Sistemul Informațional

SISTEMUL INFORMATIONAL

Majoritatea specialistilor au fost de acord în privinta faptului ca tehnologia informationala conduce la modificari ample, în sensul manipularii si utilizarii informatiei. De exemplu, se asteapta o crestere de aproximativ patru ori a numarului de computere utilizate în birouri, atingându-se o valoare de 46 milioane de bucati în anul 2000; acest fapt da posibilitatea managerilor sa capete si sa utilizeze mai multe informatii, de mai buna calitate. Pentru a profita de aceasta ocazie, managerii trebuie sa perceapa corect sistemele informationale computerizate si particularitatile acestora.

NATURA SITEMULUI INFORMATIONAL

În ciuda tehnologiilor complexe, conceptele care stau la baza sistemelor informationale unt simple si într-un fel familiare. Pentru a întelege aceste sisteme este recomandabil sa se faca diferentierea între date si informatii si sa se utilizeze un sistem de vizualizare a procesarii informatiei.

Datele fata de informatii. Desi adesea se foloseste termenul de data si informatie cu acelasi sens, specialistii în informatica vad între cele doua notiuni o mare diferenta. Datele reprezinta fapte si

Cifre neanalizate. De exemplu, atunci când se cumpara o cutie de 250 ml. De lapte într-un supermarchet, casa, conectata la un computer central, transmite faptul ca o cutie de lapte de 250 ml. a fost vânduta. Totusi aceste frânturi de date nu sunt relevante pentru conducere.

Pentru a fi utile managementului unui astfel de supermarchet, aceste date trebuie sa fie transformate în informatii, adica analizate si procesate în asa fel încât acestea sa capete o anumita semnificatie pentru persoanele care iau decizii. De exemplu, datele cu privire la cutia de lapte vânduta, procesate alaturi de alte date, conduc la cifre care releva stocul curent de lapte. Aceste informatii pot fi utile angajatilor din departamentele aprovizionare, livrare si depozitare. Datele referitoare la lapte pot fi procesate în continuare , pentru a releva cifrele vânzarilor divizate pe schimburi, pe zile. Procesarea electronica a datelor (PED)reprezinta transformarea datelor în informatiilor prin intermediul mijloacelor electronice. Uneori diverse activitati desfasurate cu ajutorul computerului sunt atribuite departamentului PED. Mai nou, aceste activitati au fost numite sisteme informationale.

Diferenta dintre cele doua concepte are o importanta majora atât pentru manageri, precum si pentru specialisti în computere. Sa analizam în continuare situatia de la Bethlehem Steal. Confruntata cu o concurenta straina puternica si din necesitatea de a functiona cu o forta de munca restrânsa, compania a început sa analizeze tehnologiile în domeniul informational, privindu-le ca pe un sprijin în lupta cu concurenta. Echipa manageriala a ales 14 specialisti de la IBM, împreuna cu care a analizate necesitatile informationale ale unui producator de otel. Dupa ce au intervievat 239 de muncitori, apartinând tuturor nivelurilor organizatiei, o singura problema s-a remarcat în mod deosebit. "Sunt prea multe date si prea putine informatii" a afirmat vicepresedintele serviciilor informationale. Ca urmare, compania a instalat sisteme îmbunatatite care sa transforme date în informatii necesare cresterii productivitatii.

Procesarea informatiilor: o viziune sistemica. Pentru obtinerea informatiilor necesare diferitelor scopuri, firmele îsi dezvolta sisteme informationale. Notiunea de sistem informational este strâns legata de abordarea sistemica a organizatiei, deoarece un sistem informational poate fi vazut ca un proces complex în care sunt introduse date care sunt transformate pentru obtinerea informatiilor.

Într-un sistem informational, intrarile sunt reprezentate de date. Aceste date sunt transformate sau procesate. Procesarea presupune numeroase manipulari si analize ale datelor cu scopul de a le transforma în informatii. Sistemul de procesare a datelor foloseste memoria de date, un sisteme de stocare a datelor în scopul utilizarii lor ulterioare. Iesirile sunt reprezentate de rapoarte, documente si alte rezultate ale sistemului, care furnizeaza informatiile necesare pentru adoptarea deciziilor. Controlul, consta în masuri de protectie pentru asigurarea faptului ca rezultatele sunt corespunzatoare si servesc scopurilor propuse.

Prin natura sa, sistemul informational poate fi definit ca un set de metode si proceduri destinate colectarii, procesarii, stocarii si distribuirii informatiilor care vor sta la baza conceperii planurilor, a adopta deciziilor, a coordonarii si a controlului. Nu este obligatoriu ca sistemele informationale sa fie computerizate. De exemplu, un manager de la Mrs. Fields ar fi putut descoperi, fara sa utilizeze un computer, câte serii de prajituri trebuie sa produca într-o zi astfel încât sa se reduca cantitatea produselor consumate.

SISTEMUL INFORMATIONAL AL CALITÃTII

De la generarea pâna la eliminarea sa, informatia un anumit drum, denumit circuit informational.

Un circuit informational poate vehicula simultan sau într-o ordine prestabilita mai multe fluxuri informationale. În acest context, fluxul informational este un ansamblu de date, informatii si decizii necesare pentru desfasurarea unei anumite operatiuni, actiuni sau activitati.

În domeniul calitatilor produselor, este necesar sa se faca distinctie între fluxurile informationale externe, existente între domeniul calitatii produselor si alte domenii, si fluxurile informationale interne, existente în interiorul domeniului calitatii produselor între diferite compartimente.

Se pot delimita patru etape mai importante în desfasurare activitatilor privind calitatea produselor sau a productiei, si anume:

a) activitati referitoare la calitatea materiilor prime, materialelor, semifabricatelor si subansamblate primite de la furnizori;

b) activitati referitoare la calitatea proceselor de productie;

c) activitati referitoare la calitatea produselor finite;