Reingineria Procesului de Business de Gestionare a Comenzilor pentru Achiziția de Produse Farmaceutice și Nonfarmaceutice de Către Farmacii

1. Descrierea procesului de business şi modelarea mediului în care se desfăşoară folosind analiza centrată pe lucru (Work Centered Analysis)

1.1. Executive summary

În cadrul firmei de distribuţie de produse farmaceutice şi nonfarmaceutice către farmacii (A&D Pharma) s-a realizat o diagnosticare a principalelor megaprocese care aduc valoare activităţii firmei.

Acestea sunt :

• procese de business comerciale (achiziţii de marfă de la producători şi furnizori externi şi interni);

• procese logistice de depozitare şi livrare;

• procese de marketing;

• procese de vânzare către clienţi;

• procese de dezvoltare strategică.

În cadrul megaprocesului de vânzări (megaproces care reprezintă practic ponderea cea mai mare de valoare adăugată adusă activităţii firmei) procesele de vânzare către clienţi erau structurate astfel:

• procese de vânzare prin comandă telefonică;

• procese de vânzare prin agenţi.

Aceste două procese de business deşi au acelaşi scop final (efectuarea de tranzacţii de vânzare către clienţi) au beneficii certe, însă există şi funcţii care s-au dovedit a putea fi optimizate printr-o remodelare a procesului iniţial.

Această remodelare va fi susţinută de o nouă aplicaţie web integrată cu actualul sistem de gestionare a vânzărilor companiei.

Astfel, noul proces de business nu va înlocui total cele două modalităţi existente de efectuare a comenzilor de către clienţi (vânzarea prin telefon şi vânzarea prin agenţi), însă va sprijinii cu succes aceste procese aducând valoare activităţii de vânzare a companiei.

1.2. Mandatul

Pe parcursul diagnosticării proceselor de business ale companiei s-au identificat mai multe procese care aduc plus de valoare business-ului (procese cheie), iar megaprocesul de vânzare s-a dovedit a fi cel mai important proces desfăşurat în companie.

Optimizarea procesului de vânzare marfă către clienţi s-a dovedit un “must” în vederea îmbunătăţirii activităţii, iar analiza SWOT efectuată a relevat necesitatea modelării unui proces de vânzări on-line care aduce anumite beneficii:

• reducerea timpilor de aşteptare ai clienţilor în vederea iniţierii unei comenzi;

• modalitatea simplă de interogare a stocurilor distribuitorului;

• timpul redus de realizare al unei comenzi;

• informarea cu privire la situaţia financiară a fiecărui client în relaţia cu distribuitorul;

• informarea cu privire la status-ul facturilor clientului;

• informarea cu privire la ofertele şi promoţiile în desfăşurare.

1.3. Prezentarea succintă a mediului în care evoluează procesul (folosind work centered analysis) cu eventuala prezentare grafică.

Activitatea de distribuţie produse realizată de companie se desfăşoară în cadrul pieţei farmaceutice având ca principale elemente furnizorii, clienţii firmei, produsele achiziţionate, depozitate, vândute şi livrate clienţilor.

Toate aceste elemente sunt susţinute de resurse umane, logistice, financiare şi de sistemele informatice utilizate.