Pregătirea conferinței de presă

PREGATIREA CONFERINTEI DE PRESA

Conferinta de presa are ca scop transmiterea unor informatii importante, simultan, mai multor jurnalisti si mai multor mass-media.

Organizarea unei coferinte de presa ‘formula cea mai oficiala’ de comunicare cu mass-media,este justificata doar atunci cand exista un eveniment foarte important, care prezinta interes pentru o larga parte a publicului, si cand dorim sa nu mai informam ziaristii, ci sa le oferim posibilitatea sa le puna intrebari conducatorilor organizatiei.

Pentru a asigura succesul unei conferinte de presa, reprezentantii biroului de presa si purtatorulde cuvant trebuie sa o gandeasca si sa o organizeze pana la cele mai mici detalii ; o conferinta de presa nepregatita, in care informatia este neinteresanta sau in care datele importante au fost gresit prezentate,duce la o mediatizare slaba a evenimentului si poate compromite participarea jurnalistilor la actiunile viitoare ale organizatiei.

Exceptand situatiile de criza, cand conferinta se organizeaza fara niciun fel de preparative,pregatirea poate incepe cu o luna inaintea evenimentului. In cadrul acestei etape, vor fi parcursi urmatorii pasi: alegerea momentului (data, ziua, ora) ; stabilirea locului de desfasurare ; stabilirea listei invitatiilor ; redactarea si trimiterea invitatiilor ; redactarea documentatiei ; elaborarea materialelor ajutatoare ; pregatirea discursurilor sau interventiilor ; pregatirea reprezentantilor organizatiei care vor participa la conferinta ; pregatiri si verificari de ultima ora.

1. Alegerea momentului

Unul dintre elementele de baza ce poate asigura succesul sau insuccesul este data la care ea se va desfasura. Daca momentul este ales concurat de alte evenimente, ziaristii vor fi atrasi de ceea ce considera ei a fi mai important si s-ar putea ca aceea conferinta sa fie sortita esecului. Pentru a evita aceste suprapuneri, este suficient sa fie contactat un ziarist cu care organizatia a colaborat intotdeauna foarte bine si cu care are relatii mai apropiate si sa i se solicite parerea in legatura cu perioada pe care o considera cea mai potrivita (cand nu sunt prevazute alte evenimente).

In ceea ce priveste ziua, intervalul din mijlocul saptamanii (marti, miercuri, joi) ofera cele mai convenabile momente. Ziua de luni nu este indicata, deoarece jurnalistii sunt ocupati fie cu aprofundarea evenimentelor ce au avut loc la sfarsitul sapamanii precedente, fie cu noile evenimente pe care, inevitabil, le aduce sfarsitul saptamanii ; vinerea jurnalistii sunt deja implicati in pregati rea numerelor de final de saptamana ; in plus ziarele si emisiunile din audiovizualul de sambata aloca cea mai mare parte a spatiului si a timpului materialelor de divertisment, de cultura, de sport, precum si anunturilor publicitare.

Fixarea orei de desfasurare trebuie sa tina seama de momentul de inchidere a editiilor, precum si de timpul necesar prelucrarii informatiei (scrierea, rescrierea articolelor, punerea in pagina, respectiv, eleborarea comentariului, selectarea de imagini si sunete, montajul etc.). Luand in calcul toti acesti factori, intervalul cel mai potrivit, in mod general recomandat de lucrarile de specialitate, este cel intre orele 10 si 12. In situatii de criza ( catastrofe, accidente, stari de conflict, crize politice) nu se mai respecta aceste indicatii si conferintele se organizeaza imediat dupa producerea evenimentului sau a doua zi, dimineata.

2. Stabilirea locului de desfasurare

Cadrul ales trebuie sa fie agreabil si conform cu imaginea pe care organizatia vrea sa o oferedespre ea insasi. Locul respectiv trebiue sa poata fi identificat usor si gasit repede de catre ziaristi (de aceea sunt preferate zonele sau salile deja cunoscute), sa fie accesibil atat pentru cei care vin cu masinile proprii sau ale redactiei cat si pentru cei ce folosesc transportul in comun, sa fie situat cat mai aproape de centrul orasului.

O regula de baza referitoare la orice conferinta de presa spune ca membrii asistentei trebuie sa poata auzi clar, din orice punct al salii ; in consecinta, incaperea respectiva trebuie sa aiba o acustica buna si sa fie bine izolata de zgomotele din exterior. De asemenea, ea trebuie sa fie luminoasa, aerisita,cu posibilitate de ventilatie pe timp de vara si bine incalzita pe timp de iarna.

Sala trebuie sa fie suficient de mare pentru a-i gazdui confortabil pe toti participantii laconferinta, ea trebuie sa fie dotata cu mese si scaune, oferinu-le ziaristilor conditii optime pentru a lua notite. Daca sala este mare si daca sunt multi invitati, o instalatie de amplificare cu mai multemicrofoane, este absolut necesara. In cazul in care la conferinta participa si ziaristi sau personalitati straine, este bine ca sala sa fie dotata cu instalatie de traducere simultana.