Informatică pentru Afaceri

I Model de rezolvare în mediul Microsoft Access 10

- PROFILUL ÎNTREPRINDERII

.1. Profilul şi caracteristicile întreprinderii

S.C. DENNOOS S.R.L. are sediul în judetul Neamţ, Romania.

Obiectul principal de activitate al societăţii este prevăzut în statutul firmei şi anume: fabricarea produselor alimentare. Pe lângă obiectul principal de activitate întreprinderea are şi obiecte de activitate secundare şi aici sunt:

- Servicii de ambalare;

- Organizarea şi prestarea de servicii de alimentare publică;

- Activităţi de transport marfă.

.2. Structura organizaţională

Structura organizatorică a S.C. DENNOOS S.R.L. este prezentată în Fig.1.

În cadrul acestei lucrări se axează asupra procesului de onorare a comenzilor lansate de către clienţii întreprinderii. Departamentul care se ocupă de acest proces se numeşte Desfacere sau distribuţie, care are un director comercial fiind parte componentă a departamentului Comercial.

Pe ansamblu întreprinderea este constituită din trei arii de activitate, şi anume:

financiar, comercial şi respectiv producţie.

În cadrul ariei Financiar se regăsesc factorii de management la nivelul de stabilire a strategiei şi de furnizare a datelor care vor susţine deciziile manageriale.

În cadrul ariei Comerciale se regăsesc departamentele care se ocupă de activităţile de aprovizionare, desfacere şi depozitarea materiilor prime.

Producţie – este departamentul care concentrează activităţile de executare şi fabricare a produselor, adică materializarea obiectului principal de activitate.

Figura 1. Organigrama S.C. DENNOOS S.R.L.

.3. Organizarea activităţii de desfacere

Activitatea de desfacere este partea din cadrul proceselor comerciale care răspunde nevoii întreprinderii de a-şi desface producţia. Acest proces implică o serie de miniprocese, numite şi procese interne ale întreprinderii, care furnizează elementele necesare livrării produselor. În cadrul procesului de desfacere se creează atât documente de ordine internă, necesare din punctul de vedere managerial, adică a controlului intern (de exemplu a materiilor prime, a stocului de produse finite, de a ţine o evidenţă a comenzilor la nivelul clienţilor atât din punctul de vedere al volumului cât şi a frecvenţei). Pe lângă aceste documente interne se generează şi o serie de documente externe, care ţin de contabilitate, necesare raportării externe, sau a evidenţei externe a activitătii societăţii.

Pentru a avea o imagine mai clară asupra procesului de desfacere, cât şi a proceselor conexe pe care le implică, vom prezenta în Figura 2, succesiunea acestor procese în mod grafic.

.4. Descrierea procesului de desfacere

Aşa cum menţionam şi mai sus, procesul de desfacere este partea concludentă a mai multor procese, desemnează procesul de materializare a tuturor activităţilor premergătoare lui.

Activităţile prezentate mai sus, în figura 2, sunt doar cele mai semnificative pentru a înţelege procesul de desfacere, în realitate sunt cu mult mai multe procese care „contribuie” la realizarea desfacerii produselor finite. Activităţile prevânzare, cunoscute şi sub numele de promovare, plasare oferte, contractare, toate fiind susţinute necontenit de procesul de negociere, fac apariţia următorului pas - Plasarea Comenzii. Aici are loc stabilirea conditiei de livrare (INCOTERMS) atunci când e vorba de un export, sau negocierea termenilor de livrare în cazul unei livrări interne. Acum se introduc în sistemul informatic a condiţiilor negociate. Plasarea comenzii este însoţită şi de generarea unui document care va sta la baza eliberării facturii. Comanda pe care o depune clientul va putea servi şi ca un istoric al comenzilor plasate de clienţi, putându-se crea şi o evidenţă grafică a frecvenţei comenzilor.

Conform cu termenii stabiliţi în cadrul comenzii, se livrează produsele până la data scadentă. Livrarea poate fi însoţită şi de factura eliberată de întreprindere, cu toate că practica comercială acceptă şi trimiterea ulterioară a facturii. Livrarea este însoţită şi de alte documente legate de cantitatea încărcată în mijlocul de transport, referitoare la calitatea produselor, certificatele de origine impuse prin legislaţia în domeniu.