Planificare personal în unitățile administrative

Subiect 1

Fotografierea timpului de lucru al unui director general de societate comercială în interval de o săptămână a permis evidenţierea următoarelor acţiuni mai importante şi a ponderii fiecăreia în durata medie a zilei de muncă:

- participarea la şedinţe (operative de producţie, de comitet de direcţie, de analiză a asigurării cu energie etc.) 37%

- vizite în cadrul firmei (în secţii de producţie, ateliere de proiectare) 6%

- protocol (primirea unor delegaţii din partea clienţilor interni şi externi) 5%

- corespondenţă (semnarea documentelor puse la dispoziţie de secretară) 5%

- discuţii cu directorii executivi şi asistenţii manageriali asupra celor mai presante probleme privind derularea activităţilor economico-sociale) 10%

- discuţii cu liderii sindicatului 2%

- apeluri telefonice (din afara şi din interiorul unităţii, plus convorbiri telefonice iniţiate de directorul general) 15%

- audienţe 6%

- consultarea unor materiale de specialitate (reviste, cărţi) 2%

- deplasări la departament, primărie, furnizori şi clienţi din localitate şi din ţară 10%

- servirea mesei, răsfoirea presei, necesităţi fiziologice 2%

Durata medie a zilei de muncă 10 ore

Plecând de la structura zilei de muncă a directorului general în acţiunile principale care ne-am referit pot fi formulate câteva disfuncţionalităţi şi puncte forte care să fie punctul de plecare în fundamentarea unor modalităţi de raţionalizare a activităţii acestuia.

În primul rând, se constată o pondere apreciabilă a timpului afectat participării la şedinţe (37%, deci aproximativ 19 ore din cele 50 analizate); o asemenea situaţie poate fi considerată ca nefavorabilă, pe de o parte, dacă avem în vedere faptul că participarea directorului general la tot felul de şedinţe nu este necesară atâta timp cât responsabilii în funcţiuni sunt directori executivi, iar pe de altă parte, din punctul de vedere al „dimensionării temporale” a acestei participări, deosebit de ridicate.

În altă ordine de idei se impune să evidenţiem şi o pondere ridicată (15%) convorbirilor telefonice care fragmentează excesiv bugetul de timp al directorului general, care răpesc părţi importante din aceasta pentru rezolvarea unor probleme ce nu ţin în exclusivitate de postul de director general.

Aspectele negative semnalate mai sus li se adaugă şi numeroasele deplasări la furnizorii şi clienţii societăţii comerciale, la organele administraţiei locale, ori departamentelor, ce ocupă 10% din bugetul de timp – justificate de problemele deosebit de complexe şi dificile cu care se confruntă întreprinderea în domeniul comercial. Concomitent, timpul redus alocat consultării unor materiale de specialitate (2%) şi lipsa unor intervale de timp-tampon (ore barate) dedicate rezolvării unor probleme cu mare impact asupra unităţii întregesc tabloul deficienţelor majore semnalate în structurarea bugetului de timp de care dispune directorul general. Acesta în pofida existenţei şi unor aspecte pozitive, ce se cer a fi amplificate şi generalizate (vizite efectuate în cadrul firmei, consultări cu directorii executivi şi asistenţi manageriali, discuţiile cu sindicatele etc.).

Creşterea eficacităţii muncii directorului general investigat poate fi asigurată prin apelarea la modalităţile prezentate, a căror ilustrare parţială o realizăm în continuare.

Astfel, pentru programarea judicioasă a activităţii se poate apela cu succes programul cu următorul conţinut:

Program săptămâna de activitate

Tabelul nr.1

Săptămâna 11-15 noiembrie: manager general

Postul manager general

Nr.crt Acţiuni prevăzute Ziua

0 1 2 3 4 5 6

1 - întocmirea unui material referitor la strategia societăţii comerciale pentru următorii ani X X X

2 - analiza stadiului de îndeplinire a indicatorilor economico-financiari prevăzuţi pentru luna octombrie a.c. X

3 - discuţii cu partenerii externi pentru urgentarea semnării unui contract economic pentru următorii 2 ani X

4 - participarea la şedinţa comitetului de direcţie X

5 - pregătirea materialelor ce vor fi discutate în şedinţa consiliului de administraţie X X

6 - participarea la şedinţa consiliului de administraţie X

7 - discutarea perspectivei întreprinderii cu liderii sindicatului X

8 - ţinere de audienţe X

9 - discutarea studiului de organizare a secţiei „X” X

10 - discutarea, cu directorii executivi şi alţi specialişti din unitate, a proiectului de reorganizare structurală a unităţii şi înaintarea sa, spre avizare, consiliului de administraţie X

11 - diverse X X X X X

Tabelul nr.2

Ziua: 11 noiembrie a.c. Postul manager general Titlar: LV

Program zilnic de activitate

Nr.crt Acţiunea programată Ora

8-9 9-10 10-11 11-12 12-13 13-14 14-15 15-16 Peste 16

1. - întocmirea unui material referitor la strategia societăţii comerciale pentru următorii ani

2. - discutarea studiului de organizare a secţiei „X”

3. - vizitarea secţiei „X” şi discuţii cu conducerea acesteia

Nr.crt Acţiunea programată Ora

8-9 9-10 10-11 11-12 12-13 13-14 14-15 15-16 Peste 16

4. - diverse (telefoane, corespondenţă, contact diverşi furnizori şi beneficiari pentru rezolvarea unor probleme urgente, răsfoirea presei, cafea etc.)