Comunicarea prin Ședințe

În glumă, se spune că o şedinţă este alternativa cea mai practică pentru muncă, cu alte cuvinte, o întâlnire de cele mai multe ori inutilă şi plictisitoare, o modalitate a "şefilor" de a pierde timpul.

Astfel, specialiştii ar trebui să se gândească de două ori înainte de a convoca o şedinţă, în condiţiile în care managerii spun că 28% dintre aceste întâlniri sunt inutile, conform unui studiu realizat de OfficeTeam, companie de executive research. Aproape jumătate dintre respondenţi (45%) consideră că angajaţii ar fi mai productivi dacă firma ar decide să interzică acest gen de întâlniri măcar o zi pe săptămână, 13% fiind de părere că angajaţii ar fi mult mai productivi. “Uneori, întâlnirile îşi depăşesc scopul iniţial, astfel încât specialiştii ar trebui să evalueze atent în ce măsură organizarea unei şedinţe este necesară sau dacă informaţia ar putea fi comunicată într-un alt mod”, spune Robert Hosking, director executiv pentru OfficeTeam.

Pentru ca întâlnirile să nu se transforme într-un obicei consumator de timp, agenda trebuie să fie foarte bine organizată. O agendă foarte lungă, care nu se concentrează pe o anumită direcţie, poate fi un semn că şedinţa nu îi va interesa în egală măsură pe toţi cei prezenţi. De asemenea, o întâlnire de acest gen nu ar trebui să dureze mai mult de o oră, întrucât după acest interval oamenii îşi pierd atenţia. Dacă este nevoie de un timp mai lung pentru a le comunica informaţii, ar trebui integrate în program pauze sau elemente interactive.

Într-o formă simplificată, şedinţa reprezintă o adunare colectivă pentru a discuta şi a lua anumite hotărâri cu privire la problemele existente. În realitate, aceasta este o întâlnire mult mai complexă, condusă de un moderator, ce are un scop bine definit şi o agendă prestabilită. Dacă ar fi respectate toate principiile din teorie, şedinţele ar putea fi transformate din lungi şi plictisitoare în scurte şi eficiente. Sunt cazuri în care şedinţele depăşesc limitele de timp stabilite dar, de cele mai multe ori, acestea aduc rezultate excelente în condiţiile în care sunt foarte bine organizate.

La o şedinţă pot participa de la câţiva colaboratori ai managementului până la un număr destul de numeros al angajaţilor, în funcţie de scopul urmărit. Este însă de preferat ca lista celor prezenţi să fie concentrată doar pe grupul căruia i se adresează şedinţa respectivă.

În general, există patru mari direcţii pe care se poate axa o şedinţă: transmiterea unor informaţii, opinii şi/sau decizii, culegerea unor informaţii de la cei prezenţi, analiza unor probleme şi luarea unor decizii de către participanţi. Întâlnirea poate fi realizată pentru obţinerea unor clarificări, pentru a discuta anumite întrebări sau pentru a evidenţia informaţiile cele mai importante.

Potrivit scopurilor urmate, în literatura de specialitate, mai ales, în practică mai puţin, sunt delimitate următoarele tipuri de şedinţe:

- şedinţe decizionale - organizate în scopul adoptării unor decizii de ordin tactic şi strategic, unicat în general, decizii marcate de risc şi incertitudine, vizând realizarea unor obiective;

- şedinţe de informare - prin care se urmăreşte transmiterea sau colectarea de informaţii, şedinţa fiind în acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feedback-ului. În funcţie de domeniul vizat, aceste şedinţe se pot desfăşura conform unui calendar prestabilit (săptămânal, lunar etc.) dar şi ad-hoc, atunci când intervin situaţii speciale, urgenţe şi/sau complexe;

- şedinţe de exploatare - destinate cercetării implicaţiilor unor decizii adoptate, unor situaţii speciale previzibile în viitor, precum şi a adunării soluţiilor posibile de exploatare. Putem spune că exploatează zona viitorului. În general, aceste şedinţe se bazează pe stimularea şi exploatarea potenţialului de creativitate al personalului;

- şedinţe de armonizare - având ca obiectiv sincronizarea acţiunilor personalului din compartimentele aflate pe acelaşi nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De regulă, sunt şedinţe operative, convocate numai atunci când apar astfel de probleme sau programe de o complexitate mai deosebită;

- şedinţele eterogene - întrunesc mijloacele de acţiune a două sau mai multe tipuri de şedinţe prezentate anterior, fiind organizate cu precădere la nivelul managementului superior şi mediu al firmei. Reprezintă tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaţiilor de specialitate, aceasta explicându-se prin criza de timp a participanţilor sau prin ignorarea utilizării şedinţei ca pe o metodă cu specific şi cerinţe proprii.

- şedinţele ad-hoc – pentru rezolvarea unor probleme neprevăzute, care presupun şi rezolvare urgentă: vizite importante neprevăzute, apariţia unor legi sau ordonanţe care implică schimbări.