Proiectarea unui Sistem de Management al Calității și Evaluarea Rezultatelor Obținute

1. Stabilirea arhitecturii sistemului de management al calităţii

Cerinţe generale referitoare la documentaţia sistemului de management al calităţii

În vederea satisfacerii cerinţelor definite de standardul ISO 9001:2000, este necesar să se proiecteze, implementeze şi să se menţină un sistem de management al calităţii focalizat pe:

- îmbunătăţirea şi susţinerea satisfacţiei clientului prin furnizarea de produse şi

servicii care satisfac necesităţile şi aşteptările acestuia;

- furnizarea încrederii că organizaţia funcţionează conform aşteptărilor părţilor interesate;

- îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii organizaţiei şi a satisfacţiei în muncă a personalului;

- stabilirea şi menţinerea unor relaţii reciproc avantajoase cu furnizorii;

- luarea in consideraţie a necesităţilor societăţii cât şi a prevenirii problemelor de mediu;

- analiza proceselor pentru a se asigura că ele permit realizarea obiectivelor;

- dezvoltarea şi implementarea unui program de îmbunătăţire a calităţii produselor şi serviciilor.

În organizarea unui sistem de management a calităţii accentul trebuie să se pună pe identificarea problemelor din domeniul calităţii şi pe implementarea acţiunilor preventive şi a celor corective.

Pentru o organizaţie documentaţia sistemului de management al calităţii prezintă următoarele avantaje:

- descrie sistemul de management al calităţii al organizaţiei;

- furnizează informaţii compartimentelor interesate facilitând relaţiile dintre acestea;

- comunicarea către angajaţi a angajamentului conducerii privind politica referitoare la calitate;

- facilitează înţelegerea de către angajaţi a rolurilor în cadrul organizaţiei, a scopului şi importanţei muncii lor;

- furnizarea unei referinţe pentru aşteptările referitoare la performanţele muncii;

- enunţarea modului în care trebuie desfăşurate activităţile pentru a se realiza cerinţele specificate;

- furnizarea de dovezi obiective că au fost realizate cerinţele specificate;

- furnizarea unui cadru de funcţionare clar şi eficace pentru sistemul de management al calităţii;

- furnizarea unui cadru adecvat pentru instruirea personalului;

- furnizarea unui cadru adecvat pentru îmbunătăţirea continuă a performanţelor;

- furnizarea unui cadru adecvat pentru auditarea sistemului de management al calităţii;

- furnizarea unui cadru adecvat pentru evaluarea eficacităţii sistemului de management al calităţii.

Natura şi volumul documentaţiei sistemului de management al calităţii ar trebui să satisfacă cerinţele contractuale, reglementate precum şi necesităţile şi aşteptările clienţilor şi altor părţi interesate şi ar trebui să fie adecvate scopurilor organizaţiei. Documentaţia se poate prezenta sub orice formă şi pe orice suport în funcţie de necesităţile organizaţiei.

Altfel spus un sistem de management ai calităţii trebuie documentat astfel încât să fie înţeles şi accesibil personalului de la toate nivelurile organizaţiei. Documentaţia sistemului de management al calităţii trebuie să fie completă, să cuprindă toate activităţile legate de calitate ale organizaţiei şi în aceiaşi timp să nu fie atât de restrictiv încât să împiedice manifestarea creativităţii şi a spiritului de responsabilitate la nivelul fiecărei persoane. Gradul de detaliere al procedurilor sau instrucţiunilor de lucru depinde de decizia organizaţiei şi a utilizatorilor, de nivelul de control necesar pentru a obţine rezultatele aşteptate, de experienţa şi nivelul de instruire a utilizatorilor.

Acolo unde este posibil, trebuie identificate şi luate în considerare practici existente. Aceasta va permite acceptarea mai rapidă a sistemului de management al calităţii, de către personal. Personalul trebuie implicat în definirea proceselor şi procedurilor noi şi îmbunătăţite, prin stabilirea cercurilor calităţii sau a echipelor de îmbunătăţire a calităţii. Personalul ar trebui să înţeleagă că procesele şi procedurile pot şi trebuie îmbunătăţite continuu.

Pe măsură ce se dezvoltă sistemul de management al calităţii, trebuie identificate căi prin care se poate monitoriza eficacitatea procesului şi trebuie recunoscute rezultatele obţinute de persoane sau compartimente în ceea ce priveşte sistemul de management al calităţii. Intranet-ul este un mijloc corespunzător de comunicare intercompartimentală.

Organizaţiile din domeniul tehnologiei informaţiei trebuie încurajate în utilizarea acelor documente care facilitează asigurarea conformităţii cu specificaţiile, cum ar fi:

- modele pentru planurile, specificaţiile şi formularele folosite;

- liste de verificare;

- fişe de urmărire a produselor;

- diagrame de flux, matricea deciziilor ctc.

În implementarea sistemelor de management al calităţii sunt utilizate următoarele tipuri de documente:

a) documente care furnizează informaţii referitoare la sistemul de management al calităţii atât pentru scopuri interne cât şi pentru scopuri externe, denumite manuale ale calităţii;

b) documente care descriu cum se aplică sistemul de management al calităţii în cazul unui anumit produs, proiect sau contract, denumite planuri ale calităţii;