Introducere în activitatea de birotică

1. Introducere in activitatea de birotica

Definitie: “Birotica desemnează asistenţa în activităţile de birou furnizată de mijloace şi proceduri ce fac apel la tehnici de informaţii, de telecomunicaţii şi de organizare administrativă şi în general la tot ce concură la logistica biroului”.

Principalele domenii de aplicaţie şi componentele biroticii

Birotica foloseşte diferite tipuri de informaţii care circulă în birouri şi care pot fi clasificate în patru categorii:

- texte (documente redactate de orice natură)

- date (informaţii numerice şi alfanumerice)

- imagini (informaţii vizuale, desene, fotografii)

- vocea (informaţii vocale sau sonore servind comunicării om-om sau om-maşină).

Birotica are aplicaţii în următoarele domenii:

- pregătirea documentelor - domeniul procesării textelor sau imaginilor

- schimbul de informaţii - domeniul telecomunicaţiilor de birou

- difuzarea documentelor - domeniul reprografiei

- clasarea, arhivarea şi accesul la dosare - domeniul micrografiei automatizate

- planificarea activităţilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor şi timpului

- manipularea datelor numerice - domeniul programării informatice

- ajutor în luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale

- securitatea şi controlul activităţilor de birou - domeniul procedurilor administrative.

- conceperea posturilor de lucru şi a mediului ambiant al acestora - domeniul ergonomiei şi al arhitecturii interioare a birourilor.

Sisteme birotice: -informatica- -tratarea textelor- -telecomunicatii de birou--arhivare si acces--echipamente de birou- -securitate si control--reprografie

Piramida: tratare texte—microcalculatoare si telecomunicatii—sisteme de reprografie

Arhivare si acces la documente—organizarea posturilor de lucru birotice

Noile echipamente ce apar au drept caracteristică esenţială tendinţa de integrare a diferitelor funcţii, astfel încât se prefigurează un “birou al viitorului”, dotat cu mobilier ergonomic în care vom găsi un număr mic de echipamente multifuncţionale

Din ce în ce mai răspânditele laptop-uri, telefoanele mobile, posibilităţi facile şi flexibile de lucru la distanţă schimbă însă obiceiurile şi viaţa.

Oamenii pot lucra acasă îmbinând ocupaţiile personale cu activităţi profesionale.

Un model de “birou al viitorului”, ar arăta astfel:

- masa de lucru şi scaunul sunt reglabile

- monitorul este plat, devenind opac atunci când este necesară protejarea informaţiei afişate

- tastatura arată asemănător unui fluture, iar funcţionalitatea ei va fi limitată datorită posibilităţii de transmitere vocală a comenzilor

- imprimanta color pentru birou va fi de format mare şi va putea fi partajată între membrii echipei

- suprafaţa mesei de lucru va putea fi folosită pentru îndeplinirea diferitelor activităţi şi va fi de dimensiuni reduse

- o staţie de comunicare va realiza legătura cu persoanele implicate în desfăşurarea activităţilor.