Managementul proiectelor

Tema1: Conceptul de proiect și management al proiectelor

1. Noțiunea de proiect și trăsăturile proiectului

Organizațiile economice realizează două tipuri de activități și anume: activități curente si cele desfășurate în cadrul proiectelor. Uneori, cele două categorii de activități sunt greu de diferențiat întrucât:

- ambele categorii de activități sunt executate de către angajații organizației;

- toate activitățile organizației sunt realizate având la dispoziție resurse limitate;

- toate activitățile organizației sunt efectuate in condițiile planificării si controlului execuției acestora.

Ceea ce diferențiază, in principal, cele doua tipuri de activități este caracterul temporar si unic al activităților din cadrul proiectelor, spre deosebire de caracterul continuu si repetitiv al activităților curente.

Proiectul reprezintă un ansamblu de activități cu caracter temporar întreprinse in scopul de a crea un produs/serviciu unic.

Proiectele pot fi gestionate de companie sau contractate de la companie specializată în management de proiect. Din acest punct de vedere putem spune ca proiectele sunt demersuri unice, inedite, cu o durată determinată care vor aduce un beneficiu companiei și anume realizarea unui nou obiectiv de dezvoltare. Derularea lor comportă un grad de incertitudine și risc. Un proiect este un mod de a lucra, de a organiza resurse (umane, materiale, financiare și timp) și activități pe o durată determinată având ca scop obținerea unui rezultat final.

Orice proiect se execută pentru cineva care poate fi o persoană individuală sau un grup de oameni. Aceștia sunt clienții. Ei se caracterizează prin :

- Impun cerințe referitoare la proiect

- Beneficiază de foloasele pe care le aduce proiectul, odată terminat.

- Au un rol în aprecierea reușitei/succesului proiectului.

Pentru majoritatea proiectelor clientul poate fi clasificat în mai multe categorii, fiecare având un interes în derularea proiectului, și anume :

- Sponsorul sau titularul proiectului (Finanțatorul)

- Beneficiarul

- Utilizatorul final

- Clientul final

- Persoane cointeresate.

Managerul de proiect, pentru a putea demara proiectul va studia cerințele tuturor grupurilor menționate, chiar și numai la nivel informal.

Exemple de proiecte:

- Crearea unui site pentru organizație

- Achiziționarea/construirea unui nou sediu pentru organizație

- Campania de marketing pentru un nou produs

- Reamenajarea departamentului X din companie

- Înnoirea rețelei IT/telefonice din cadrul companiei

- Reorganizarea activității unui department (inclusiv management)

- Construirea unei case

- Dezvoltarea unui sistem informatic

Scopul unui proiect este, în primul rând de a realiza un obiectiv care va duce la un câstig, la o situatie dorita a fi satisfacatoare. Pentru satisfacerea sa este necesara alegerea unei strategii care sa utilizeze la maximum capacitatea unei echipe de experti ce gestioneaza sau implementeaza proiectul. Toate proiectele trebuie sa respecte un set de reguli de baza, cu toate ca se confrunta, pe toata durata de viata cu evenimente aleatoare, care pot constitui factori de risc pentru realizarea acestora si prin urmare necesita schimbari.

Prin urmare caracteristicile unui proiect deriva din urmatoarele elemente fundamentale :

- data începerii proiectului ;

- data finalizarii proiectului ;

- obiectivele acestuia ;

- bugetul alocat proiectului ;

- activitatile, în general unice, sau care se pot repeta pe o durata de timp limitata ;

- cadrul de desfasurare;

- ciclul de viata al proiectului.

Prin urmare putem identifica urmatoarele caracteristici ale proiectelor :

1. Temporalitate.

Presupune existenta unei date de start si a unei date de finalizare. Nu se pot constitui ca proiecte actiunile care au o durata neprecizata (Ex : tranzactiile în sistemul contabil). Aceasta caracteristca a proiectelor duce uneori la existenta unor constrângeri si da nastere la urgente.

2. Noutate

Orice proiect este nou, chiar daca exista si proiecte asemanatoare vor exista în cadrul sau evenimente si circumstante noi. Aceasta caracteristica da nastere la integrarea proiectului în activitatea companiei.

3. Unicitate

Proiectele au caracter unic, livrabile (produse sau servicii) unice, personal unic si circumstante unice. Unicitatea conduce la risc si incertitudine, deoarece nu se poate prevedea cu exactitate natura produselor si etapelor intermediare aceasta putând necesita eforturi suplimentare.

Aceste trei caracteristici (temporalitate, noutate si unicitate) cu impactul pe care-l produc (urgenta, integritate si incertitudine) presupun ca planificarea sa fie realizata riguros, planurile de proiect sa fie etapizate(1), flexibile(2) si orientate pe scopuri(3) .

1. Etapizarea ajuta la gestionarea urgentelor, ofera indicatii clare privind progresele înregistrate pâna la realizarea produsului final.

2. Pentru a face fata incertitudinii.

3. Pentru a face fata incertitudinii, deoarece incertitudine exista si în privinta obiectivelor si metodelor utilizate. Chiar daca existaposibilitatea de a nu se cunoaste în totalitate, obiectivele pot fi macar identificate.

Ciclul de viață al proiectelor constă din mai multe etape succesive care au loc între începerea și încheierea proiectului. Astfel, ciclul de viață al proiectelor sau mai bine zis viața proiectului (deoarece noțiunea de ciclu presupune reluarea proiectului) începe de la identificarea ideii proiectului, continuă cu inițierea, formularea, concepția și evaluarea, mobilizarea echipei de proiect, execuția, testarea, punerea în funcțiune și predarea către beneficiar a produsului/serviciului și în fine încheierea activității proiectului - evaluarea finală a proiectului.

Eventual proiectul poate fi urmat de un alt proiect.

Ciclul de viață al proiectelor: Succesiunea fazelor prin care va trece proiectul, de la concepție la realizare, pentru atingerea obiectivelor stabilite.

Ciclul de viață al produsului/serviciului este o noțiune mult mai acoperitoare decât ciclul de viață al proiectului.