Metodologia de exercitare a controlului financiar prin cenzori la o firmă

I. Metodologia de exercitare a controlului financiar prin cenzori

1.1 Introducere

Metodologia de exercitare a controlului financiar reprezintă acel proces de stabilire a unor relaţii faptice cu privire la starea unor activităţi economice, ce presupune derularea mai multor etape succesive şi independente.

Cenzorul reprezintă acea persoană care este stabilită de către Adunarea Generală a Acţionarilor, prin acte constitutive, în cadrul societăţilor cu răspundere limitată, a societăţilor de capitaluri, care are în vedere exercitarea controlului financiar asupra actelor şi operaţiunilor, cu scopul unei bune funcţionari a activităţii societaţii.

1.2 Organizarea controlului financiar prin cenzori

În cadrul societăţilor comerciale, dar şi a diferitelor forme de organizare a agenţilor economici, controlul financiar exercitat prin cenzori are în vedere respectarea următoarelor norme de drept:

• Societatea pe acţiuni trebuie să deţină trei cenzori, şi de asemenea trei supleanţi, în cazul în care nu este prevăzut un numar mai mare în contractul de societate. Cel puţin unul trebuie să fie expert contabil, sau contabil autorizat, iar numărul cenzorilor de regulă trebuie să fie impar.

Aceştia au obligaţia de a supraveghea gestiunea entităţii, de a verifica legalitatea întocmirii bilanţului şi contului de profit şi pierderi, şi de a verifica dacă evaluarea patrimoniului a fost realizată conform regulilor stabilite în întorcmirea bilanţului.

• Cenzorul extern independent, acea persoană fizică sau juridică, care supraveghează şi verifică contabilitatea tuturor persoanelor juridice ce au fost supuse controlului Comisiei Naţionale a Valorilor Mobiliare (C.N.V.M ), trebuie să asigure examinarea sistematică a activităţii financiar-contabile şi de asemenea să acorde o certificare privind exactitatea şi corectitudinea înregistrărilor contabile din conturile anuale ce aparţin societăţilor care au fost expertizate . Persoanele care au obţinut calitatea de expert contabil, fonform legii, pot indeplini şi pe cea de cenzor.

• Persoana care a îndeplinit calitatea de expert contabil conform legii, deţine şi competenţa profesională de a verifica modul în care este organizată activitatea economico-financiară şi cea contabilă, de a supraveghea modul de gestiune a societăţilor comerciale, şi implicit de a verifica dacă bilanţul contabil şi contul de profit şi pierdere sunt în conformitate cu legea.

Cenzorii sunt de regulă aleşi de către adunarea constitutivă din cadrul societăţilor comerciale, şi au un mandat de trei ani, însă au posibilitatea de a fi realeşi. În cadrul societăţilor comerciale în care cel puţin 20% din capitalul social este deţinut de către stat, un cenzor este recomandat de Ministerul Finanţelor, iar în cazul celor pe acţiuni şi implicit cu răspundere limitată cu capital de stat, aceştia sunt reprezentanţi ai Ministerului Finanţelor. Cu excepţia cenzorilor contabili, restul fi nevoiţi să fie acţionari la societatea la care au fost numiţi, şi sunt obligaţi să îşi exercite personal mandatul. Astfel, cenzorii au în vedere principale atribuţii, precum:

• trebuie să prezinte Adunării Generale a Acţionarilor, opinia personală cu privire la propunerile de modificare a statutului societăţii, a obiectivului activităţii şi la propunerile de reducere a capitalului social;

• trebuie să verifice în cursul exerciţiului financiar, administrarea fondurilor fixe şi a mijloacelor circulante, casa şi registrele de evidenţă contabilă şi de asemenea trebuie să informeze Consiliul de Administraţie despre eventualele nereguli constatate;

• să controleze operaţiunile de lichidare, la lichidarea societăţii;

• trebuie, la încheierea exerciţiului financiar, să controleze corectitudinea inventarului, a informaţiilor şi a documentelor prezentate de către Consiliul de Administraţie asupra contului de profit şi pierdere şi asupra bilanţului, şi trebuie să prezinte un raport scris Adunării Generale a Acţionarilor.

Cenzorii sunt obligaţi să: constate depunerea regulată a garanţiei administratorilor, să efectueze inspecţii casieriei pe neaşteptate în fiecare lună, să verifice existenţa titlurilor ce sunt pe proprietatea entităţii, sau au fost primate în gaj, depozit sau cauţiune, să vegheze ca dispoziţiile legale din contractul de societate să fie îndeplinite de către administratori, să convoace adunările extraordinare, în momentul în care nu au fost convocate de administratori.

În cadrul societăţilor pe acţiuni, cenzorii trebuie să îndeplinească o serie de obligaţiuni specifice, cum ar fi:

• să controleze faptele care au fost reclamate de orice acţionar, iar în cazul în care acestea se dovedesc a fi reale, să le aibă în vedere la întocmirea raportului scris către Adunarea Generală a Acţionarilor;

• să întocmească proces verbal cu privire la constatarea numărului acţiunilor la purtător care au fost depuse de către acţionari, şi ulterior să îndeplinească toate formalităţile cerute de lege pentru ţinerea AGA;

• să elibereze un certificat administratorilor din care să rezulte depunerea garanţiei, în vederea înscrierii semnăturilor la Registrul Cometţului.

În vederea îndeplinirii atribuţiilor specific controlului financiar, cenzorii exercită control prin sondaj asupra bilanţului contabil, conturilor contabile şi asupra contului de profit şi pierderi