustrageri, evaziuni fiscale.

2. Luând în considerare conţinutul, controlul financiar al documentelor face referire la legalitatea, realitatea şi eficienţa activităţilor desfăşurate.

Legalitatea documentelor presupune ca acestea să fie realizate în concordanţă cu normele legale privind disciplina financiară a operaţiunilor pe care le reflectă. Din punct de vedere al legalităţii, conţinutul documentelor justificative se confruntă cu legile, ordinile şi prevederile actelor normative care stabilesc justeţea operaţiunilor înregistrate.

Controlul realităţii şi exactităţii operaţiunilor economice şi financiare îşi propune să stabilească dacă acestea s-au efectuat în limitele, condiţiile şi locul indicat în documentele justificative. În cazul în care există incertitudine asupra realităţii operaţiunilor supuse verificării se recurge la controlul faptic, solicitându-se celor ce au semnat documentele, să verifice realitatea operaţiunilor, inclusiv autenticitatea semnăturilor.Acest obiectiv al controlului financiar asupra documentelor primare se realizeză şi prin tehnica controlului reciproc şi încrucişat al documentelor.

Controlul financiar sub aspectul eficienţei operaţiunilor economice şi financiare, urmăreşte necesitatea, economicitatea şi oportunitatea acestora.

Necesitatea verifică utilitatea operaţiunilor înscrise în documente, oferind măsuri pentru eliminarea risipei şi încetarea operaţiunilor ineficiente. Controlul din punct de vedere al economicităţii are în vedere necesitatea operaţiunii financiare în cadrul unei entităţi economice şi dacă acea operaţiune are un rezultat financiar benefic asupra entităţii. Oportunitatea vizează raportul dintre momentul ales şi locul stabilit, atât din punct de vedere economic, cât şi financiar.

Principalele tehnici de control documentar-contabil sunt:

- controlul cronologic;

- controlul invers cronologic;

- controlul sistematic sau pe probleme;

- controlul reciproc;

- controlul încrucişat;

- controlul combinat sau mixt;

- investigaţia de control;

- calculul de control;

- examenul critic;

- analiza şi studiul general;

- comparaţia contabilă;

- analiza contabilă;

- balanţa analitică de control;

- balanţa de control contabilă sintetică;

- balanţa de control şah;

- tehnica operaţiunilor bilanţiere.

Controlul cronologic se efectuează în ordinea întocmirii, înregistrării şi îndosarierii documentelor. Documentele sunt verificate pe fiecare zi, la rând, în ordinea în care sunt păstrate, fără nici o grupare sau sistematizare în prealabil. În cadul acestui control, atenţia organului de verificare, cade pe un număr mare de operaţiuni diferite. Aceasta formă de control este simplă, se efecuează cu uşurinţă, însă nu se poate urmări, cu grad mare de precizie un singur subiect.