Data Management System

Ce este DMS?

Un Sistem de management al documentelor (cunoscut și sub abrevierea DMS, de la engleza Document Management System) este un sistem software(sau un set de aplicații software) care furnizează, de regulă, capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare și de regasire rapidă a documentelor.

Documentele electronice se impart in următoarele clase:documente elaborate in editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office)

Copia electronică a documentelor pe hartie (obtinuta prin scanare - exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte)

Fișiere sursa sau binare obtinute de personalul organizatiei in urma activității acestuia (exemple: fisiere program (pas,java), fișiere aplicații grafice (Maya, 3D Studio Max), fișiere executabile (exe). In această categorie intră orice alt tip de fișier.

Aceastã aplicatie oferã:

Managementul documentelor si a fluxului acestora în cadrul organizatiei sau între documentele interne ale organizatiei si mediul extern al acesteia, prin intermediul Internetului;

Arhivarea si restaurarea documentelor pe nivele de acces;

Grad sporit de securitate a informatiilor datoritã algoritmilor de criptare utilizati;

Implementarea si folosirea semnãturii electronice, conform legii;

Lucrul în echipã pe un acelasi document sau seturi de documente;

Cãutarea si regãsirea rapidã a informatiilor, folosind sistemul motoarelor de cãutare.

Managementul documentelor

In cadrul unei organizatiii cu un flux mare de informatii, controlarea accesului la documente, sau colaborarea la întocmirea si gestiunea, pe fluxul definit al circulatiei si existentei acestor documente, sunt operatiuni extrem de sensibile. Documentele importante pot fi pierdute, rescrise sau greu de gãsit. Utilizand Sistemul de Gestionare a Documentelor - DMS, se permite accesul rapid si fluent la informatiile din baza de date, functie de competentele si drepturile de acces ale utilizatorilor precum si controlul eficient al fluxului de documente de intrare, de la diversi utilizatori. Cu alte cuvinte, se va înregistra istoria fiecãrui document, modificarile facute asupra acelui document, data si autorul modificãrilor.

Accesul si arhivarea documentelor pe nivele de securitate

Este de la sine înteles cã intr-o organizatie, accesul la informatiile importante nu este permis tuturor angajatilor, astfel încât este necesara implementarea un sistem de securitate a datelor. Sistemul de Gestionare a Documentelor – DMS propune accesul bazat pe roluri multi-nivel, astfel încât pe baza unei parole individuale de acces, fiecare angajat al organizatiei poate vizualiza doar acele documente care rãspund la parola respectiva. Astfel, documentele cu nivel ridicat de securitate pot fi accesate doar de persoanele autorizate, iar documentele de interes comun pot fi accesate de orice cetãtean, accesul la acestea nefiind restrictionat. Existã de asemenea optiunea de a interzice accesul unui utilizator la anumite documente. Modificarea si arhivarea documentelor se realizeaza tot pe baza de parolã.