Organizarea și funcționarea funcției de negociatori

Organizarea si functionarea echipei de negociatori

Negocierea este un proces dinamic de ajustare prin care doua parti , fiecare cu obiectivele sale proprii discuta impreuna pentru a ajunge la o intelegere mutual satisfacatoare pe baza interesului comun.

In sens mai larg negocierile se refera la toate actiunile vizind incheierea de contracte economice externe privind schimbul de marfuri , prestatii de sevicii , efectuare de lucrari de investitii , schimburi valutare , etc.

Negocierile se poarta de regula in echipa . Nu ar trebui sa existe cazuri in care are loc o negociere doar intre doua persoane. Echipele de negociere cuprind mai multe specialitati.

- Comerciant – care de regula este seful echipei si care are ca responsabilitate pretul marfii , elementele de politica comerciala.

- Inginer – care va trata aspectele tehnice ale afacerii : calitate , specificatie, ambalaj, termen de livrare.

- Finantist – care are in responsabilitate conditiile de plata , metodele de asigurare a creditului , garantii financiare , trate.

- Jurist – care se ocupa de redactarea propriu- zisa a contractelor , termene si conditii ale actului respectiv, de modul de solutionare a litigiilor.

In cazul in care exista intr- adevar o echipa de negociere aceasta isi fixeaza un negociator sef care conduce negocierea .De regula negocierea nu formeaza obiect de pregatire universitara a tuturor specialistilor.Juristii sau inginerii nu au pregatire speciala de negociere.

De aceea se pune problema ca din cadrul acestor meserii sa se aleaga acele persoane care pot fi buni negociatori chiar daca nu au pregatire speciala in acest domeniu.

Conducatorul echipei de negociere este ales adesea datorita pozitiei pe care o

are in companie sau intreprindere cum ar fi directorul care se ocupa de export sau seful departamentului de import.

La alegerea conducatorului se recurge la urmatoarele criterii:

- abilitatea de a conduce echipa de negociere, indiferent daca structura acesteia este comerciala sau tehnica

- gradul de responsabilitate si de decizie pe care si-l poate asuma seful echipei pe parcursul negocierilor.

Cel ce conduce echipa de negociere trebuie sa aiba suficiente cunostinte despre toate problemele implicate in negociere care sa-l faca capabil sa-si aduca o contributie inteligenta la fiecare problema discutata si sa coordoneze eficient activitatile si luarile de cuvint ale membrilor echipei de negociere si ale celorlalti specialisti atrasi pe parcursul negocierilor.

Sarcinile conducatorului echipei de negociere sunt:

- sa selectioneze membrii echipei;

- sa pregateasca planul de negociere ;

sa se ingrijeasca de primirea mandatului de negociere;

- sa conduca negocierile si pe parcurs sa numeasca pe membrii echipei care sa-si sustina punctul de vedere ;

- sa ia toate hotaririle legate de nivelul concesiilor ;

- sa finalizeze si sa semneze contractul ;

- sa se asigure ca contractul este incheiat conform mandatului ;

- sa intocmeasca raportul asupra negocierii .

Conducatorul echipei trebuie ca permanent sa mentina moralul colegilor in orice situatie si sa caute sa obtina de la fiecare membru al echipei contributia maxima pe care o poate da , el fiind un exemplu in acest sens.