Secretariatul domeniu de activitate în administrația publică

1) Conceptul de secretariat/secretar

Odată cu actuala revoluție tehnico-științifică secretariatul a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă, beneficiind de funcții și roluri multiple și complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformări sunt valabile și în cazul societății românești .

În literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu cu activități, atribuții și sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activități și tehnici de lucru specifice, respectiv activități de documentare, protocol, arhivare de documente .

Secretariatul reprezintă un element necesar și obligatoriu funcționării optime a managerilor la toate nivelele activităților de: prevedere, programare, organizare, structurare a activității ( coordonare, decizie și control).

Din punct de vedere comunicativ secretariatul asigură funcționarea optimă a fluxurilor de informații și decizionale, prin organizarea corespondenței zilnice, clasificarea și selectarea corespondenței, circulația informației între servicii, stenografiere, organizarea întrunirilor și a ședințelor, dactilografierea materialelor etc.

În sens general, o activitate de secretariat eficientă trebuie să se bazeze de multe ori pe ingeniozitatea și creativitatea secretarelor, pe cunoașterea și aplicarea în practică a metodelor de cercetare calitative specifice redactării, analizei de text sau pe analize cantitative statistice ale diferitelor domenii de activitate.

În mod specific, activitatea de secretariat are în vedere cinci domenii mari care vizează: corespondența, documentarea ca selectare optimă a informațiilor de către manager, scriereea rapidă prin întocmirea proceselor verbale, traduceri și transcrieri ale textelor scrise, relații cu publicul și rezolvarea problemelor de protocol.

Așadar, un secretar trebuie să aibă o serie de calități, calități pe care le voi descrie într-un capitol ulterior.

2) Istoricul activității de secretariat

O abordare evolutivă a meseriei de secretar nu poate fi realizată decât în contextul evoluției istorice a managementului și mijloacelor de comunicare. Încă de la începutul practicării acestei meserii au putut fi evidențiate trei elemente esențiale care i-au marcat funționarea până în zilele noastre . Astfel, aceste elemente sunt:

- Meseria a apărut și funcționat, întotdeauna, pe lângă factorii de decizie ai activității economico-sociale

- La baza acestei activități a stat trasarea informației scrise

- Cerința esențială, sub aspect deontologic o reprezintă confidențialitatea

Confidențialitatea este sugerată chiar din termenul de „secretar” (a), termen ce provine din latinescul „secretum” (secret, taină) și desemnează o persoană care știe și păstrează secrete .

Primele forme ale scrierii au apărut din necesitățile administației de stat de a emite dispoziții, de a da ordine și a administra bunuri, aceste activități fiind executate de scribi, sectertarii autorităților, considerați a constitui prima celulă a birocrației în Orientul antic.

În perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializați în comunicarea scrisă.

La vremea respectivă, problema confidentialității era ridicată doar la nivel oral, fiind extrem de rare persoanele care știau să citească. Astfel se explică și practica unor autorități de a tăia limba scribilor, în vederea asigurării păstrarii secretului profesional.

Termenul gramatikos, termen ce denumește în limba greacă profesia de „secretar” poate fi considerat cel mai sugestiv, în ceea ce privește posibilitățile asocierii acestei meserii cu începuturile scrierii.

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul și prin evoluția mijloacelor de comunicatie, s-au conturat alte mijloace funcționale ale acestei profesii.