Extras din seminar

1 Controlul receptiei bunurilor (marfuri, materii prime, materiale)

Dintre principalele obiective ale controlului financiar de gestiune exista unul care se refera la existenta, pastrarea si paza bunurilor patrimoniale ale agentilor economici. Cum receptia marfurilor reprezinta punctul de plecare a întregii activitati de aprovizionare,de stocare si ulterior de vânzare a marfii respective este de la sine înteles ca un control de gestiune este necesar sa cuprinda si controlul receptiei bunurilor intrate în patrimoniu.

În urma hotarârii luate de Consiliul de administratie s-a decis ca prin sondaj sa fie controlata receptia marfurilor la unul din magazinele firmei S.C. FORTUNA S.A.

A fost formulata în scris aceasta hotarâre si au fost numite persoanele care vor fi însarcinate sa fie membre în comisia de control. Acest lucru se poate vedea clar în figura nr. 5.

Figura nr.5 - Decizia pentru controlul receptiei marfurilor

În data de 5 aprilie 2005, comisia a început controlul receptiei marfurilor inopinant la magazinul “Berceni”.

Acest control a constat practic în:

- Verificarea faptica a marfii prin numararea acesteia produs cu produs sau unde era cazul prin numararea marfii prin sondaj (unde existau furnizori care au adus cantitati mari de marfa)

- Verificarea receptiei cantitative a marfii prin cântarirea acesteia

- Dupa numararea/cântarirea marfii, se verifica documentele de intrare respectiv cantitatea înscrisa în documentul care însoteste marfa (factura fiscala, aviz de însotire a marfii) si se compara daca corespund cantitatile faptice cu cele scriptice. În cazul în care marfa nu a fost livrata în întrgime se verifica daca receptionerul a semalat acest lucru si deci daca a facut mentiunea în factura ca marfa nu a ajuns conform cantitatii înscrisa în factura.

- S-a verificat daca pe documente exista semnatura de primire a marfii, în clar, citet, cu numele complet al celui care a receptionat marfa

- S-a verificat marfa din punct de vedere calitativ (aspect fizic placut, ambalaje corespunzatoare si intacte, marfa nedegradata la transport etc.)

- S-a verificat daca marfa nu este venita expirata de la furnizor (sau daca numai o parte din marfa este expirata ori cu termen de expirare foarte redus ca numar de zile si practic marfa nu arecum sa se vânda în intervaul de timp respectiv mai ales daca este o marfa greu vandabila)

- A fost verificat daca nu cumva furnizorul aduce alta marfa; alta decât cea din comanda dar la acelasi pret de intrare (este vorba despre produsele care au o gama larga de denumiri de gen “cu vanilie” sau “cu ciocolata” si la care furnizorul care nu poate aduce un anumit model încearca sa aduca altul la acelasi pret, dar nu cel din comanda)

- A fost verificata marfa care este din import (furnizorul importa aceasta marfa nu o produce el), daca are traduceri în limba româna pentru instructiunile de folosire a acestei marfi

- A fost verificat circuitul marfii în depozit; daca aceasta poate fi sustrasa usor în timpul aranjarii acesteia în depozit ori pe traseu pâna în magazin (la raft)

- Au fost verificate conditiile de depozitare a marfii; daca acestea corespund din punct de vedere al normelor fito-sanitare (sa nu fie depozitate direct pe pardoseala, sa nu fie amestecte marfurile alimentare cu cele nealimentare, produsele usor degradabile sa fie depozitate corespunzator, alimentele congelate sa fie depozitate în camere frigorifice care sa respecte temperaturile cerute pe prospectul acestora etc)

- A fost verificat modul în care este mentinuta ordinea si curatenia în depozit (sa nu existe marfa degradata în depozit, sa nu existe marfa împrastiata pe jos în cazul în care în timpul manipularii marfii o parte din aceasta a fost degradata , sa nu existe praf ci sa fie mentinuta o curatenie constanta în depozit astfel în cât la un control sanitar-veterinar sa nu existe probleme)

Rezultatele controlului receptiei bunurilor materiale

În urma controlului efectuat în data de 5 aprilie 2007, comisia de control a întocmit un proces verbal de constatare în care s-au consemnat toate aspectele interne constatate. Raportul arata astfel:

Figura nr.6 - Procesul verbal de constatare a controlului receptiei bunurilor

2. Controlul înregistrarii documentelor de intrare/iesire a marfii din gestiune

Controlul documentelor consta, în esenta, în aprecierea si analiza unor operatiuni si procedee economice pe baza documentelor justificative care le reflecta. Acesta se efectueaza cu caracter preventiv si concomitent, integrat organic sistemului de organizare si conducere a evidentei tehnic-operative .