Controlul costurilor în organizațiile publice

1.De la contabilitatea generala

la contabilitatea de gestiune

Spre deosebire de contabilitatea generala care furnizeaza unor interlocutori exteriori dari de seama a activitatilor si care clasifica actiunile contabile in functie de natura lor, contabilitatea de gestiune are ca finalitate furnizarea catre responsabilii organizatiei a unor informatii utile pentru gestiunea acesteia.

Definirea misiunilor atribuite contabilitatii analitice in planul contabil revizuit ar putea lasa loc unei supozitii conform careia contabilitatea generala nu are nici o vocatie de gestiune.

Cu toate acestea trebuie sa se precizeze ca, contabilitatea generala raspunde in termeni generali si intr-o maniera imediata la intrebarea “ ce fel de rezultat”? Ea nu da raspuns la intrebarea “de ce acest rezultat”?

In ceea ce priveste analiza functionala si analiza financiara, este de dorit sa se lucreze asupra principalelor agregate care traduc fluxurile financiare sau fluxurile reale de capital si de bunuri, deci asupra elementelor contabilitatii generale.

In schimb, pentru a raspunde la intrebarea de ce aprovizionarea reprezinta o anume suma, este necesar sa se faca o ocolire prin ciclul de exploatare al acestei activitati si deci prin contabilitatea analitica.

Contabilitatea analitica sau contabilitatea de gestiune clasifica deci informatiile contabile dupa mai multe dimensiuni:

-Pe centru de resposabilitate: un centru de responsabilitate este o parte a organizatiei dirijata de catre un responsabil clar identificat. Regruparea informatiei contabile pe centru de responsabilitate ne permite sa planificam si sa controlam mai bine activitatea acestor centre: fixarea obiectivelor responsabilului, furnizarea datelor asupra costurilor acestora permitand un control mai bun.

-Pe produs: atribuirea pentru fiecare unitate de produs, pentru fiecare prestatie de serviciu, a partii sale corespunzatoare din costurile de productie, permite determinarea costului complet al acestui produs sau al acestei prestatii de servicii.

Se poate astfel compara costul complet si pretul de vanzare, costurile diferitor procedee de fabricatie si, la modul general, se poate utiliza aceasta informatie pentru imbunatatirea luarii deciziei (organizarea procesului de productie, fixarea preturilor…). Produsele sunt intelese in sens larg, adica bunuri materiale (registrul lunar pentru o imprimerie) sau prestatii de servicii (zilele de locatie sau de utilizare a vehiculelor pentru parcul de automobile).

O succesiune de costuri succesive se acumuleaza pentru a constitui costul complet. Exemplul costurilor unei mese se prezinta astfel:

Schema 4

Pentru anumite activitati, in special pentru cele care nu produc in mod repetitiv aceleasi produse sau servicii, costurile si produsele se pot clasifica pe operatiuni sau pe proiect, astfel incat sa se poata dispune de informatii asupra costului acestora. Aceasta nu impiedica de altfel clasificarea pe produs in cadrul aceleeasi operatiuni daca astfel se ajunge la realizarea diferitor produse ale caror costuri complete ar putea fi interesante de cunoscut (de exemplu costul complet al diferitor tipuri de locuinte in acelasi program de constructie).

La clasificarea actiunilor contabile in functie de natura lor, contabilitatea de gestiune adauga deci impartirea pe functii sau centre de responsabilitate si pe destinatie, adica pe produs sau prestatie.

Aceasta lista nu are nimic limitativ deoarece costurile pot fi calculate de asemenea pe tip de echipament, pe domeniu public, pe cartier, pe tip de utilizator, pe zona geografica.

Trebuie mentionat faptul ca termenul de functie utilizat in contabilitatea comunala (M12) nu are acelasi sens ca cel pe care noi il atribuim in contabilitatea de gestiune.

“Contabilitatea analitica din instructiunile M12 calculeaza pseudo preturile medii pe functie si nu pe centru de responsabilitate, inteles ca centru real de activitati si de responsabilitati” (1).

Contabilitate generala Contabilitate analitica

-Clasificare in functie de natura

-Documente de baza externe

-Apreciere globala si sintetica

-Obiective contabile (rezultate) si financiare (control) -Clasificare pe destinatie

-Documente de baza interne

-Apreciere detaliata si analitica

Schema 5