Crearea unei Baze de Date în Access

Cu ajutorul programului Microsoft Acces se doreşte crearea unei baze de date foarte eficientă care să se refere la gestiunea exporturilor unei firme şi care să ofere o multitudine de informaţii referitoare la:

lista produselor din oferta firmei, cantitatea, cu stocul la zi şi preţul acestora;

lista clienţilor externi grupaţi pe ţara de provenienţă, cifra de afaceri, produsul şi cantitatea achiziţionată;

lista furnizorilor grupaţi pe judeţe, numărul de telefon pentru informaţii, băncile la care au deschise conturi, produsele oferite, precum şi cantitatea deţinută în stoc;

lista contractelor încheiate cu clienţii externi;

lista comenzilor către furnizori cu produsele şi cantităţile necesare.

Se vor crea 5 tabele ce vor conţine la rândul lor un anumit număr de câmpuri, astfel:

tabela clienţi va conţine următoarele câmpuri: cod_client (de tip number), nume_client (de tip text; reprezintă cheia primară a tabelei), tara (de tip text), cifra_afaceri (de tip currency), nume_produs (de tip text), u_m (de tip text), pret (de tip currency), cantitate ( de tip number);

tabela comenzi conţine următoarele câmpuri: cod_comanda (de tip autonumber), nume_furnizor (de tip text; reprezintă şi cheia primară a tabelei), nume_produs (de tip text), u_m (de tip text), cantitate_comandată (de tip number);

tabela contracte conţine următoarele câmpuri: cod_contract (autonumber), nume_client (de tip text), cod_client (de tip number), tara (de tip text), cifra_afaceri (de tip currency), data (de tip date/time), banca (de tip text; este cheia primară a tabelei);

tabela furnizori cuprinde câmpurile: cod_furnizor (de tip autonumber), nume_furnizor (de tip text; reprezintă cheia primară), judet (de tip text), nr_telef (de tip text), banca (de tip text), nume_produs (de tip text), u_m (de tip text), pret (de tip currency), cantitate (de tip number), stoc (de tip yes/no);

tabela produse va conţine următoarele câmpuri: cod_produs (de tip autonumber), nume_produs (de tip text), u_m (de tip text), pret (de tip currency; reprezintă cheia primară a tabelei), cantitate (de tip number), stoc (de tip yes/no).

După editarea tabelelor se va realiza legarea acestora.

Baza de date va mai contine, de asemenea, interogari, formulare şi rapoarte.

Fereastra principală a MS Access, care constituie interfaţa de lucru în vederea creării aplicaţiilor, este următoarea:

O bază de date MS Access se poate crea în mai multe moduri, folosind butonul New de pe bara de instrumente, opţiunea New din meniul File sau combinaţia de taste Ctrl+N şi se selectează Blank database. Oricare ar fi metoda folosită, apare panoul de activitate New File, se dă numele bazei de date şi se apasă butonul Create.

O metodă pentru crearea tabelelor în Access este cea numită Design View, creare tabel în modul vizualizare proiect.

Fiecare tabel trebuie să cuprindă un câmp sau un set de câmpuri care identifică în mod unic fiecare înregistrare stocată în tabel. Într-un tabel, identificatorul poartă numele de cheie primară, Primary Key.