Informația în managementul financiar

1.Concepte: informatie, flux si sistem informational

O organizatie, privita ca un sistem dynamic si complex, se caracterizeaza prin trei componente:

- Un sistem conducator, care este orientat catre luarea deciziilor si repartitia resurselor necesare pentru indeplinirea, la un nivel de performanta asteptat, a obiectivelor organizatiei.

- Un sistem informational care are ca principal atributie dirijarea fluxului de informative, in conformitate cu nevoile procesului de conducere; el se mai numeste si sistem informational pentru conducere.

- Un sistem de executie sau sistem condus, care este subordonat primului sistem si isi subsumeaza eforturile sale cerintelor sistemului conducator.

1.1.Conceptul de sistem informational

Componenta a unei organizatii, abordata ca un sistem cybernetic, conducerea poate fi definite ca un process de ordonare a componentelor acesteia potrivit criteriului concordantei scop-actiune. In cadrul procesului, informatia joaca un rol de legatura intre elementele umane si material ale sistemului, fara de care nu ar fi posibil nici un fel de actiune ordonata, subordonata scopului propus.

Corespunzator etapelor unui ciclu al conducerii se disting urmatoarele faze (in succesiune): culegerea informatiei de stare – analiza – elaborarea informatiei de comanda – actiunea. Aceasta pune in evident faptul ca esenta conducerii o constituie insusi procesul de transformare a informatiei de stare in informatie de comanda si transmiterea acesteia intre nivelul conducator si cel condus.

Sub aspect conceptual, atributul informational se refera la tot ce inseamana informatie si, mai ales, la valorificarea si transportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii iar unitatea sistemului informational determina nivelul de performanta al acesteia.

Sistemele informationale au existat intr-o forma sau alta, pe toate treptele dezvoltarii societatii omenesti, informarea constituind o conditie fundamentala a realizarii oricarui proces managerial, in calitatea sa de process de insusire si transmitere a informatiilor. Considerat ca o componenta manageriala, aspectul informational al conducerii, se exprima prin acest sistem.

Aparitia si evolutia sistemelor informationale se reflecta prin intermediul urmatoarelor momente semnificative atinse de procesele de conducere, productive si informationale:

- Aparitia nevoii de a conduce care, a constituit, o premise esentiala a existentei sistemelor informationale; pe masura dezvoltarii productiei material acestea au cunoscut noi dimensiuni iar succesele numeroaselor personalitati conducatoare, din istoria societatii, s-au datorat unor sisteme informationale bine concepute si organizate.

- Aparitia primelor sisteme informationale, special organizate, in primele decenii ale sec XX.

- Consolidarea sistemelor informationale, in a doua jumatate a secolului XX, ca urmare a dezvoltarii mijloacelor automatizate de prelucare a datelor.

In acest context, un sistem informational vizeaza atat aspectul orgnizatoric al acestuia, cat si cel tehnic. Realizarea unei informari complete si de calitate, precum si valorificarea integrala a informatiei poate fi posibila doar in cadrul unui sistem conceput ca un ansamblu integrat, care cuprinde: procedure, metode si mijloace folosite atat pentru generarea si pastrarea datelor, cat si pentru transformarea lor in informatii, inclusive echipamente, asigurarea cu programe, operatiile executate de om sau cu mijloace tehnice, datele structurate pe criterii de eficienta, ca si metodele de folosire rationala a lor.

Prin urmare, un sistem informational reprezinta un ansamblu complex, organizat de oameni, masini, programe, procedee si activitati practice, concretizate in compartimente cu legaturi informationale, alcatuind cadrul organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc informatiile. Altfel spus, sistemul informational constituie un angrenaj care procura informatiile, le tranforma intr-o forma susceptibila de a fi utilizate de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile, urmareste efectele aplicarii acestora, atat in timpul executiei, cat si dupa terminarea actiunilor.

In Romania, cercetarea si proiectarea sistemelor informationale a inregistrat in ultimii ani progrese semnificative. Se poate vorbi, in present, de incercarea conturarii unei conceptii proprii in acest domeniu. Cu toate aceastea, experienta practica in intreprinderile comerciale a aratat ca, de multe ori, analizele s-au limitat la abordarea partiala a unui sistem informational, precum descrierea suportilor de informatie, a documentelor folosite sau procedeelor de prelucrare, facandu-se abstractie de ideea de sistem. Tinand seama de efectele negative ale unei asemenea maniere de abordare, este obligatoriu de semnalat faptul ca numai abordarea integrata a sistemului informational conduce la ceea ce se defineste drept management complet si complex in firmele comerciale romanesti.

Sistemul informational al intreprinderii comerciale poate fi definit ca acea componenta a managementului firmei comerciale care incorporeaza totalitatea resurselor informationale create, prelucrate si transmise pe fluxuri si circuite informationale, precum si a tehnicilor si mijloacelor de procesare a acestora in vederea cresterii rapiditatii si fiabilitatii actului decisional.