Manual de Secretariat

INTRODUCERE

În actuala revolutie tehnico-stiintifica informatica, telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei au devenit prioritati incontestabile dar cu largi aplicatii în viata stiintifica, economica si sociala. În acest context a aparut o disciplina relativ recenta: birotica – termenul fiind introdus în limbajul cotidian în jurul anului 1976. Birotica vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou depasind cadrul tehnic al proceselor administrative.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibila o data cu raspândirea pe scara larga a microcalculatoarelor care au patruns în orice birou si în orice secretariat al unei organizatii sau institutii sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.

Birotica s-a nascut din necesitatea integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu tehnicile de comunicatie si de prelucrare automata a datelor, urmarind cresterea performantei si calitatii muncii de secretariat si de birou în toate domeniile de activitate.

Pe de alta parte biroul în general, secretariatul în special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munca în societatea contemporana; secretariatul a capatat functii si roluri multiple si complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformari sunt valabile si în cazul societatii românesti.

Principalele functii care revin secretariatului în prezent sunt urmatoarele: prelucrarea informatiilor, documentarea, functia de reprezentare, functia de filtru si legatura pentru solicitari de contacte cu conducerea, functia de asistare directa a managementului.

Dupa cum se poate observa în activitatea de secretariat si în aceea a secretarelor (asistent manager) predomina procesele informationale si decizionale, informatia oferind suportul pentru decizia manageriala, iar comunicarea de informatii si de decizii ocupând o pondere importanta într-o organizatie.

În literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activitati, atributii si sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activitati si tehnici de lucru specifice (activitati de documentare, corespondenta, protocol, arhivare de documente s.a.).

Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, contine notiuni teoretice, dar si practice, referitoare la activitatea de secretariat si asistenta manageriala.

Astfel acesta furnizeaza notiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotica, managementul si marketingul, într-o organizatie, notiuni de drept administrativ si comercial. Totodata lucrarea cuprinde, în cea mai mare parte, notiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, functiile secretariatului modern, organizarea si prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme românesti de drept administrativ si comercial.

Am considerat util sa furnizam celor interesati atât notiuni teoretice cât si practice, deoarece în prezent nu exista în România o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat si asistenta manageriala adaptat la realitatile românesti.

Lucrarea a avut drept obiectiv sa trateze principalele activitati ale secretarelor (asistent manager) si ale secretariatului.

Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi îmbunatatit pe masura atentionarii noastre de catre specialisti.

Autorii sunt, cei mai multi, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administratie si Secretariat din cadrul Facultatii de Litere a Universitatii din Bucuresti.

Desigur, prezentul manual nu epuizeaza problematica propusa, dar autorii nadajduiesc ca prezentul Manual de secretariat si asistenta manageriala va fi un pretios instrument de lucru care va contribui la îmbunatatirea si modernizarea activitatii de birou, în special a secretariatelor si a secretarelor (asistent manager).