Scrisoarea cu conținut economic

7.1 Corespondenţa cu furnizorii, cererea de ofertă

Corespondenţa cu furnizorii poate avea loc înainte cît şi după încheierea activităţii comerciale. În cazul în care se desfăşoară înainte ea are ca scop:

1. Obţinerea de documentaţie necesară pentru alegerea furnizorului;

2. Obţinerea de preţuri şi condiţii de plată avantajoase;

3. Termenii de livrare avantajoase;

4. Servicii oferite spre vînzare.

Există mai multe tipuri de scrisori în cadrul coresondenţei cu furnizorii. O primă categorie o reprezintă cererile de ofertă. Printr-o asemenea scrisoare se solicită cataloage de mostre, liste de preţuri, liste de servicii prestate, condiţii de livrare.

Cererea de ofertă este o scrisoare iniţială prin care solicitantul îşi manifestă dorinţa de a achiziţiona anumite produse sau de a obţine informaţii despre ele ori de a executa unele lucrări sau prestări de servicii. Se deosebesc cereri de ofertă: generale, circulare şi speciale.

Cererea de ofertă generală este adresată unui singur destinatar dar fără indicare precisă a obiectului. Ea are funcţia de informare asupra mărfurilor ce urmează a fi procurate. De ex: o unitate solicită o ofertă unei anumite unităţi producătoare de ambalaje pentru a culege informaţii asupra caracteristicilor ambalajului care se fabrică asupra preţurilor, termenilor de livrare etc.

Cererea de ofertă circulară este adresată mai multor ofertanţi cu scopul de a cerceta pieţele şi de a selecta cele mai favorabile condiţii. O astfel de cerere are caracter de sondaj (ex: cerere de ofertă circulară adresată mai multor producători de încălţăminte pentru a alege cele mai bune modele de încălţăminte la un preţ mai avantajos şi în termenele solicitate).

Cererea de ofertă specială este adresată unui singur beneficiar. Într-o astfel de scrisoare emitentul indică obiectul precis, solicitînd informaţii concrete despre el: caracteristici de calitate, volum, preţ, termen de aprovizionare etc. La redactarea unei astfel de scrisori trebuie să se ţină cont de următoarele cerinţe:

1. Scopul scrisorii – să fie obţinerea documentaţiei complete într-un termen cît mai scurt;

2. Conceperea scrisorii trebuie să indice faptul că prin cererea de ofertă solicitantul se informează numai, dar fără a se angaja;

3. Tratarea scrisorii trebuie să se caracterizeze prin concizie, precizînd ce se solicită furnizorului şi să invite corespondentul să acţioneze foarte rapid;

4. Scrisoarea trebuie să fie amabilă şi să se încheie cu mulţumiri adresate furnizorului

7.2 Scrisoarea de ofertă

Scrisoarea de ofertă este unul din cele mai importante documente comerciale, reprezintă propunerea pentru încheierea unei tranzacţii care poate să pornească din iniţiativa ofertantului sau să fie un răspuns la o cerere de ofertă.

Scrisoarea de ofertă poate avea caracter:

a) ofertă nesolicitată (generală) – caz în care nu se referă la numite produse ori clienţi nominalizaţi şi are structura scrisorii circulare;

b) oferte solicitate (speciale sau de răspuns) – se referă la anumite produse şi este destinată unor anumiţi clienţi al căror nume este menţionat.

Din punct de vedere al angajării ofertele pot fi:

1. Ferme – asupra căror vînzătorul nu mai poate reveni, ele fiind obligatorii pentru ambele părţi.

Acceptarea unei oferte ferme duce la încheierea unui contract de vînzare-cumpărare – modalitate de simplificare a formalităţilor cînd în prealabil discuţiile între părţi au fost definitivate.

2. Facultativă – cînd vînzătorul are posibilitatea de a accepta comanda transmisă, de a nu lua în considerare sau de a modifica oferta iniţială. Deasemenea poate oferi aceeaşi partidă de mărfuri mai multor clienţi executînd comanda celui care răspunde primul la ofertă.

De obicei în oferta facultativă vînzarea nu se consideră perfectă decît după ce vînzătorul a accepat comanda.

Oferta trebuie să conţină:

1. elemente de identificare a ofertantului

2. denumirea exactă a produselor;

3. descrierea detaliată a mărfii, caracteristici; (eventual însoţită de mostre);

4. calitatea produselor;

5. cantitatea ce poate fi livrată, greutatea, volumul;

6. preţul, cu menţiunea dacă cheltuielile de transport şi ambalaj sunt incluse în preţ; se poate indica preţul total sau preţul în detaliu, pentru anumite cantităţi. Tot legat de preţ, se pot acorda clienţilor diverse reduceri de preţ: rabatul (reprezintă reducerea de preţ acordată pentru acceptarea unei anumite cantităţi de marfă, fie clienţilor fideli – rabatul de fidelitate, fie distribuitorilor – rabatul comercial, fie în legătură cu diverse prilejuri – rabatul special; bonusul – reprezintă un rabat acordat ulterior realizării tranzacţiei, în special la sfîrşit de an, acordarea lui fiind dependentă de atingerea unui anumit nivel al vînzărilor. Discountul – reprezintă reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plăţii într-un anumit termen.

7. condiţiile de livrare;

8. termenul de livrare;

9. condiţiile de plată;

10. precizări referitoare la locul livrării, asigurări;

11. durata de valabilitate a ofertei - este indicată cu precizie;

12. ambalajul;

13. data întocmirii ofertei;

14. semnătura împuternicitului firmei.