Secretariat și corespondență

Importanţa activităţii de secretariat

Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economico-sociale se numără şi activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurată pe compartimente specializate şi are o amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor cu profiluri diferite (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite de la o organizaţie la alta.

Munca de secretariat în administraţia publică prezinta unele particularităţi faţa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului că insuşi managementul instituţiilor publice şi structura organizaţionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor ţi firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfaţă a şefului unei instituţii cu personalul angajat şi cu persoanele din afara instituţiei şi de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct şi indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condiţiile necesare realizării principalelor sale funcţii: prevedere – organizare – comandă – coordonare  control. Secretara trebuie să creeze condiţii optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esenţial al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcţii şi respectiv persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializaţi sunt reuniţi sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate, şefi de serviciu, secretari-şefi) autoritate subordonată la rândul său direct conducerii şi care are precizate atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activităţi :

1) Activităţi cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de şefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenţei).

2) Activităţi prin care se duc la îndeplinire sarcinile şi atribuţiile prevăzute în fişa postului (documentare, corespondenţă, protocol, organizarea manifestărilor etc.).

3) Activităţi pe care le decid, le iniţiază singure (cursuri de perfecţionare, instruire a secretarelor din subordine),

4) Activităţi de reprezentare a şefilor lor (primiri oficiale, participare la discuţii cu parteneri de afaceri, etc.)

Activităţile se compun din atribuţii, iar atribuţiile din sarcini. Atribuţia reprezintă sfera de competenţă a unui compartiment, iar executarea atribuţiilor de către un compartiment presupune competenţa membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activităţi.

Rolul şi locul secretarei (asistentei manager) în lumea profesională contemporană

Pentru funcţia de secretară nu există o descriere universal valabilă, dar definirea funcţiei presupune considerarea cel puţin a următoarelor elemente : scopul şi rolul secretariatelor în sistemul general al activităţii economico-sociale şi în organizaţia respectivă, poziţia pe care activitatea de secretariat o deţine, responsabilităţile, gradul de autoritate primită de la manager, relaţiile cu toţi factorii implicaţi în respectivul proces al muncii.

În ciuda a ceea ce s-ar putea crede apariţia meseriei de secretară nu aparţine vremurilor moderne, ea are deja o istorie îndelungată.

O abordare evolutivă a meseriei de secretară nu se poate realiza decât în contextul evoluţiei istorice a managementului şi a mijloacelor de comunicaţie. Incă din fazele de început, în practicarea acestei meeserii, descoperim câteva coordonate esenţiale care i-au marcat funcţionarea până astăzi, şi anume:

- meseria de secretară a apărut şi a funcţionat întotdeauna pe lângă factorii de decizie ai vieţii eocnomico-sociale;

- tratarea informaţiei scrise, a stat la baza acestei activităţi;

- confidenţialitatea a constituit o cerinţă esenţială sub aspect deontologic.

Confidenţialitatea este sugerată chiar de termenul ,,secretar(ă)’’; etimologic, cuvântul derivând din latinescul “secretum”,şi desemna o persoană care ştia să păstreze secrete. Meseria de scecretară precede - în timp istoric - apariţia denumirii sale. Dacă ţinem cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesităţile administraţiei de stat de a emite dispoziţii, de a da ordine şi a administra bunuri, putem lega apariţia acestei meserii de casta scribilor. In special, în perioda faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializaţi în comunicarea scrisă. Problema confidenţialităţii se punea, la vremea aceea, numai pe cale orală, fiind puţini cei care ştiau să citească. Aşa se şi explică practica unor autoritţi de a tăia limba scribilor, pentru a se asigura de păstrarea secretului profesional.

Termenul grammatikos, care denumea în limba greacă şi profesia de ,,secretar’’, poate fi considerat cel mai sugestiv, în ceea ce priveşte posibilitatea asocierii acestei meserii cu începuturile scrierii. (In limba română termenul a fost preluat sub forma ,,grămătic’’ şi a circulat cu sensul de ,,secretar’’ sau ,,scriitor’’ într-o cancelarie domnească.

Apoi, prin trecerea de la un sistem economic la altul şi prin evoluţia mijloacelor de comunicaţie, apar alte coordonate funcţionale ale acestei profesii.

Astfel, în Evul Mediu persoana desemnată cu titlul de secretar era cea care se ocupa de corespondenţa monarhului sau a unor înalţi demnitari; aceasta presupunea menţinerea în continuare a sarcinilor iniţiale de caligrafiere a textelor, la care s-au adăugat alte operaţiuni de expediere, dar şi de evidenţă a circulaţiei documentelor scrise.

In epoca modernă, o dată cu pătrunderea maşinilor mecanice de scris în structurile administrative, imaginea secretarei se va asocia atât de mult cu acest mijloc de imprimare a textelor, încât activitatea ei se va confunda cu cea de dectilografă. Trebuie spus, însă, că din punct de vedere istoric, această meserie a aparţinut bărbaţilor, până la începutul secolului XX, când au început să fie promovate drepturile cetăţeneşti refuzate femeii secole de-a lungul.

Astăzi, statisticile demonstrează că 95% din funcţiile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii argumentează acestea prin faptul că este o meserie care se potriveşte ca o “mănuşă” femeilor, căci ele din naştere au o capacitate mai mare de supunere, înclinaţie spre detaliu, loialitate, abilitate relaţională şi chiar o mai mare inteligenţă emoţională. Apar, astfel, noi cerinţe privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca ştiinţă tot la începutul secolului XX, dezvoltă noi valori, privind resursele umane şi resursele informaţionale. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, şi reevaluarea auxiliarului său de bază, secretariatului.

Goleman dovedeşte, în cartea sa de succes Inteligenţa emoţională,că aceia care tratează înţelept sentimentele ajung departe în viaţă. EQ (coeficientul emoţional) este mai important decât şcolile absolvite, certificatele şi notele obţinute. Cele cinci elemente ale inteligenţei emoţionale sunt:

1. recunoaşterea propriilor emoţii;

2. manipularea inteligentă a emooţiilor;

3. folosirea productivă a emoţiilor (acestea trei ţin de capacităţile intrapersonale);

4. empatia (interpretarea corectă a sentimentelor altora);

5. tratatea corectă a relaţiilor. (ultimele două ţin de capacităţile interpersonale),.

In introducerea cărţii sale, Goleman descrie cum a descoperit cu surprindere , cu ocazia primei aniversări şcolare, că nu şeful clasei ajunsese cel mai departe (adică în poziţia cea mai bună , cu salariul cel mai mare), ci un prieten cu note medii. Acesta fusese însă unul dintre cei mai îndrăgiţi colegi şi care avea un talent deosebit să comunice cu cei din jur şi să răspîndească sentimente pozitive şi buna dispoziţie. La 30 de ani ajunsese deja vicepreşedintele unei mari companii.