Proiectarea unui Sistem Informatic Pentru Gestiunea Relațiilor cu Furnizorii și a Mărfurilor

1. SISTEMUL INFORMAŢIONAL

1.1. DEFINIRE, FUNCŢII

Conducerea oricărei unităţi economice presupune cunoaşterea stării tuturor elementelor componente .

Sistemul informaţional reprezintă, din punct de vedere tehnic, ansamblul informaţiilor, surselor şi nivelelor consumatoare , canalelor de circulaţie, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor din cadrul unei activităţi sau organism economic, social, sau cultural .

Sistemul informaţional economic reprezintă un ansamblu organizat şi integrat al principiilor, metodelor, mijloacelor şi procedeelor utilizate într-o unitate pentru culegerea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea şi/sau transmiterea, analiza şi valorificarea informaţiilor economice necesare organelor de conducere în vederea luării deciziilor.

Din această definiţie rezultă că sistemul informaţional este alcătuit dintr-o serie de activităţi precum :

• culegerea

• selecţionarea

• prelucrarea

• păstrarea

• transmiterea

informaţiilor .

Adoptarea unor decizii corecte nu este posibilă fără a dispune de un sistem informaţional bine organizat, care să funcţioneze operativ şi să ofere date necesare cu privire la problemele studiate. Sistemul informaţional, de la care se cere raţionalitate şi operativitate, trebuie să furnizeze managerilor datele necesare pentru transpunerea în practică a deciziilor .

În vederea realizării obiectivelor fundamentale a unităţii patrimoniale este necesară nu -numai existenţa resurselor umane, materiale şi financiare ci şi combinarea optimă a lor şi cunoaşterea cerinţelor mediului extern (clienţi, furnizori, diverşi creditori şi debitori, stat etc. ) şi intern (personalul salariat). În acest scop sistemul informaţional trebuie să indeplinească anumite funcţii :

• funcţia decizională;

• funcţia operaţională;

• funcţia de documentare.

Funcţia decizională exprimă scopul sistemului informaţional de a pune la dispoziţia personalului competent informaţiile necesare luării deciziilor. În vederea realizării acestei funcţii sunt folosite informaţii atât din interiorul unităţii patrimoniale cât şi din exteriorul acesteia. În general această funcţie foloseşte informaţiile de raportare.

Funcţia operaţională urmăreşte operaţionalizarea hotărârilor decidenţilor, în vederea realizării obiectivelor unităţii. Această funcţie presupune folosirea informaţiilor de conducere.

Funcţia de documentare a sistemului informaţional exprimă menirea gnoseologică, în virtutea căreia se înregistrează o serie de informaţii ce vor îmbogăţi cunoştinţele personalului şi care numai ulterior, este posibil să fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitor operaţii. În condiţiile ritmului rapid al progresului tehnic, al ştiiinţei în general, această funcţie devine din ce în ce mai importantă .

1.2. SISTEMUL INFORMAŢIONAL ECONOMIC

1.2.1. LOCUL SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ÎN CADRUL SISTEMULUI ECONOMIC

Sistemul economic reprezintă un ansamblu de elemente interconectate prin relaţii de natură tehnologică, economică, informaţională şi alte tipuri în funcţie de un scop obiectiv sau servind aceluiaşi ţel .

Privit din punct de vedere organizatoric, sistemul economic este compus din trei subsisteme care interacţionează între ele :

• subsistemul de conducere (decizional), ce are rolul de a conduce activităţile ce se desfăşoară în cadrul întreprinderii pentru realizarea obiectivelor stabilite, constituind regulatorul întregului sistem;

• subsistemul operaţional, ce are menirea de a executa operaţiunile din cadrul activităţii desfăşurate ca urmare a unei decizii, folosind resursele stabilite conform obiectivelor;

• subsistemul informaţional, ce asigură legătura în ambele sensuri între cele două sisteme (decizional-operaţional) având ca suport organizarea administrativă şi care reprezintă ansamblul de procedee şi mijloace pentru colectarea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor .

O proprietate importantă a sistemelor este că şi subsistemele se comportă, la rândul lor, ca sisteme(autonome), ceea ce le conferă o independenţă relativă în cadrul macrosistemului şi permite analistului să le desluşească şi să folosească mai bine proprietăţile şi caracteristicele specifice. Ţinând cont de acest aspect în continuare ne vom referi la subsistemul informaţional sub denumirea de sistem informaţional .

Prin sistemul informaţional, constituit, în principal din compartimente administrative , se realizează conexiunile oriozontale şi verticale între celelalte sisteme. Procesele informaţionale leagă procesele de execuţie de cele decizionale. Sistemul informaţional asigură legătura între sistemul de conducere şi sistemul operaţional prin intermediul informaţiei astfel :

• prin transmiterea deciziilor, luate de decidenţii unităţii, sistemului operaţional , aceste informaţii fiind informaţii de conducere ;

• prin transmiterea rezultatelor obţinute de activitatea operaţională în urma aplicării deciziilor luate de decidenţii unităţii, aceste informaţii fiind informaţii de raportare .

Grafic această legătură se poate reprezenta astfel :

Ştirile şi semnalele privind acţiunile întrerpinse, privind mediul în care acţionează, sunt transformate prin procese informaţionale de prelucrare a datelor în informaţii - suport al deciziior . Se apreciază ca cca 80% din subsistemul informaţional economic este deţinut de evidenţa economică .

1.2.2. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMAŢIONAL ECONOMIC ŞI CARACTERISTICILE ACESTUIA

Sistemul informaţional pentru conducerea unităţii economice poate fi definit ca un ansamblu ierarhizat de procese informaţionale prin intermediul cărora se asigură conexiunile informaţionale dintre sistemul de conducere şi sistemul condus, dintre elementele componente ale acestui sistem, dintre unitatea economică şi sistemul economico-social de ansamblu, în scopul realizăriide către unitate a obiectivelor proprii în concordanţă cu obiectivele generale ale societăţii, în condiţii de maximă eficienţă.

În definirea sistemului informaţional se operează cu noţiunile de flux informaţional şi circuit informaţional.

Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor transmise, într-un interval de timp determinat, de la o sursă de informaţie la un receptor, printr-o mulţime de canale informaţionale.Un sistem informaţional cuprinde mai multe fluxuri informaţionale, precum şi o mulţime de conexiuni ce se stabilesc între diferitele componente ale acestora. În raport cu locul unde ele se există, fluxurile se pot clasifica în:

• fluxuri informaţionale la nivel macroeconomic;

• fluxuri informaţionale la nivel microeconomic.

Fiecare dintre aceste fluxuri se împarte în:

- fluxuri orizontale, vizând compartimente ale întreprinderii sau centre de decizie de acelaşi nivel;

- fluxuri verticale care pornesc de al un nivel ierarhic inferior la un nivel ierarhic superior, formând ceea ce se numeşte piramida