Procedee și Tehnici de Control Financiar - Controlul Documentar

Procedeul de control reprezintă un ansamblu de reguli specifice, tehnici şi instrumente care, îmbinate cu professionalism, se aplică în vederea soluţionării concrete a problemelor ce decurg din funcţiile controlului.

Tehnica executării controlului financiar presupune alegerea procedeelor celor mai adecvate în funcţie de obiectivul controlat şi aplicarea acestora, în vederea realizării scopului controlului, care pot fi:

- Procedee comune:

- observaţia;

- raţionamentul;

- comparaţia;

- clasificarea;

- analiza;

- sinteza.

- Procedee specifice:

- cercetarea;

- studiul general prealabil;

- controlul documentar;

- inventarierea de control;

- expertizele tehnice şi analizele de laborator;

- controlul total şi controlul prin sondaj;

- analiza activităţii economice financiare.

1. Cercetarea

Cercetarea reprezintă o formă eficentă a controlului financiar faptic şi constă în examinarea şi observarea nemijlocită, direct pe teren, a fenomenlor sau operaţiilor economice supuse controlului, cu scopul de a stabili modul cum se desfăşoară, cauzele care au generat unele deficienţe, măsurile care se impun pentru remediere.

2. Studiul general prealabil

Studiul general prealabil face posibilă cunoaşterea elementelor esenţiale şi specifice ale activităţii ce urmează să fie controlate şi pe baza lor se orientează acţiunea de organizare şi exercitare a muncii de control, asupra obiectivelor care necesită o atenţie sporită. Acest studio oferă organului de control posibilitatea cunoaşterii modului în care s-au desfăşurat sau se desfăşoară activităţile de control. Poate avea un caracter de ansamblu sau de detaliu, se referă atăt la unităţile suspuse controlului, cât şi la conţinutul acţiunilor de control.

Studiul general prealabil

Obiective Surse de informare

-Sarcinile rezultate din normele în vigoare pentru domeniul de activitate controlat;

-Orientările, instrucţiunile, competenţele şi răspunderile în structura internă a unităţii controlate;

-Modul de organizare a evidenţei contabile şi tehnico-operative;

-Situaţia de fapt existentă cu privire la activitatea ce urmeaza să fie controlată -Norme legale;

-Procesele-verbale de control anterioare;

-Dările de seamă contabile;

-Procesele-verbale ale organelor colective de conducere;

Fig 1.1 Obiectivele şi sursele de informare ale studiului general prealabil

3. Inventarierea de control

Inventarierea de control este modalitatea principală de control faptic având ca obiectiv constatarea existenţei cantitative şi calitative a valorilor materiale şi băneşti dintr-o gestiune, precum şi a modului de îndeplinire a activităţii de către gestionari.

4. Controlul total şi controlul prin sondaj

Controlul total cuprinde toate operaţiunile din cadrul obiectivelor stabilite şi se exercită pe toată perioada supusă verificării.

Controlul prin sondaj vizează cu prioritate cele mai reprezentative documente şi operaţii, care permit obţinerea unor concluzii cu carcater general asupra obiectivului controlat.

5. Analiza activităţii economice financiare

Analiza economico- financiară este un procedeu metodologic utilizat de controlul financiar pentru cunoaşterea rezultatelor obţinute în îndeplinirea programelor de activitate şi a factorilor care le-au influenţat desfăşurarea.

Controlul documentar

Controlul documentar este procedeul de stabilire a realitații, legalitații și eficienței operațiunilor economice și financiare prin examinarea documentelor primare și centralizatoare, a înregistrarilor în evidența tehnic-operativă și în cea contabilă.

Asupra documentelor primare, o importanță deosebită se acordă controlului documentar, atât înainte de a se înregistra în conturi, cât și ulterior. Acest tip de control se exercită atât sub aspectul formei, cât și a conținutului.

1. Din punct de vedere a formei, controlul documentelor are urmatoarele obiective: autenticitatea, exactitatea întocmirii și valabilitatea, efectuarea corectă a calculelor.

Controlul ce vizează autenticitatea documentelor primare se îndreaptă cu prioritate asupra modului de folosire a documentelor tipizate, completarea corectă a datelor și existența eventualelor ștersături, falsificări, adăugiri în text, corecturi nesemnate, existența semnăturilor originale, inclusiv concordanța cu specimenele de semnături, concordanța dintre documente și justificările anexate.

Controlul exactității întocmirii și valabilității documentelor se realizează în raport cu momentul și condițiile procedurii operațiunilor economice și financiare pe care le consemnează.