Recrutarea personalului

1. Ce este recrutarea

Recrutarea este procesul prin care atragem (de pe piaţa muncii sau din interiorul

companiei) candidaţii cei mai potriviţi pentru postul/posturile vacante, cu costurile cele mai

mici. Scopul este acela de a primi candidaturi de la persoanele potrivite pentru ocuparea

postului, nicidecum colecţionarea unor teancuri de CV-uri, cu a căror triere să consumăm

timp si energie. În primul rând calitatea candidaturilor atrase si apoi numărul acestora,

definesc un proces eficient de recrutare.

2. De ce avem nevoie de analiza postului si analiza competenţelor

Condiţiile de bază pentru realizarea recrutării la standarde minimale de

profesionalism sunt funcţionalitatea procedurilor de analiză a posturilor si a competenţelor,

precum si rularea lor cel puţin o dată pentru toate categoriile de posturi. În caz contrar, ne

vom întemeia întregul demers pe bănuieli si presupoziţii, iar calitatea recrutării va depinde în

cea mai mare parte de intuiţia persoanelor implicate în proces.

Prin analiza postului si analiza competenţelor obţinem două documente esenţiale

pentru recrutare: fisa de post si specificaţia postului. Fără acestea nu vom sti pe cine trebuie

să recrutăm, cum să recrutăm si pentru ce tip de posturi facem recrutarea. Necesitatea

analizei postului este dovedită si de utilizarea datelor în cadrul altor proceduri: construirea

sistemul de recompense, evaluarea performanţelor în muncă, reproiectarea posturilor,

elaborarea planurilor de carieră, proiectarea stagiilor de training.

3. Cum facem analiza postului

Analiza postului este procesul prin care se obţin si se prelucrează informaţii în

vederea stabilirii congruenţei între conţinutul posturilor si obiectivele strategice ale

organizaţiei. Se colectează informaţii cu privire la conţinutul postului (responsabilităţi si

sarcini), rezultatele muncii, echipamentele de lucru utilizate si relaţia cu alte poziţii din

organizaţie. În acest proces nu ne raportăm la profilul titularului de post, fiind evaluat postul,

nu competenţa sau performanţa angajatului.

Organizaţiile sunt dinamice, iar posturile au un nivel tot mai ridicat de flexibilitate.

Se trece astfel de la posturile tradiţionale, la cele evolutive, flexibile, idiosincrasice si

centrate pe echipă. Structura poziţiilor se poate schimba cu rapiditate, îndeosebi pe o piaţă

competitivă. Analiza periodică a conţinutului muncii, oferă posibilitatea de a înregistra,

monitoriza si integra toate aceste schimbări într-o schemă logică, derivată din design-ul

organizaţional.

Analiza postului poate fi realizată atât in house cât si de consultanţi, pentru ambele

opţiuni existând avantaje si dezavantaje. În acest context, se poate răspunde unei alte

întrebări frecvente: „Care este prima activitate pe care un manager RU nou angajat ar fi bine

să o realizeze?” În mod cert, analiza postului furnizează o bază de cunoastere extrem de

valoroasă cu privire la activitatea unei companii, la tehnologie si nu în ultimul rând cu

privire la angajaţii săi.

Realizarea cu succes a procedurii este determinată de modul în care se comunică

angajaţilor scopul, obiectivele si rezultatele procesului. De asemenea, trebuie luat în calcul

efectul Hawthorne, cu implicaţiile si consecinţele lui. Susţinerea procesului de către top

management, dar mai ales de către middle si line management influenţează nivelul de

participare al angajaţilor si rata de răspuns a acestora.

Persoanele implicate în realizarea analizei de post sunt: specialistul din cadrul

departamentului de resurse umane (analistul), titularul postului si superiorul direct.

Implicarea titularului de post este necesară deoarece este persoana care cunoaste cel mai bine

conţinutul postului, iar verificarea informaţiei de către seful direct crestere acurateţea

datelor.

În concluzie, analiza postului respectă următoarele reguli:

- se referă numai la ceea ce face titularul de post la locul de muncă analizat, nu la ceea ce ar

trebui să se facă;

- se referă doar la activităţi si sarcini, nu la caracteristicile titularului postului;

- analistul trebuie să-l asigure pe salariat că scopul analizei postului, indiferent de metoda

aplicată, nu se referă la verificarea activităţii persoanei, ci la ordonarea, simplificarea si la

siguranţa muncii.

Metodele de analiză a postului sunt:

a) analiza documentelor

b) interviul

c) observaţia

d) chestionarul de analiză a postului

e) jurnalul

f) analiza incidentelor critice

g) convocarea experţilor.

Analiza documentelor nu este o metodă propriu-zisă, ci mai degrabă o etapă

pregătitoare. Prin studierea documentelor existente: fise si specificaţii de post, instrucţiuni

tehnologice, decizii interne si alte documente ce descriu si reglementează activitatea

titularului de post, analistul se familiarizează cu terminologia si are o imagine de ansamblu

asupra posturilor pe care le va analiza. În condiţiile în care în organizaţie nu există suficientă

informaţie, atunci sursele externe pot fi valorificate.

Interviul este metoda cea mai frecvent utilizată deoarece permite obţinerea de

informaţii calitativ bogate, îndeosebi pentru posturi cu o structură complexă. Conduse

adecvat, interviurile furnizează informaţii complete cu privire la post si competenţele

solicitate de acesta. Principalele minusuri ale metodei sunt: consumul mare de timp si faptul

că nu se poate asigura anonimatul respondenţilor. Interviul de analiză a postului ia forma

unui interviu semi-structurat, realizat în timpul programului de lucru, în acord cu o

programare prealabilă. Pentru a obţine informaţii cu un nivel acceptabil de acurateţe trebuie

evitate întrebările cu caracter ameninţător, cele disconfortabile sau cele la limita politicii de

confidenţialitate. Întrebările din cadrul ghidului de interviu pot fi:

1. Care este denumirea postului?

2. Care este postul căruia i se subordonează?

3. Cu cine comunică pentru realizarea sarcinilor?

4. Cum se desfăsoară o zi obisnuită de lucru?

5. Care sunt principalele responsabilităţi?

6. Care sunt principalele sarcini?

7. Ce echipamente de lucru/documente sunt utilizate?

8. Care sunt cunostinţele utilizate pentru realizarea sarcinilor?

9. Care sunt aptitudinile si abilităţile necesare obţinerii performanţei pe post?

Observaţia structurată permite identificarea operaţiilor realizate de angajat în

succesiunea lor firească, precum si a factorilor ce condiţionează îndeplinirea sarcinilor.

Această metodă solicită familiarizarea prealabilă a analistului cu operaţiile pe care le va

observa, familiarizare obţinută prin studierea documentelor. Observaţia se realizează pe baza

fisei de observaţie, document ce cuprinde minimal: lista unităţilor înregistrate (secvenţe

comportamentale), timpul alocat fiecărei secvenţe si frecvenţa comportamentului. În urma

fiecărei sesiuni de observare se întocmeste un raport de lucru care sintetizează datele

colectate.