Realizarea Sistemelor Informatice pentru Management

5.1 DIAGNOSTICAREA SISTEMELOR INFORMAŢIONALE FOLOSIND TEHNICA SWOT

Diagnosticarea sistemului informaţional al unei organizaţii în vederea identificării punctelor sale forte şi slabe se face prin metode specifice de analiză a acestuia, una din cele mai uzual folosite fiind tehnica SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats).

Ipoteza de la care pleacă analiza SWOT este aceea că modul de funcţionare al sistemului de management al organizaţiei reprezintă rezultatul influenţei unor factori interni ai organizaţiei, de natură pozitivă sau negativă. Fireşte însă că asupra componentelor sistemului de management acţionează şi o serie de factori externi, care pot accelera sau atenua efectele celor interni. Cunoaşterea acestor factori devine astfel o condiţie esenţială pentru elaborarea unui plan de ameliorare a funcţionării sistemului informaţional.

Atât factorii interni, cât şi cei externi pot fi controlabili sau în afara sferei de control a sistemului informaţional. Tehnica SWOT este concentrată în special pe analiza factorilor controlabili. Atunci când se doreşte realizarea unei astfel de diagnosticări, este necesar să se găsească răspunsul la întrebări precum:

-Care sunt avantajele sistemului informaţional existent, abordat prin prisma interacţiunilor sale cu sistemele decizional şi organizatoric?

-Ce caracteristici favorabile prezintă sistemul informaţional, în ceea ce priveşte modul de structurare a datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor, precum şi în organizarea flnxurilor şi circuitelor informaţionale?

-Care este gradul de manifestare a defîcienţelor generale şi specifîce ale sistemului informaţional?

-Care sunt avantajele şi dezavantajele care rezultă dintr-o analiză comparativă cu organizaţiile concurente?

-Care sunt schimbările externe care au un efect benefic asupra sistemului de management al organizaţiei?

-Care este gradul de satisfacere a cermţelor formulate de factorii de decizie din organizaţie?

În vederea sintetizării răspunsurilor la întrebările de mai sus, este necesar să se întocmească o matrice care să cuprindă punctele forte, punctele slabe, oportunităţile şi ameninţările sistemului informaţional (figura nr. 5.1).

Pentru exemplificarea modului de evidenţiere a concluziilor analizei SWOT, considerăm cazul unei companii de dimensiuni medii care prestează servicii IT şi comercializează produse software pentru mediul economic şi pentru instituţii din administraţia publică. Pe baza analizării mediului intern şi a celui extern companiei, se pot desprinde concluzii referitoare la punctele sale forte şi la slăbiciunile sale, precum şi oportunităţile de care poate profita şi pericolele pe care trebuie să le ocolească.

Tabelulnr. 5.1 Matricea SWOT

SWOT

INTERN

PUNCTE FORTE

PUNCTE SLABE

EXTERN

Oportunităţi

Utilizarea punctelor forte

Ale sistemului informaţional în vederea valorificării oportunităţilor mediului extern

Eliminarea sau limitarea disfuncţionalităţilor prin integrarea oportunităţilor mediului extern

Ameninţări

Folosirea punctelor tari pentru a contracara ameninţările din mediul extern

Identificarea de soluţii pentru atenuarea punctelor slabe concomitent cu prevederea amenintărilor externe

Intr-o abordare generală, putem considera că elementele rezultate în urma analizei sunt următoarele:

1. PUNCTE FORTE

- Experienţa companiei în realizarea şi distribuţia soluţiilor sale informatice integrate în domeniul economic.

- Existenţa în cadrul companiei a unui compartiment eficient de marketing.

- Tehnologia avansată şi metodologiile utilizate de companie în realizarea soluţiilor IT.

- Notorietatea mărcii companiei pe piaţa de software şi servicii IT.

- Poziţia de lider pe piaţa românească de software şi servicii IT.

- Ritm rapid de înnoire şi diversificare a serviciilor oferite.

- Personal foarte bine pregătit, competent, eficient şi motivat.

- Justificarea tot mai mare a investiţiei în serviciile informatice integrate în domeniul economic.

- Un raport preţ-calitate justificat prin performanţele soluţiilor.

2. PUNCTE SLABE

- Costuri ridicate ale produselor şi serviciilor companiei, ca urmare a necesităţii permanente de a lucra cu cele mai noi şi mai scumpe tehnologii.

- Pierderea unor specialişti, ca urmare a fenomenului tot mai avansat de „headhunting" de pe piaţă.

- Soluţiile necesită investiţii iniţiale foarte mari din partea clienţilor.

- Există încă incertitudini legate de software (adaptabilitate la specificul firmelor româneşti).

- Presupune o responsabilitate sporită încredinţată personalului beneficiar (utilizator).

- Factori de cost ridicaţi pe termen lung: implementare, consultanţă, întreţinere.

- Soluţiile IT reprezintă încă un serviciu scump pentru orice tip de afacere.

- Politică de preţuri de multe ori greu de respectat de către potenţialii beneficiari (cu 10-30% peste media pe piaţă).

3. OPORTUNITĂŢI

- Recunoaşterea de către UE, în anul 2004, a existenţei unei economii funcţionale de piaţă în România.

- Semnarea tratatului de aderare a României la UE şi eforturile care se fac în vederea respectării obligaţiilor asumate în capitolele de negociere.

- Ritmul rapid de dezvoltare a pieţei interne de IT.

- Creşterea impresionantă a investiţiilor realizate în industria tehnologiei informaţiei.

- Existenţa potenţialului nevalorificat la nivelul organizaţiilor de dimensiuni medii care, în scopul obţinerii unui avantaj concurenţial şi al modernizării activităţii, doresc implementarea de soluţii informatice.

- Apariţia continuă de noi cerinţe manageriale la nivelul organizaţiilor româneşti, ce pot fi satisfacute prin soluţii informatice.

- Cerere în creştere pentru soluţiile mfbrmatice integrate în domeniul economic şi managerial.

- Mediul tehnologic permite apariţia unor noi produse şi tehnologii (sisteme bazate pe cunoştiinţe).