Funcțiile Managementului

FUNCŢIILE MANAGEMENTULUI

Henry Fazol care este considerat fondatorul identificării şi analizei proceselor de management a delimitat cinci funcţii principale: previziunea, optimizarea, comanda, coordonarea şi controlul. În prezent între specialişti nu există o unanimitate în ce priveşte numărul, denumirea şi definirea conţinutului funcţiilor managementului.

Justion Longencker şi Charles Pringle definesc următoarele funcţii ale managementului: planificarea, luarea deciziilor, organizarea pentru performanţe eficace, dirijarea şi motivarea, controlul rezultatelor.

W.C. Duncan delimitează trei funcţii ale managementului: planificarea, organizarea, controlul.

În ţara noastră specialiştii noştri au ajuns la un consens cvasiunanim definind următoarele funcţii ale managementului: previziunea, organizarea, coordonarea, antrenare-motivare, evaluare-control.

FUNCŢIA DE PREVIZIUNE-PLANIFICARE

Funcţia de previziune reprezintă cea mai importantă funcţie a managementului şi constă în anticiparea pe termen scurt, mediu sau lung a evoluţiei viitoare a unui sistem economico-social condus, cât şi anticiparea modalităţilor de acţiune în vederea realizării obiectivelor propuse prin alocarea resurselor umane, materiale şi financiare necesare.

Prin această funcţie se stabileşte politica organizaţiei, (se stabilesc principiile unitare de acţiune şi liniile generale) planificarea activităţiilor (se fundamentează toate obiectivele şi orientările stabilite prin strategia tactică şi politică) şi programarea tuturor acţiunilor organizaţiei.

Definirea şi rolul planificării

În activitatea de management, planificarea are ca scopuri stabilirea obiectivelor şi identificarea strategiilor de urmat pentru îndeplinirea acestora.

Planificarea urmăreşte, pe de o parte, identificarea obiectivelor şi strategiilor organizaţiei, iar pe de altă parte găsirea acelor modalităţi de acţiune astfel încât cantitatea de resurse consumate (implicate) în atingerea obiectivului să fie minimă.

Exercitatea funcţiei de planificare obligă factorii manageriali să gândească înainte de lansarea unei acţiuni, să-şi dezvolte metode şi standarde care să permită un control efectiv şi eficient în procesul de management şi să elaboreze planuri clare şi oportune de realizare a obiectivelor. Exercitatea corespunzătoare a funcţiei de planificare oferă organizaţiei posibilitatatea de a face faţă mai bine evoluţiilor neprevăzute, în special din mediul extern, dar şi din cel intern acesteia.

Principalii factori care impun definirea şi exercitatea funcţiei de planificare sunt:

- mărimea intervalului de timp dintre momentul adaptării deciziilor şi cel al observării rezultatelor acestora;

- creşterea complexităţii organizaţiei;

- accelerarea dinamicii schimbării elementelor mediului extern al organizaţiei;

- creşterea inerdependenţelor dintre funcţia de planificare şi celelalte funcţii ale procesului de management.

Planificarea oferă posibilitatea managerilor de a adopta, pe întreg parcursul desfăşurării procesului de management, funcţionalitatea şi/sau structura organizaţiei în concordanţă cu dinamica mediului extern acesteia, precum şi de a selecta strategiile ce se potrivesc cel mai bine cu condiţiile specifice în care se exercită managementul organizaţiei în fiecare perioadă sau moment de timp.

Planificarea trebuie să asigure răspunsuri la cel puţin următoarele întrebări:

- Care sunt obiectivele de îndeplinit?

- În ce condiţii trebuie îndeplinite obiectivele, respectiv care sunt caracteristicile mediului exterior organizaţiei?

- Ce acţiuni trebuie întreprinse şi care sunt modurile de evaluare a rezultatelor obţinute?

- Cu ce resurse umane şi materiale trebuie îndeplinite obiectivele propuse?

- În cât timp vor fi îndeplinite obiectivele? Care sunt termenele limită?

- Care sunt modalităţiile concrete de implementare a planurilor şi eventual de schimbare a strategiilor pe parcursul desfăşurării procesului de management?

Elemente fundamentale în planificare

Există diverse puncte de vedere cu privire la elementele considerate fundamentale în elaborarea planurilor.

Un prim punct de vedere (IDC) îl constituie cel potrivit căruia funcţia de planificare solicită factorilor managerilai să ia decizii privitoare la patru elemente fundamentale şi anume: obiective; acţiuni;resurse;implementarea

Gannen (Gan) subliniază că elementele fundamentale ale procesului de planificare sunt: misiunea; strategiile;bugetele.

Pe lângă aceste elemente principale , pe de o parte ca elemente derivate, iar pe de altă parte ca particularizări specifice diferitelor niveluri şi arii de management pot fi subliniate: politicile; procedurile;regulile.

FUNCŢIA DE ORGANIZARE FORMALĂ ÎN MANAGEMENT

Organizarea constituie a doua funcţie a rocesului de management luate în ordinea executărilor şi are ca obiectiv principal adaptarea structurii organizaţiei la cerinţele impuse de modalităţile de îndeplinire ale obiectivelor sale fundamentale.

Organizarea este cea mai amplă şi cea mai complexă funcţie a managementului fiind strâns legată de mărimea organizaţiei, natura, specificul şi partucularităţile acesteia.

Definirea şi rolul organizării formale

Ca funcţie a procesului de management, organizarea defineşte totalitatea proceselor de conducere prin intermediul cărora se divizează activitatea ansamblului, stabilindu-se şi delimitându-se subactivităţile şi sarcinile corespunzătoare, având în vedere resursele disponibile şi utilizarea lor cât mai eficientă în atingerea scopurilor şi obiectivelor planificate.

Organizarea formală presupune guparea după criterii de funcţionalitate şi eficienţă a sarcinilor, precum şi delegarea responsabilităţii îndeplinirii lor.

Există o puternică interdependenţă între organizare şi funcţia de planificare. Astfel, pe de o parte, planificarea prin elementele sale influenţează dierct organizarea în sensul determinării celei mai bune forme de organizare în scopul îndeplinirii obiectivelor propuse. Pe de altă parte însă, organizarea propusă trebuie să fie şi posibil de realizat în condiţiile concrete existente. Deci un anumit mod de organizare, prin elementele sale poate favoriza sau nu realizarea practică efectivă a unei organizări considerate necesare.

Exercitarea funcţiei de organizare vizează două aspecte principale:

1. Stabilirea structurii organizatorice cuprinzând: stabilirea elementelor(posturi, funcţii, compartimente, niveluri orgaizatorice); stabilirea fluxurilor între elementele organizaţiei; stabiliraea documentelor corespunzătoare structurii; stabilirea tipului de structură organizatorică.

2. Stabilirea şi organizarea principalelor compartimente (producţie, marketing, resurse umane, financiar-contabil, cercetare-dezvoltare). Acest atribut revine managementului de nivel mediu şi/sau inferior.