Sistemul Informațional Managerial

Capitolul 1

SISTEMUL INFORMAŢIONAL MANAGERIAL

1.1. Sistemul informaţional şi principalele componente

Conducerea modernă, eficientă a oricărei unităţi, nu poate fi concepută fără existenţa unui sistem informaţional raţional şi operativ, capabil să furnizeze elementele de fundamentare a deciziilor.

Deşi în literatura de specialitate noţiunea de sistem informaţional a căpătat diverse definiţii, predomină părerea potrivit căreia acesta reprezintă ansamblul organizat şi integrat al modelelor, procedurilor, resurselor umane şi mijloacelor tehnice de culegere, înregistrare, prelucrare, transmitere şi stocare a datelor şi informaţiilor cu privire la activitatea sistemului de conducere şi a mediului în care funcţionează acesta.

Sistemul informatic reprezintă un sistem informaţional în care mijloacele de prelucrare automată a datelor sunt preponderente.

Elementele de bază ale unui sistem informaţional sunt: informaţiile, circuitele informaţionale, purtătorii (suporţii) de date şi informaţii, mijloacele tehnice utilizate şi operaţiile efectuate cu acestea, resursele umane.

1.1.1. Informaţia

În sens general, informaţia este o ştire, un mesaj privind fapte şi evenimente de orice fel, care urmează a fi transmise, înţelese şi acceptate pentru un scop definit.

În sens filozofic, informaţia reprezintă reflectarea în conştiinţa noastră a legăturilor obiective de tip "cauză-efect" din lumea reală înconjurătoare.

Din punct de vedere al conducerii, informaţia este o înştiinţare care are scopul de a declanşa reacţii ce determină acţiuni.

În procesul de conducere, materia primă cu care lucrează conducătorul este informaţia. Orice conducător analizează situaţii, defineşte probleme, ia decizii, pune în acţiune planuri, controlează modul de îndeplinire al acestora. În toate aceste activităţi el culege sau primeşte informaţii, le evaluează şi le prelucrează într-un proces de gândire. Rezultatul acestui proces de gândire îl reprezintă, de asemenea, anumite informaţii.

Succesul unei unităţi economice depinde tot mai mult de felul în care conducerea îşi culege informaţiile, de calitatea informaţiilor culese, de rapiditatea prelucrării acestora în vederea stabilirii soluţiilor, de acţiunile întreprinse pe baza lor . Cunoaşterea înseamnă putere.

Reuşita procesului de conducere se bazează pe două elemente esenţiale: gândirea conducătorului şi informaţia disponibilă.

Într-un proces de gândire există anumite date sau informaţii primite sau culese, informaţii care pot fi argumente simple sau complexe, impresii sau opinii. Toate informaţiile intră în procesul de gândire de unde rezultă soluţii care pot fi decizii, idei sau atitudini.

Locul informaţiei în cadrul procesului de conducere poate fi redat în schema simplificată de mai jos (fig. 1.1.).

Fig. 1.1. Locul informaţiei în procesul managerial

În această logică, infomaţia leagă între ele diferitele etape ale procesului de gândire, furnizează elementele concrete necesare unei analize temeinice, în măsură să deosebească principalul de secundar, gradul de eficienţă al diferitelor soluţii şi incidenţele posibile ale acestora.

În faza acţiunii propriu-zise de transpunere a soluţiilor în practică, informaţia permite conducătorilor să confrunte permanent realizările efective cu prevederile iniţiale, să aprecizeze mărimea şi cauzele eventualelor abateri şi să ia, la momentul oportun, măsurile de corecţie ce se impun.

Calităţile personale ale conducătorului, ele singure, nu mai pot face faţă volumului şi frecvenţei informaţiilor pe care trebuie să le selecteze şi să le prelucreze în timp util în vederea elaborării de soluţii. Conducătorul de astăzi trebuie să ţină seama de mult mai multe informaţii decât cel de acum douăzeci sau treizeci de ani. În schimb, timpul disponibil pentru aceasta a rămas acelaşi, ceea ce face ca de multe ori conducătorul să fie în "criză de timp" în faţa problemelor pe care le are de rezolvat. Sistemele informaţionale care folosesc metode şi mijloace moderne, permit eliberarea conducătorului de munca de selectare şi prelucrare a informaţiilor, micşorând timpul afectat cunoaşterii acestora în favoarea timpului de elaborare a soluţiilor şi de studiere a perspectivelor sistemului.

În prezent, pentru manageri aproape a devenit indispensabil dialogul cu calculatorul, cunoaşterea şi utilizarea tehnicii electronice de calcul în fundamentarea deciziilor şi în conducerea curentă a proceselor tehnologice, de producţie şi economice ale unităţilor economice.

De subliniat însă că procesul de gândire al conducătorului, chiar dacă acesta foloseşte calculatorul electronic pentru prelucrarea informaţiei, nu poate fi înlocuit de aceste mijloace moderne:

- calculatoarele electronice trebuie să fie folosite pentru a creşte eficienţa prelucrării informaţiei şi prin aceasta sporirea operativităţii în utilizarea informaţiilor;

- calculatoarele electronice nu pot înlocui procesul de gândire al conducătorului, acesta trebuind să ia decizii pe baza informaţiilor puse la dispoziţia sa de calculator.

Indiferent de numărul de calculatoare folosite sau de performanţele acestora, conducătorul trebuie să posede metode de analiză care să-i permită să raţionalizeze în mod clar şi sistematic în faţa problemelor cu care este confruntat în activitatea sa. Calculatorul este lipsit de iniţiativă, nu poate face ceea ce nu a fost programat.

Pentru ca informaţia să servească procesului de conducere, să stea la baza luării de decizii este necesar să îndeplinească o serie de condiţii, să aibă anumite calităţi.