Formele comunicării publice

Formele comunicării publice

Comunicarea publică îmbracă, în practică, forme diferite, legate de ţelurile, funcţiile pe care şi le precizează, deoarece acestea implică în anumite grade nevoia de comunicare. Unele din aceste misiuni au ca obiect informarea.

Pierre Zémor precizează cinci categorii de forme ale comunicării publice – pornind de la felul în care ele răspund obligaţiei pe care o au instituţiile publice, şi anume:

I de a pune informaţia la dispoziţia publicului;

II de a stabili relaţii şi de a dialoga pentru a îndeplini rolul ce revine puterilor publice, de a oferi cu precizie serviciul aşteptat;

III de a prezenta şi de a promova fiecare din serviciile oferite de către administraţie colectivităţilor teritoriale şi aşezămintelor publice;

IV de a duce campanii, chiar activităţi de informare în sprijinul interesului general

V de a face cunoscute instituţiile atât prin modul în care se realizează comunicarea internă, cât şi cea externă (comunicarea instituţională sau globală, ce dă seama de ansamblul activităţilor sale).

I. Punerea la dispoziţie a datelor publice

Încă din antichitate, fiecare putere publică civilizată acumulează date pe măsura construcţiei identităţii şi a dezvoltării sale: cadastru, stare civilă, cartografii, recensăminte, tratate, indicii asupra situaţiei militare, economice şi sociale, decizii publice etc.

Serviciului public îi revine obligaţia de a face cunoscute aceste informaţii, de a furniza în permanenţă date cu privire la cadrul legal şi procedurile, regulile „jocului” social, de a da seamă de actele de utilitate publică.

1. Obligaţia de a comunica şi difuzarea informaţiei.

Lăsând la o parte lecturarea legii de la tribună sau funcţia pe care o are poliţistul, primarul comunei de „a aduce la cunoştinţa populaţiei”, afişajul sau afişarea – a contribuit la cunoaşterea regulilor stabilite de către puterile publice.

Misiunea de a informa despre actele guvernului şi ale administraţiei, ca şi despre dezbaterile Parlamentului este încredinţată Monitorului Oficial. Acesta aduce la cunoştinţa publicului, şi chiar a serviciilor publice, datele oficiale (legi, decrete, precizate prin circulare sau hotărâri anuale, cât şi transcrierile dezbaterilor parlamentare).

Punerea pe site a informaţiilor cuprinse în Monitorul Oficial (Eurolex-ul) constituie începutul obligaţiei administraţiei publice de a comunica. La acestea se adaugă buletinele oficiale ale ministerelor, precum direcţia generală a impozitelor, ca să luăm un exemplu util tuturor celor care plătesc impozite. Aceste buletine au, mai tot timpul, o parte externă şi o alta internă.

Putem cita şi alte diferite buletine cu anunţuri legale, civile, comerciale, ale pieţelor publice, ca şi culegerile de acte administrative difuzate de către fiecare prefectură.

Pentru a completa această schiţă a „dreptului la informare”, trebuie evocată publicitatea informaţiilor colectivităţilor teritoriale, de la registrele deliberărilor consiliilor municipale, generale, la difuzarea numeroaselor hotărâri ale preşedinţilor executivelor locale. La nivel local putem afla virtuţiile afişării deciziilor publice, ca şi date despre opozabilitatea cetăţenilor. Decizia unui primar de a acorda aviz de construcţie trebuie să fie afişată nu numai la primărie, ci şi în localitate, în condiţiile în care se precizează şi termenul în care un terţ poate face recurs. În acelaşi fel se procedează cu orice anunţ despre proiecte de lucrări, despre o anchetă publică etc., cu toate textele care implică afişarea şi publicarea în presă.

Mijloace de comunicare folosite pentru punerea la dispoziţie a datelor publice cetăţenilor

Relaţiile cu presa

Agenţiile de ştiri, presa scrisă, posturile de radio şi televiziune funcţionează ca nişte „amplificatoare” ale informaţiei. După cum ştim cu toţii, numărul de persoane la care ajunge un mesaj transmis prin mass-media este de regulă mult mai mare decât limita maximă de receptori la care poate ajunge organizaţia prin eforturi proprii. Presa este foarte importantă pentru orice instituţie din administraţie, pentru că ştirile difuzate de către mass-media sunt percepute de public ca mult mai obiective decât informaţiile emise direct de către o organizaţie. De asemenea, mulţi jurnalişti sunt lideri de opinie. Câştigarea sprijinului acestora pentru o cauză înseamnă influenţarea altor sute, mii de oameni.

