Inregistrarea Ducumentelor și Dosarul Arhivistic

Inregistrarea ducumentelor şi dosarul arhivistic.

Înregistrarea documentelor este o parte integrată în activitatea arhivistică , fiind operaţiunea care marchează de fapt existenţa oficială a documentelor, reprezentând actul de nastere al fiecărui document, totodata de corectitudinea înregistrarii depinde în mare masură asigurarea pastrarii documentelor.

Instituţiile , înreprinderile şi alte organizaţii au obligaţia să înregistreze toate documentele primite , expediate si întocmite pentru uz intern datorita multitudinei şi diversitaţii de documente care intră şi ies find necesar constituirea unui circuit al acestora. Astfel organizarea în bune condiţii a lucrarilor secretariatului dă posibilitatea factorilor interesaţi să cunoasca în orce moment continutul diferitelor documente, iar fară acest domeniu de activite nu s-ar fi putea înfaptui o conducere operativă a activitaţii instituţiilor, întreprinderilor sau a oricarei alte organizaţii.

Înregistrarea documentelor primite sau emise se poate face fie în cadru registraturii generale fie la compartimente. Astfel la regisratura generală documentele se pot înregistra într-un singur registru sau concomitent în doua , patru sau mai multe registre, iar in cazul acesta din urma documentelor li se dau numere din doi în doi sau din patru în patru. Dupa înregistrarea documentelor primite se predau pe bază de condică la compartimente pentru rezolvare, care predau raspunsuri şi documentele emise la registratura generală pentru expediere tot pe aceeaşi bază.

Instituţiile care primesc şi emit un număr mare de documente pot înregistra documentele nu la registratura generală ci la compartimente astfel în acest caz fiecare compartiment va ţine un registru de intrare-ieşire în care se operează înregistrare si expedierea documentelor primite si emise.

Documentele primite se repartizează compartimentelor pe bază de borderouri şi pe baza carora comartimetele predau raspunsurile şi documentele emise catre destinatar.

Sarcina registraturii generale consta numai în primirea documentelor, repartizarea lor la compartimente si expedierea catre destinatar.

Înregistrarea documentelor se efectuiază în ordine cronologică a primirii lor într-un registru de intrări-ieşiri, foile registrului trebuie să fie numerotate, iar cazul înregistrarii la compartimente , al institutiei si compartimentului , anul la care se refera documentele inregistrate şi numerele de început şi sfârşit cuprinse în registru. De asemenea la sfârşitul anului sau la încheierea unui volum al registrului de intrări-ieşiri, se certifică, sub semnătura, numarul de înregistrare şi numărul de file folosite, cu următoarea formulare: ,, Prezentul registru contine file scrise înregistrări ``.

Înregistrarea documentelor va începe în mod obligatoriu la 1 ianuarie cu nr.1 si se va sfârşi la 31 decembrie al fiecărui an, iar funcţionarul însarcinat cu această activitate după înregistrarea documentelor va aplica stampila respectivă, scriindu-se apoi de mâna data înregistrării şi numărul de ordine al documentului în cazul când nu se imprimă direct cu ajutorul stampilei.

Registru de intrare-ieşire este principalul instrument prin care se atestă existenţa documentelor şi se ţine evidenţa circulaţiei acestora, semnalându-se în permanenţă locul unde acestea se găsesc , stadiul în care se află rezolvarea documentelor şi modul cum ele au fost rezolvate. În acest registru urmează să se înregistreze prin completarea tuturor coloanelor sale numai documentele de bază primite de instituţie , întreprindere sau organizaţie.

În coloana a şi b se trece numărul de înregistrare şi data înregistrării documentului primit sau expediat , iar în coloana c numărul de înregistrare al documentului dat de instituţia sau întreprinderea care l-a expediat şi dată când să efectuat această operaţie În cazul în care documentul înregistrat are şi unele anexe, acest lucru se va menţiona în coloana d, unde va fi indicat numărul lor. Pe fiecare din anexele existente, urmeaza să se înscrie numărul de înregistrare a documentului de bază.

În coloana e se va trece denumirea instituţiei, întreprinderi sau persoanei de unde provine documentul respectiv. Conţinutul documentelor intrate, precum şi al celor emise din oficiu urmează să fie trecută în coloana f, el trebuie să fie cât mai clar şi sa cuprinda pe scurt problemele ce reies din cuprinsul documentului. În coloana g, funcţionarul însarcinat cu înregistrarea va trece denumirea compartimentului căruia i s-a repartizat documentul spre rezolvare. Dupa rezolvarea documentelor urmează ca în coloana h, să se menţioneze data expedierii acestora la destinatar, iar în coloana i şi j modul cum s-a rezolvat documentul respectiv şi denumirea instituţiei şi întreprinderii sau persoanei unde acesta a fost expediat

În cazul documentelor care se referă la aceeaşi chestiune, acestea urmează să se conecteze la primul document înregistrat, iar legatura între ele se va efectua prin menţionare în coloana k, în dreptul fiecărui document conexat , a numarului de înregistrare al documentului la care se facut conexarea Dacă printre se află şi unele din ani diferiţi, atunci se va trece anul înregistrării documentului.

La fiecare document înregistrat este necesar ca dupa rezolvare lui în coloana 1 sa se treaca şi indicativul din nomeclatorul dosarului unde acesta a fost repartizat. Documentele emise din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregisrează în acelaşi registru ca şi documentele intrate, completându-se însa numai coloanele, a, f şi h-l.

Constituirea corectă a arhivei curente este o activitate de prima importanta în munca de arhivă, de care depinde efectuarea în bune condiţii a tuturor celorlalte lucrări, folosirea operativa a documentelor şi întreaga desfaşurarea ulterioară a activităţii arhivistice. Constituirea arhivei curente în mod corect este condiţionată de elaborarea a două instrumente de lucru de mare importanţă pentru activitate de arhivă şi anume: nomeclatorul dosarelor şi indicatorul termenelor de păstrare.

Nomeclatorul este o listă sistematică a documentelor care se crează la o instituţie, întreprindere sau organizaţie, grupate în dosare, pe compartimente de munca, în functie de comunitatea problemelor la care se referă şi de importanţa lor ştiinţifica sau practică. De asemenea el trebuie să cuprindă toate categoriile de documente care se crează în activitatea instituţiei, întreprinderii sau organizaţiei. Astfel documentele se grupează în dosare în functie de problema comună pe care o tratează şi de importanta lor stiinţifică sau practică, deci de durata de păstrare, iar stabilirea grupelor de documente se face în cadrul fiecărui compartiment de activitate.

Nomeclatorul serveşte registraturi generale la repartizarea actelor la compartimente şi acestora la constituirea dosarelor. El se întocmeşte deobicei pentru întreaga instituţie, întreprindere sau organizaţie dar, există şi posibilitatea constituirii lui, în cazuri justificate şi în special în cazul instituţiilor foarte mari şi cu mai multe sfere de activitate pe compartimente (departamente, direcţii generale sau direcţii).