Sisteme Informaționale în Managementul Resurselor Umane

Capitolul 1

SISTEME INFORMAŢIONALE

DE MANAGEMET

1.1 Definirea sistemelor informaţionale de management

Pentru întreprinderile antrenate în competiţia pe piaţă, informaţiile – fie ele de natură comercială, tehnologică sau financiară, de provenienţă internă sau externă – au devenit tot mai importante în ultimele decenii, marcate în mod profund de dezvoltarea vertiginoasă a tehnologiilor informaţionale (TI). Şi este normal să fie aşa: lăsând la o parte faptul că înseşi produsele unui număr tot mai mare de firme sunt de natură informaţională, sau încorporează un volum sporit de informaţii (cunoştinţe), orice organizaţie lucrativă, prin managementul ei, are acum nevoie de informaţii mai multe, mai bune şi mai prompte pentru a-şi asigura autoreglarea şi adaptarea la cerinţele mediului în care operează. Această nevoie acută de informaţii pertinente a impus organizarea gestiunii resurselor informaţionale din întreprinderi pe principii sistemice, prin crearea, întreţinerea şi exploatarea unor sisteme informaţionale adecvate. Iar tehnologiile informaţionale - care au creat, în ultimă instanţă, nevoia – oferă, evident, şi mijloacele de satisfacere a acestei nevoi.

Un sistem informaţional este un ansamblu ordonat de resurse (personal, echipamente, proceduri, metode) folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrarea datelor, analiza, păstrarea, difuzarea şi valorificarea informaţiilor şi cunoştinţelor.

Pentru a înţelege mai bine această definiţie trebuie să facem câteva precizări. Mai întâi, care este diferenţa dintre date, informaţii şi cunoştinţe ? În vorbirea curentă nu se face, de regulă, nici o diferenţiere între aceşti termeni. În context informatic însă, o anumită distincţie noţională este adesea necesară. Astfel, informaţia este considerată un mesaj care ne aduce un spor de cunoaştere, modificând viziunea noastră despre lume şi reducând incertitudinea. Acest spor de cunoaştere provine din confruntarea mesajului cu un model interpretativ, specific receptorului, ceea ce face ca informaţia să fie relativă la receptor. Într-adevăr, acelaşi mesaj perceput de către mai multe persoane poate avea un înţeles diferit de la o persoană la alta, în funcţie de cunoştinţele anterioare şi interesele acestor persoane. De exemplu, o imagine de bună calitate a unui masiv muntos poate sugera idei foarte diferite unui geolog, unui economist sau unui turist.

Mesajele sunt formate din semnale sau ansambluri de semnale susceptibile de a fi percepute de către cei interesaţi. Aceste semnale pot fi stimuli primari sau simboluri care reflectă obiectele sau fenomenele aflate în zona de interes a receptorului. În contextul sistemelor informaţionale din întreprinderi, termenul de dată este folosit, de regulă, pentru a desemna un simbol sau un ansamblu de simboluri reprezentativ pentru o informaţie potenţială. Aceste simboluri (datele) trebuie prelucrate pentru a deveni informaţii utile, ceea impune realizarea unor eventuale operaţii de ordonare, filtrare, agregare, combinare etc. şi, în mod obligatoriu, evaluarea datelor prin prisma unor modele interpretative. Din această perspectivă, putem spune, deci, că datele constituie materia primă a informaţiilor. În acelaşi timp, datele pot fi văzute şi ca reprezentări ale informaţiilor (calculatoarele, de exemplu, prelucrează, stochează, imprimă, transmit date, care, percepute şi interpretate de către oameni, devin informaţii).

La rândul lor, informaţiile, ca reflectări evaluate ale obiectelor şi fenomenelor percepute, pot fi combinate în entităţi de cunoaştere mai complexe, numite cunoştinţe. Acestea nu sunt altceva decât asocieri de informaţii generalizate şi abstractizate în urma înţelegerii unor relaţii de tip cauză-efect, stabilite cu ocazia desfăşurării unor fenomene particulare. De exemplu, “dacă împrumuturile curente (pe termen mediu şi lung) sunt mai mici decât capitalurile proprii şi dacă anuitatea exerciţiului este mai mică decât o doime din capacitatea de autofinanţare, atunci există capacitate de îndatorare disponibilă”. Această regulă de prudenţă bancară este un element din “baza de cunoştinţe” a oricărui analist financiar însărcinat cu examinarea unui dosar de creditare.