Pentru a crea şi menţine o relaţie eficientă cu mass-media, atât experţii în comunicare şi relaţii publice angajaţi de instituţiile administrative, cât şi jurnaliştii, trebuie să recunoască faptul că fiecare „parte” are interese şi priorităţi proprii; ei trebuie să se respecte reciproc şi să cunoască, pe cât posibil, mecanismele de funcţionare a organizaţiei celuilalt, pentru a evita neînţelegerile personale, sau de ordin tehnic.

Pentru a crea o relaţie bună cu ziariştii ne putem folosi de următoarele instrumente:

• baza de date;

• monitorizarea presei;

• comunicatul de presă;

• conferinţa de presă;

• briefingul.

Comunicarea electronică – instrument util pentru punerea la dispoziţie a datelor publice.

E-mail, web, Internet, modem – sunt cuvinte care fac parte din vocabularul curent. Internetul este una din cele mai rapide căi de a ajunge la informaţie, de a se face cunoscuţi, de a-şi oferi serviciile şi de a furniza informaţii despre instituţiile pe care le reprezintă. Această tendinţă este vizibilă şi pentru instituţiile publice, nu numai pentru companiile comerciale.

Avantajele comunicării electronice

a. Rapiditatea

Unul dintre motivele pentru care vorbim astăzi despre „revoluţia” Internet este tocmai viteza comunicaţiilor electronice. Tehnologia permite transmiterea fără probleme şi cu mare viteză a mesajelor în cele mai pretenţioase formate sub formă digitală (texte formatate, imagini complexe, sunet, video).

b. Costuri relativ mici

Un buget de comunicare restrâns conduce la dorinţa de reorientare a comunicării de la suporturile tradiţionale (broşuri, rapoarte, cataloage, pliante, afişe) la pagini de web şi comunicare prin e-mail. Dacă pentru tipărirea unui raport anual de 200 de pagini putem plăti între 4 şi 10 dolari pe exemplar în funcţie de complexitatea informaţiei şi de calitatea tiparului (fără a mai lua în calcul costurile de design şi de distribuţie), putem încărca acelaşi raport pe site-ul instituţiei folosind conexiunea Internet şi plătind convorbirea telefonică.

c. Posibilitatea actualizării permanente

Când trebuie să faceţi cunoscute proiectele şi acţiunile de pe parcursul unui an, puteţi alege varianta tipărită (ce durează mai mult datorită timpului necesar, procesării şi tipăririi materialului), sau puteţi face o economie plasând informaţiile pe pagina de web.

d. Networking (intrarea în reţele sau iniţierea acestora)

Capacitatea de a vă relaţiona rapid cu alte persoane din domeniul dumneavoastră de activitate, cu structurile guvernamentale, cu firme comerciale, cu organizaţii internaţionale sau cu presa este de foarte multe ori un element hotărâtor în începerea unor proiecte, în strângerea de fonduri şi în schimbul de experienţă.

e. Interactivitate

Un site web nu este o publicaţie statică, există mai multe moduri de a implica utilizatorii în procesul de comunicare:

• oferiţi vizitatorilor posibilitatea să contacteze prin e-mail instituţia de pe oricare pagină a site-ului, nu numai din cea iniţială sau cea dedicată adresei sau telefoanelor;

• creaţi formulare de înregistrare pentru accesul la baze de date, la buletine informative sau la alte părţi securizate ale site-ului (ele oferă instituţiei informaţii preţioase despre publicul său şi o ajută să îşi construiască o imagine precisă persoanelor interesate de activitatea sa). Astfel, informaţia destinată diverselor categorii de utilizatori va putea fi personalizată în funcţie de ocupaţia sau vârsta acestora sau de zona geografică din care ei provin.

• pentru un site mai complex, includerea unei facilităţi de căutare bine puse la punct va determina vizitatorii să marcheze adresa respectivă ca pe o sursă permanentă de informaţie.

Interactivitatea pe web poate avea şi forme mai complexe, de pildă:

• lansarea unei invitaţii sau un anunţ pe site-ul instituţiei şi gestionarea înscrierilor şi a confirmărilor de primire exclusiv pe cale electronică;

• crearea unei zone a site-ului destinate presei, cu informaţii redactate sub forma unor comunicate de presă, a unor pagini informative, cu fotografii grafice, sunete;

• donaţii sau vânzări electronice. O dată cu apariţia vânzărilor de credit şi cu posibilitatea de a face tranzacţii on-line, acest tip de interacţiune electronică va deveni din ce în ce mai frecvent.