Registrele de contabilitate în Republica Moldova

Registrele de contabilitate

Datele privind operaţiile care se produc în activitatea unei unităţi, consemnate în documentele justificative, sunt înregistrate în ordine cronologică, grupate şi sistematizate în cadrul unor formulare denumite generic registrea

Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul cărora se realizează înregistrarea operaţiilor economice şi financiare în conturi şi furnizarea, pe această bază, de informaţii privind situaţia şi mişcarea patrimoniului. Ele se prezintă sub forma unor caiete, foi volante, fişe sau documente informatice cu conţinutul şi structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.

Teoria şi practică contabila au generat o diversitate de forme privind conţinutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de înregistrare a operaţiilor economice şi financiare în cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru:

- evidenţa cronologică;

- evidenţa sistematică

- realizarea combinată a celor două feluri de evidenţe.

Evidenţa cronologică, organizată cu ajutorul registrelor, se realizează prin intermediul unui jurnal, ce serveşte la înregistrarea operaţiilor în ordinea în care au fost efectuate în timp. În practică, în acest scop se utilizează documentul numit "Registrul jurnal", precum şi "Nota de contabilitate".

Evidenţa sistematică, prin intermediul registrelor, înseamnă înregistrarea operaţiilor economico-financiare în funcţie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub forma de cheltuieli şi venituri. În asemenea registre se înscriu operaţiile care au fost deja înregistrate, cronologic, în registrul jurnal.

În categoria acestor registre sunt incluse:

- fişele de conturi fără dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare şi, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. În activitatea practică sunt denumite "fişe de cont pentru operaţii diverse" (care sunt numai fişe valorice, pentru debit, credit, sold). În cazul evidenţei bunurilor de natura stocurilor, aceste fişe conţin în plus, pe lîngă coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrată, ieşită, stoc) şi sunt denumite "fişe de cont pentru valori materiale".

- jurnalele pentru creditul conturilor, în care documentele justificîtive, în care sunt consemnate operaţiile patrimoniale se înscriu în ordine cronologică.

Registrele pentru evidenţa combinata se utilizează la unităţile mici, care nu folosesc multe conturi şi în care se efectueaza înregistrarile, atît în ordine cronologică, cît şi în mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare).

Dupa sfera de cuprindere a datelor, registrele de evidenţa contabila se impart în:

- registre pentru evidenţa sintetica, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-şah, în funcţie de forma de înregistrare contabila folosita de

-registre pentru evidenţa analitica ce se pot concretiza sub forma de fişe valorice sau cantitativ valorice sau diferite situaţii al caror conţinut informaţional se stabileşte de unitatea patrimoniala;

- registre pentru realizarea combinata a celor doua forme de evidenţa.

- conţinutul, completarea şi gestionarea registrelor

Normele legale din ţara noastra prevad ca principale registre de contabilitate: Registrul - jurnal; Registrul inventar şi Registrul "cartea mare".

Registrele de contabilitate reprezintă, alaturi de bilant şi contul de profit şi pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea.

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în care unităţile patrimoniale înregistreaza, periodic, cronologic şi sistematic, operaţiunile economico-financiare, consemnate în documente justificative, care produc modificari în patrimoniul acestora.

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistreaza, zilnic sau lunar, în mod cronologic, operaţiune cu operaţiune, fără spatii libere, fără ştersaturi, toate operaţiile privind mişcarile patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se întocmeşte într-un singur exemplar, de către regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unităţile cooperaţiste, asociatiile şi celelalte persoane juridice, dupa ce a fost numerotat, şnuruit, certificat şi parafat. Acest registru se parafeaza de către organele în drept, la începerea activitatii unitatii, precum şi ori de cate ori este cazul.

Operaţiunile de aceeaşi natura, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, sectie, etc.) şi în cursul aceleiaşi zile, pot fi înregistrate într-un document centralizator care, la randul sau, sta la bază înregistrarii în registrul jurnal.

Registrul jurnal se poate prezenta sub doua forme:

-registrul - jurnal general;

-registrul - jurnal auxiliar, pentru operaţiunile de casa şi banca, decontarile cu furnizorii, situaţia încasarii - achitarii facturilor, situaţia avansurilor spre decontare; toate acestea sunt folosite de unităţile patrimoniale care au un volum mare de operaţiuni de înregistrat.

Acest registru serveşte pentru înregistrarea cronologică a mişcarii elementelor patrimoniale şi ca proba în solutionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o prima verificare cu balanta sintetica, în sensul ca totalul registrului jurnal trebuie sa corespunda cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta conturilor sîntetice, întocmita pentru luna curenta.

În situaţia în care unitatea foloseşte registre auxiliare, totalul acestora se înscrie în registrul jurnal general, periodic, de regula lunar.

Fiind un document de înregistrare contabila el nu circula între compartimente, sau în afără unitatii. Se arhiveaza temporar, pe timp de un an, către serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, dupa care se depune la arhiva unitatii patrimoniale impreuna cu documentele justificative care au stat la bază întocmirii lui.

Conţinutul informaţional al registrului jurnal este prezentat în conţinuare .

Registrul - jurnal de încasari şi plati se întocmeşte de către agentii economici, persoane fizice (meseriaşi, etc.) şi asociatiile familiale. El serveşte ca document de înregistrare operaţiva a încasarilor şi platilor pe bază actelor justificative şi ca document de stabilire a situaţiei financiare a agentului economic respectiv.