Pentru achiziţionarea, memorarea şi prelucrarea cunoştinţelor de către calculatoare sunt utilizate mijloace software specifice, bazate pe inteligenţă artificială. Ca urmare, cunoştinţele sunt reprezentate ca atare în calculatoare (sunt construite şi exploatate, de exemplu, “baze de cunoştinţe” computerizate).

Observaţie. Deşi, în mod riguros vorbind, conţinutul termenilor dată, informaţie şi cunoştinţă diferă, totuşi, nu de puţine ori - chiar şi în context informatic - este folosit termenul general de “informaţie” pentru a acoperi toate cele trei concepte amintite.

Sistemele informaţionale care utilizează calculatoare pentru achiziţionarea, stocarea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor mai sunt denumite şi sisteme informatice, după terminologia franceză (systèmes informatiques), sau sisteme informaţionale bazate pe calculatoare, după terminologia americană (Computer Based Information Systems). Scăderea continuă a preţului echipamentelor, îndeosebi a microcalculatoarelor, precum şi creşterea spectaculoasă a numărului şi performanţelor pachetelor de programe aplicative comercializate fac astfel de sisteme larg accesibile chiar şi organizaţiilor mai mici, din ţări cu economii mai puţin dezvoltate. Ca urmare, prezenţa calculatoarelor în sistemele informaţionale actuale este aproape subînţeleasă, iar termenul de “sistem informaţional”, mai comod, este frecvent utilizat pentru a desemna, de fapt, sisteme informatice (computerizate).

În funcţie de natura obiectivelor urmărite şi de specificul organizaţiilor care le folosesc, pot fi puse în evidenţă diferite tipuri de sisteme informaţionale: militare, meteorologice, ştiinţifice (baze de date documentare) şi altele. Cele mai răspândite, şi mai studiate în acelaşi timp, sunt însă sistemele informaţionale de management.

Deşi noţiunea de sistem informaţional de management (în engleză, Management Information System) a apărut încă din anii '60, nu există în prezent o accepţiune unică a acestui termen. Totuşi, cel mai adesea - şi în lipsa unor precizări suplimentare - prin sistem informaţional de management se înţelege un sistem informaţional dezvoltat pentru a sprijini luarea şi aplicarea deciziilor de management.

Pentru o organizaţie, sistemul informaţional de management este o componentă esenţială a sistemului de management, alături de sistemul decizional. Cu toate că aceste două subsisteme (decizional şi informaţional) sunt intim legate, cu frecvente întrepătrunderi şi condiţionări reciproce, sistemul informaţional de management este privit adeseori ca o componentă distinctă a sistemului organizaţie, cu rol de legătură între sistemul decizional şi cel operaţional (figura 1.1).

Informaţiile produse şi distribuite de sistemele informaţionale de management trebuie să fie de calitate pentru a fi cu adevărat utile proceselor de management din organizaţii. Principale caracteristici calitative ale informaţiilor furnizate de sistemele informaţionale organizaţionale pot fi grupate pe trei dimensiuni: după timp, după conţinut şi după formă (tabelul 1.1).

In plus, informaţiile destinate managementului trebuie să mai prezinte o însuşire esenţială: eficienţa. Adică, efectul determinat de deţinerea informaţiilor trebuie să fie mai mare decât efortul depus pentru obţinerea lor. Această dimensiune economică a calităţii informaţiilor reglează, de fapt, volumul informaţiilor produse: culegerea şi prelucrarea datelor pentru convertirea lor în informaţii trebuie întreprinse doar în măsura în care valoarea informaţiilor suplimentare obţinute depăşeşte costul generat de procurarea informaţiilor suplimentare respective.