Stabilirea Bugetelor în Cadrul Proiectelor

Stabilirea bugetelor in cadrul proiectelor

I .Definitii generale

Managementul proiectelor este un domeniu destul de recent aparut, iar importanta sa a cunoscut o crestere majora datorita faptului ca, la scara europeana si internationala, tot mai multe actiuni se desfasoara în cadrul unor proiecte. Resursele utilizate de aceste proiecte (mai ales cele financiare) au un rol din ce în ce mai mare (vezi sumele derulate prin programele PHARE sau SAPARD) în dezvoltarea economica iar aria lor de aplicabilitate este în crestere.

Proiectul reprezinta o suma de activitati care conduc la realizarea unui scop comun si necesita un consum important de resurse (umane, materiale, financiare, echipamente, informatii documentare si timp). Punerea în practica a unui proiect presupune un moment initial si un moment final al proiectului, deci o durata de realizare. Momentul initial este considerat cel în care se ia decizia de a se trece la conceperea unui proiect, iar cel final este cel în care se închie ultima activitate prevazuta de proiect.

Managementul de proiect consta în planificarea, organizarea si gestionarea (controlul) sarcinilor si resurselor ce urmaste atingerea unui anumit obiectiv, în conditiile existentei unor constrângeri referitoare la timp, resurse si costuri.

Programele, ca si proiectele, au o conducere clar definita. Exista mai întâi un director/manager de program/proiect (Project Director, Project Manager, Project Coordinator, Team Leader). Managerul de proiect coordoneaza o echipa, complexitatea proiectului impunând participarea a mai mult de o singura persoana. Pe de alta parte, din multe puncte de vedere diferentele dintre programe si proiecte sunt notabile. Iata câteva dintre acestea:

Caracteristica Program Proiect

1. Anvergura Componente de politica nationala sau regional Initiative locale sau subprograme

2. Durata Durata nedefinita sau de ordinul anilor Luni (cel mai adesea) sau ani

3. Bugetul Buget alocat global si modificabil Buget fix, alocat cu destinatie precisa

4. Rolul echipei Management (planificare, coordonare,control) Implementare

5. Orientarea evaluarii Asupra impactului si performantei Asupra performantei

Managementul costurilor

1. Notiuni generale

Managementul costurilor cuprinde atât controlul cheltuielilor, cât si pe cel al veniturilor. De asemenea, acest control implica analiza modului în care sumele de bani primite sau cheltuite se înscriu în buget, dar si momentul acordat fiecarei tranzactii.

Factorii determinanti pentru managementul costurilor sunt:

• atentia acordata costurilor de catre stakeholderi;

• defalcarea sarcinilor pe pachete de lucru usor gestionabile;

• divizarea bugetelor astfel încât fiecarui pachet de sarcini sa-I corespunda o parte proprie din bugetul total;

• stabilirea unui calendar eficient al lucrarilor;

• practicarea unui management eficace, astfel încât sa asigure respectarea calendarului;

• realizarea unei metode eficiente de comparare a cheltuielilor efectiv realizate cu cele planificate;

• întocmirea corespunzatoarea a specificarilor si contractelor;

• investigarea soliditatii financiare a clientului;

• investigarea din punct de vedere financiar a furnizorilor si a subcontractorilor;

• utilizarea eficienta a licitatiilor, încât sa asigure cele mai reduse costuri;

• înregistrarea timpului suplimentar lucrat;

• monitorizarea platiilor;

• recuperarea cheltuielilor pentru facturi de telefon, consumabile etc.;

• facturarea corecta a clientului;

• întocmirea de rapoarte periodice.

2. Tipuri de costuri

În lucrarile de management de proiect sunt indicate multiple tipuri de costuri. Toate aceste tipuri sunt cunoscute de catre contabilul si economistul cu care colaboram. Pentru noi, managerii de proiect sau membrii echipei de proiect, este util sa cunoaatem urmatoarele categorii de costuri:

Costuri de capital – cele legate de achizitionarea materialelor (în general a elementelor de proiect care au forma fizica). Tot aici mai sunt incluse costurile cu instalarea si punerea în functiune a acestora.

Costuri de exploatare – mentenanta materialelor cumparate anterior.

Costuri financiare – legate de sursele de finantare ale unui proiect. Un proiect poate avea surse multiple de finantare: de la bugetul statului,fonduri nerambursabile, grant-uri, sponsorizari, credite bancare. Costurile legate de aceste surse sunt de exemplu: rata dobânzii pentru credite; rata dividendelor care trebuie platite actionarilor.

Costuri fixe: sunt cele care nu se modifica. De exemplu daca organizez un târg de carte închiriez un numar de standuri. Chiria pentru acele standuri este fixa: nu se modifica indiferent de câte standuri am. Asta doar daca nu sunt un bun negociator. Salariul pe care îl platesc paznicului este iar un cost fix pentru ca îi dau o suma fixa care nu depinde de câte standuri am sau alte lucruri de genul acesta.

Costuri variabile: sunt cele care se modifica. De exemplu pentru fiecare stand de mai sus angajez studenti care sa îmi reprezinte editura si sa îmi vânda cartile; în general acesti studenti sunt platiti în functie de vânzari: cu cât vând mai mult cu atât câstiga mai mult. Aceeasi situatie este cu agentii de asigurare: cu cât fac mai multe polite cu atât câstiga mai bine. Costuri directe: sunt cele care pot fi calculate pe unitate de produs vândut sau chiar produs. De exemplu, salariul pe care îl dau studentilor este cost direct pentru ca stiu câte carti îmi poate vinde si mai stiu si cam câte cartii se vând în general. Chiria iar e un cost direct pentru ca stiu cât ma costa sa închiriez câte un umbrar. Daca vreau sa fac o masa stiu ca am nevoie de patru picioare si o tablie; stiu cât costa lucrurile acestea luate separat. Alt exemplu: daca cer consultanta. Costurile directe nu