Participarea la târguri și expoziții - versiunea expozantului

3.1. Introducere – Puterea unui targ/unei expozitii

Ca parte a mixului de promovare, participarea la un targ/expozitie este pe departe cel mai valoros instrument. Considerand faptul ca ofera posibilitatea prezentarii complete a gamei de servicii sau produse ale unei companii, combinata cu facilitarea contactelor personale cu clientii si prospectii, putem spune ca nici un alt instrument de marketing nu poate fi mai eficient decat participarea la un astfel de eveniment.

3.2. Definirea obiectivelor

Inainte de a lua decizia finala de a participa la un targ/o expozitie trebuie stabilite obiective foarte clare. Acestea vor fi derivate din obiectivele planului de marketing la nivel corporativ (care ar trebui sa integreze, in avans, participarea la aceste evenimente). In cazul in care planul de marketing nu prevede acest lucru, se analizeaza oportunitatea participarii la acest eveniment, rezultatele ce ar putea fi obtinute si efectul pe care l-ar avea acestea asupra celorlate obiective specificate in plan.

3.3. Alegerea unui targ/unei expozitii

Inainte de alegerea unui targ sau a unei expozitii la care se doreste participarea, o companie trebuie sa gaseasca raspunsuri la o serie de intrebari fundamentale:

- Subiectul targului/expozitiei se suprapune cu gama de produse sau servicii oferite de companie?

- Este targul/expozitia reprezentativa pentru piata pe care doresc sa o cuceresc? Cat de semnificativ va fi in viitorul apropiat?

- Targul/Expozitia imi va facilita accesul catre grupurile tinta existente sau catre noi grupuri tinta?

In plus, expozantul trebuie sa ceara si organizatorului raspunsuri la o serie de intrebari:

- Targul/expozitia este un eveniment regional, national sau international?

- Care este frecventa de organizare a evenimentului? Care este perioada urmatoare de organizare?

- Ce alte companii vor mai fi prezente cu standuri la acest eveniment?

- Care este pretul pe metru patrat?

- Exista intalniri sau conferinte aditionale incluse in programul evenimentului?

- Cum va decurge campania de promovare orientata catre atragerea vizitatorilor targului/expozitiei?

- Care sunt „cifrele” rezultate in urma ultimului eveniment (numar de vizitatori – autohtoni sau straini, tipuri de vizitatori – din sectorul profesional sau public, numar de expozanti – autohtoni sau straini, suprafata neta inchiriata expozantilor – autohtoni si straini)?

- Care au fost rezultatele sondajelor de opinie realizate pentru vizitatori si expozanti la ultimul eveniment de acest tip?

In cadrul procesului de decizie trebuie luate in calcul si calitatea evenimentului, precum si infrastructura interna si externa legate de locatia de organizare a targului/expozitiei (accesibilitatea, amplasarea geografica, etc.)

Companiile dornice de participare pot de asemenea sa foloseasca ca sursa de documentare in privinta alegerii unui targ, listele cu evenimente internationale, care ofera informatii despre targuri si expozitii organizate peste tot in lume (nume si continut al targului, frecventa, data si durata, numele si adresa organizatorului, grupul principal de produse expuse, statistici cu privire la numarul de vizitatori si expozanti, etc.). De asemenea informatii aditionale pot fi obtinute prin consultarea publicatiilor de specialitate, studiilor de piata, asociatiilor profesionale, camerelor de comert si departamentelor comerciale ale ambasadelor.

O alta cale de a selecta un targ/o expozitie inainte de a decide participarea este vizitarea acestuia/acesteia pentru a obtine o parere personala. Uneori aceasta metoda este mult mai eficienta decat celelalte prezentate anterior, deoarece faciliteaza contactul direct cu organizatorul si ofera informatii precise despre participanti, atat alti expozanti, cat si vizitatori.

Decizia finala se va lua dupa evaluarea evenimentului si analiza obiectivelor si investitiilor necesare pentru participare.

3.4. Pregatirea participarii la un targ/o expozitie

3.4.1. Startul pregatirilor

Dupa inregistrarea pe listele de participanti la targ/expozitie, expozantul trebuie sa ceara organizatorului informatii legate de organizarea evenimentului, cum ar fi: planurile halei si manualul expozantului.