Corespondența cu partenerii externi

Clientii unei societati comerciale pot fi societati comerciale persoane juridice sau

persoane fizice, beneficiari potentiali si efectivi ai produselor sau serviciilor oferite.

In corespondenta cu clientii, societatile comerciale trebuie sa cunoasca psihologia , sa se anticipeze reactia si comportamentul clientilor, pentru a se putea veni in intampinarea lor.

In functie de specificul clientilor – societati comerciale sau consumatori particulari-

corespondenta se va caracteriza , in primul caz, printr-un rationament riguros, iar in al doilea caz, printr-un plus de subiectivism , personalizare, avand la baza animarea unor sentimente diverse: curiozitate, orgoliu, incredere etc.

Motivatiile care stau la baza corespondentei comerciale cu clientii sunt:

-atragerea si informarea clientilor in scopul convingerii acestora de a apela la produsele sau serviciile societatii comerciale ( scrisori de prospectare a pietei);

-mentinerea clientelei dobandite;

-rezolvarea unor probleme privind comportamentul produselor in consum ( prestarea unor servicii suplimentare, remedierea unor defectiuni );

-rezolvarea unor reclamatii ale clientilor in legatura cu defectiuni la marfuri.

In cazul in care clientii sunt societati comerciale, scrisorile de prospectare a pietei

sunt individualizate. Ele confirma si intaresc demersurile efectuate prin intalniri sau convorbiri

telefonice anterioare intre ofertant si client sau preceda intalniri intre acestea.

Aceste scrisori sunt redactate intr-o maniera sobra, precisa si politicoasa.

Fara a disimula intentia vanzatorului de a-si vinde marfa, ea trebuie sa fie in concor-danta cu interesul cumparatorului;

Scrisoarea comerciala va avea ca scop sa demonstreze ca produsele sau serviciile oferite raspund cerintelor consumatorului.

In general, astfel de scrisori sunt scurte, deoarece sunt insotite de cataloage, liste de preturi, deviz, conditii de vanzare ( termene, garantii, servicii suplimentare etc. ).

Conditiile generale de vanzare ale unei societati comerciale pot fi cuprinse intr-un imprimat, ele constituind caracteristicile commune tuturor operatiilor de vanzare practicate de firma respectiva.

In cazul in care clientii sunt persoane particulare sau mici comercianti, stilul scrisorii

de prospectare a pietei va fi politicos si cat se poate de personal, desi in acest caz, numarul destinatarilor este mai mare decat in cazul clientilor- societati comerciale.

Astfel de scrisori pot fi adresate de expeditori in cazul in care acestia si-au deschis un magazin nou, atunci cand nu sunt cunoscuti de clienti, cand se ofera un nou produs sau ofertantul observa ca produsele sale incep sa nu se mai vanda.

Scrisorile constituie in acest caz, mijloace folosite in strategia promotionala a comer-

ciantilor.

De exemplu:

“ Avem placerea de a va anunta ca ordinatorul nostru v-a desemnat ca fericita castigatoare a concursului de primavara organizat de noi.”

Pentru mentinerea clientelei dobandite este necesar ca o firma sa transmita periodic

scrisori insotite de diverse mijloace publicitare, care sa prezinte sortimentele noi, modificarile

intervenite in sortimentul oferit, in conditiile generale de vanzare, in servisiile post- vanzare oferite.

Orice societate comerciala trebuie sa actioneze mereu in avans cu informarea clientelei, ale carei obiceiuri si cerinte de consum se modifica in ritm rapid.

De exemplu:

“ In virtutea bunelor noastre relatii, va oferim spre contractare noile modele din

cataloagele noastre pentru sezonul estival al anului……”.