Gestiunea Proiectului

1.1 CE ESTE UN PROIECT?

Indiferent de slujbă, îndeplinim o mulţime de sarcini în fiecare zi: pregătim un memoriu, conducem o reuniune, imaginăm o companie de vânzări, ne mutăm într-un birou nou. Sau poate ziua de lucru este mai mult aşa: să usurăm accesul la sistemul informaţional, să dezvoltăm o temă de cercetare în laborator sau să îmbunătăţim imaginea publică a organizaţiei. Nu toate aceste sarcini sunt proiecte dar care anume este proiect?

1.1.1 Să definim proiectele

Mare sau mic, un proiect a avut întotdeauna următoarele ingrediente:

Rezultate specifice: Produse sau rezultate.

Specificarea datelor de debut şi de încheiere: Datele când încep şi când se termină activităţile proiectului.

Stabilirea bugetelor: Necesarul de oameni, fonduri, echipamente, facilităţi şi informaţii.

Figura 1.1 arată că fiecare element le influenţează pe celelalte două. Extinderea rezultatelor dorite poate necesita mai mult timp (o întârziere a datei de finalizare) sau mai multe resurse. Avansarea termenului final poate determina o diminuare a rezultatelor sau o creştere a cheltuielilor (depăşirea bugetului prevăzut) prin plata orelor suplimentare pentru personalul proiectului. Din perspectiva acestor trei părţi de definiţie, în cadrul proiectelor vă îndepliniţi sarcinile pentru a ajunge la rezultatele dorite încadrându-vă în timpul şi resursele disponibile.

Fig. 1.1. Pentru fiecare proiect se definesc cele trei elemente esenţiale.

O a patra carcateristică este legată de caracterul de unicat al proiectelor. Fiecare proiect are trăsături care îl fac unic şi din acest punct de vedere fiecare proiect trebuie să fie abordat separat şi individual. Există o gamă largă de proiecte din punct de vedere al formelor şi mărimilor.

Exemplu

- Proiectele pot fi mari sau mici.

- Instalarea unei noi linii de metrou, sau o centrală electrică care costă peste 1 miliard euro şi durează 10 până la 15 ani pentru a fi pusă în funcţiune, reprezintă un proiect mare;

- Pregătirea unui raport privind valoarea vânzărilor lunare, lucrare care vă poate lua doar o zi, este un proiect mic.

- Proiectele pot implica mai mulţi oameni sau doar pe dumneavoastră.

- Pregătirea celor 1000 de membri ai personalului din organizaţie pentru introducerea unui nou program informatic este un proiect;

- Rearanjarea mobilei şi echipamentului din birou este un proiect.

- Proiectele pot fi planificate formal sau informal.

- Unele proiecte sunt incluse în planul anual al organizaţiei necesitând aprobarea formală a activităţilor realizate, a persoanelor desemnate şi a resurselor consumate.

- Altele sunt atribuite în cursul unei conversaţii, fără a se menţiona bugetul sau personalul adiţional; se aşteaptă ca cel desemnat să facă tot ce este necesar pentru realizarea proiectului, urmând un comprtament raţional.

- Proiectele pot fi monitorizate în mod formal sau informal.

- Pentru anumite proiecte, fiecare oră consumată este înregistrată în tabelul de timp şi fiecare leu cheltuit este identificat separat în sistemul contabil al organizaţiei.

- Pentru altele nu se păstrează înregistrarea orelor consumate iar cheltuielile sunt considerate ca parte a bugetului organizaţiei.

- Proiectele pot fi realizate pentru clienţi sau ordonatori din interiorul sau exteriorul organizaţiei.

- Repararea echipamentului pe care compania l-a vândut unui client este un proiect.

- Scrierea unui articol pentru ziarul intern al organizaţiei este un proiect.

- Proiectele pot fi definite printr-un contract legal sau înţelegere informală.

- Un contract semnat între două părţi prin care se stabilesc detaliile privind construirea unei case, defineşte un proiect.

- O promisiune informală privind instalarea unui nou pachet soft pe computerul colegului defineşte un proiect.