Managementul achizițiilor publice

ASPECTE INTRODUCTIVE

Toate organizatiile au nevoie de intrari in procesul de productie a unor bunuri si servicii provenind de la furnizori sau producatori externi. Rolul si contributia functiei de achizitii in gestionarea acestor intrari este ridicat, functia de achizitii putand contribui si la eficienta organizatiei ca intreg.

Achizitiile, in prezent, in toate organizatiile de succes, sunt considerate ca fiind o activitate de importanta strategica, esentiala, ceea ce inseamna ca deciziile strategice legate de achizitii sunt luate mai carand la nivel de conducere decat la cel al unui manager de department. Majoritatea organizațiilor mari fac apel la echipe formate din specialiști în achiziții și aprovizionare. Rolul si contributia “Functiei de achizitii” a crescut constant in ultima jumatate a secolului 20, in ultimii ani remarcandu-se un interes sporit din partea specialistilor si organizatiilor fata de aceasta activitate. Aceasta evolutie in importanta si recunoasterea acordate functiei achizitiilor se explica prin existenta unor factori ce au contribuit la aceasta stare, cum ar fi:

- progresul tehnologic: majoritatea intreprinderilor se specializeaza intr-o gama mai restransa de activitati si sunt nevoite sa cumpere o parte mai mare din materiile prime necesare de la cei care dispun de experienta specializata, brevete, proprietate intelectuala sau drepturi de proiectare asupra tehnologiilor complexes au avansate;

- politicile guvernamentale sau ale Comunitatii Europene: in present exista mai putina libertate in ceea ce priveste elaborarea politicilor si practicilor legate de achizitii si aprovizionare independent de influentele externe. De exemplu Directivele C.E. privind furniturile si serviciile impun anumite obligatii achizitiilor din sectorul public.

- resursele limitate: recunoasterea faptului ca utilizarea si consumul resurselor, indeosebi a celor naturale limitate, trebuie planificate, a avut un impact profound asupra rolului pe care il joaca achizitiile prin prisma contributiei lor la utilizarea planificata si responsabila a resurselor;

- furnizori mai putini dar mai mari: procesul de concentrare prin fuziune, absorbtie de companii falimentare a unitatilor economice mai mici si mai putin viabile a crescut in ultima perioada, el dand nastere unor probleme evidente in domeniul achizitiilor si asigura acestei functii o importanta crescuta si un rol strategic mai mare;

- constientizarea crescanda a problemelor de mediu: reciclarea, includerea in caietele de sarcini a unor materii prime reinnoibile, precum si numeroase alte considerente associate acestui domeniu au deopotriva implicatii asupra achizitiilor si afecteaza modul in care este perceputa aceasta functie (a fi “verde” si prin urmare a fi considerat un agent economic responsabil in acest domeniu, prezinta numeroase avantaje economice);

- proportia crescanda a cheltuielilor externe

Total cheltuieli organizaționale

Cheltuieli privind manopera și regia,

Scad din următoarele cauze:

- Automatizare

- Muncă mai eficientă

- Competitivitatea depinde de accesul la “cele mai bune practici”

Resurse provenind din mediul extern

Cresc din următoarele cauze:

- Specializarea mai mare a organizațiilor cumpărătoare

- Politicile de “externalizare” (subcontractare a anumitor activități)

- Concentrarea pe competențele de bază ale întreprinderii

- Crearea de legături cu antreprenori specializați

- Accesul mai ușor la piața mondială de aprovizionare

- Tehnologiile mai complexe care limitează capacitățile de a fabrica anumite produse în intern

- Flexibilitatea depinde de active externe mai curând decât de alocarea unor active “proprietate personală”

- Coordonarea mai strânsă cu furnizorii cheie

Natura evolutiva a achizitiilor publice.

O abordare simplista a activitatii de achizitii ar fi sa se considere ca aceasta nu este decat o cumparare de bunuri si servicii, ca esenta ei consta in a gasi un furnizor care este dispus sa cedeze bunurile sau serviciile necesare contra unei sume convenite de bani. Aceasta perceptie a achizitiilor a devenit cunoscuta sub denumirea de “abordare tranzactionala” si este bazata pe ideea ca achizitiile se refera la schimburile simple, in care cumparatorul si vanzatorul interactioneaza pe principii ostile, oarecum opuse. In acest scenariu, cam simplu, interesul fundamental al cumparatorului este sa achizitioneze cat se poate de multe resurse platind minimul necesar de bani.

Este adevarat ca aceasta abordare “tranzactionala” nu este inca demodata. Ea continua sa fie o modalitate potrivita de a aborda procesul prin care se achizitioneaza articole cu cost redus, pentru care exista numerosi furnizori concurenti. Cu toate acestea, abordarea tranzactionala nu mai e considerata o baza adecvata pentru analiza majoritatii cheltuielilor organizationale legate de achizitii.

In ultimii ani, s-a acordat cu mult mai multa atentie crearii unor relatii de “reciprocitate” intre furnizori si achizitori, relatii in care beneficiile unei colaborari izvorasc in aceeasi masura din ideea de impartasire si din cea de schimb. Intr-o relatie de reciprocitate, accentul se pune pe actiunile intreprinse in comun in scopul obtinerii unui rezultat satisfacator cu ajutorul unori factori (precum tehnologia,de ex.). Ambele parti implicate investesc incredere si efort cu intentia de a obtine valoare adaugata, proces imposibil in cadrul unei simple tranzactii. Organizatiile implicate cauta sa se apropie una de cealalta si sa identifice interesele lor comune. Bineinteles ca nu toate organizatiile doresc sa stabileasca relatii de reciprocitate sau de parteneriat cu toti furnizorii lor. Si atunci se aplica principiul (al lui Pareto) ca, cu furnizorii cu care se cheltuiesc sumele cele mai mari de catre organizatie se vor stabili relatii mai stranse.

Functia de achizitii are o contributie potentiala la profitabilitatea sau eficienta entitatii cumparatoare. Acest potential profit ar putea fi realizat prin obtinerea unor costuri mai mici, fie prin plata unui pret mai mic pentru un bun sau serviciu, fie prin introducerea unor metode de achizitionare mai eficiente.